6 passos para começar a trabalhar com a Localização Avançada

Os itens existentes neste artigo abrangem as noções básicas para começar a criar vistas pessoais, e localizar e analisar dados utilizando a Localização Avançada no Microsoft Dynamics CRM.A Localização Avançada é uma das melhores formas de encontrar registos específicos no Microsoft Dynamics CRM.

No entanto, pode também utilizá-la para preparar dados para exportar para o Microsoft Office Excel para analisar os dados. Pense nela como um modo fácil de criar os seus próprios relatórios. Utilize este método quando quiser utilizar funcionalidades do Excel para resumir ou agregar dados, ou se quiser utilizar um Tabela Dinâmica para ver os seus dados em diferentes perspectivas.

Passos-chave

1. Crie uma vista pessoal de raiz ou inicie uma a partir de uma vista semelhante àquilo que pretende

   As vistas pessoais são pesquisas de Localização Avançada que guardou para voltar a utilizar mais tarde. Elas aparecem nas suas listas de Vista para tipos de registos em que as vistas procuram.

   Para criar uma vista pessoal, navegue para a área de lista para o tipo de registo relevante e na lista Vista, clique em Criar Vistas Pessoais. Defina os critérios conforme pretendido.

   Para criar outra vista baseada numa vista existente, seleccione a vista na lista de vistas e, em seguida, no grupo Dados, clique em Localização Avançada. Os critérios de filtro serão carregados automaticamente, para que possa aperfeiçoar os critérios e as colunas apresentadas clicando em Detalhes no grupo Consulta, em vez de começar de raiz.

2. Limite os dados com base em informações de múltiplos tipos de registo

   Quando especificar os critérios de procura, poderá seleccionar critérios para o tipo de registo principal que procura, tal como Contas, mas também para Actividades, Incidentes ou outros tipos de informações relacionadas. Por exemplo, deste modo poderá localizar Contas com Incidentes activos ou Contactos associados a grandes Oportunidades.

3. Dedique algum tempo à personalização das colunas apresentadas nos resultados

   Clique em Editar Colunas e organize as colunas de modo a ver o que necessita sem deslocamento horizontal:

   • Coloque os itens mais utilizados em primeiro lugar e elimine os itens de que não necessita.
   • Adicione as colunas de que necessita. Poderá incluir colunas de registos relacionados.
   • Faça com que a consulta de Localização Avançada ordene os resultados automaticamente.

   Após os resultados serem apresentados, poderá efectuar tarefas de ordenação adicionais. Para mais informações, consulte Quick tip: Sort records by multiple columns.

4. Guarde a sua consulta quando tiver terminado para poder utilizá-la novamente

   Clique em Guardar Como e atribua à consulta um nome que lhe permita localizá-la facilmente mais tarde. A consulta é armazenada como vista guardada e encontra-se disponível em As Minhas Vistas na lista de vistas para qualquer lista de registos. Se pretender modificar a vista, poderá abri-la no separador Vistas Guardadas em Mostrar.Localização Avançada

5. Partilhe a sua consulta depois de a criar

   Em primeiro lugar, terá de guardar a consulta de Localização Avançada como vista guardada, com um nome conveniente que faça sentido para outras pessoas; em seguida, terá de especificar quem pode aceder à vista guardada:

   1. Para guardar a consulta, clique em Guardar Como e especifique um nome.
   2. Para partilhar a vista guardada com equipas ou outros utilizadores específicos, em Localização Avançada, no grupo Mostrar, clique em Vistas Guardadas. Seleccione a vista guardada e, no grupo Colaborar, clique em Partilhar.

   Cada utilizador que utilizar a vista guardada só poderá ver os dados que estiver autorizado a ver.

6. Conheça as opções de exportação de dados para o

   Tem dois conjuntos de opções:

   • Exportar dados estáticos ou dinâmicos. Uma folha de cálculo estática contém um instantâneo dos dados criado no momento da exportação. Sempre que a abrir, irá conter os mesmos números. As folhas de cálculo estáticas são adequadas para informações de resumo do final de um período de relatório. Os dados existentes numa folha de cálculo dinâmica podem ser actualizados a partir da base de dados sempre que a abrir, para que possa continuar a utilizar a mesma folha de cálculo mesmo quando os dados são alterados ao longo do tempo.
   • Exportar para uma folha de cálculo ou Tabela Dinâmica. Uma folha de cálculo exportada inclui uma tabela de dados que tem o mesmo aspecto que a lista de registos do Microsoft Dynamics CRM. Pode utilizar estes dados para qualquer tarefa do Excel. Uma Tabela Dinâmica exportada é útil para tarefas de contagem, resumo e exploração de dados à procura de tendências. Se nunca tiver explorado as Tabelas Dinâmicas do Excel, consulte Descrição geral dos relatórios de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico.

   Se achar que outros utilizadores poderão tirar partido de uma folha de cálculo criada por si, poderá adicioná-la como um relatório ao Microsoft Dynamics CRM; se não tiver permissões para o fazer, poderá pedir a um gestor ou administrador do sistema para o fazer.

Para mais informações sobre como aperfeiçoar critérios, editar colunas, ordenar e guardar vistas, consulte o tópico de Ajuda Trabalhar com a Localização Avançada.

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