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No Microsoft Dynamics CRM, a detecção de duplicatas ajuda a assegurar dados precisos identificando e até evitando registros idênticos ou similares.
Dados limpos e confiáveis no seu sistema CRM facilitam a conquista do sucesso de sua organização.
Como administrador do sistema, você deve executar três tarefas de configuração únicas para que o CRM possa procurar duplicatas.
Primeiro, configure o CRM para procurar duplicatas automaticamente.
O CRM pode fazer isso quando alguém cria um novo registro ou atualiza um registro existente, quando um usuário sai do modo offline e entra online depois de usar o Microsoft Dynamics CRM para Outlook ou quando alguém importa dados para o CRM a partir de uma origem externa, como o Excel.
Depois que você decidir quando o CRM deve procurar duplicatas, a segunda tarefa é configurar regras de detecção de duplicatas.
Regras de detecção de duplicatas definem os padrões que o CRM usa para associar registros similares ou idênticos.
Por exemplo, contatos que tenham exatamente o mesmo endereço de email.
Cada regra se aplica a uma única entidade ou a um par de entidades, como Conta e Contato, que são semelhantes porque ambas representam clientes.
O CRM inclui regras simples de detecção de duplicatas que você pode usar como exemplos para criar regras que atendam às necessidades da organização.
Para criar uma regra de detecção de duplicatas, escolha quais campos o CRM deve usar para identificar possíveis correspondências.
Assim como personalizações e fluxos de trabalho, regras de detecção de duplicatas devem ser publicadas para que possam ser usadas.
A terceira e última tarefa é definir regras de detecção de duplicatas para execução automática em intervalos regulares. Essa tarefa é opcional, mas recomendável.
Para grandes quantidades de dados, a detecção de duplicatas pode demorar algum tempo.
Para assegurar que você não seja impedido de fazer outras coisas no CRM, a detecção de duplicatas é executada em segundo plano.
Você pode optar por receber notificações por email quando um trabalho de detecção de duplicatas é concluído.
À medida que os usuários inserem dados, o CRM procura duplicatas automaticamente com base nos critérios definidos pelas regras de detecção de duplicatas.
Quando o CRM localiza uma possível duplicata, ele solicita que o usuário decida o que deseja fazer.
Se regras de detecção de duplicatas forem definidas para uma entidade, qualquer pessoa poderá iniciar um trabalho de detecção de duplicatas manualmente.
Como até mesmo dados duplicados podem ter algum valor, o CRM nunca exclui automaticamente nenhum registro do sistema. Você ou os usuários escolhem o que fazer com duplicatas potenciais.
A detecção de duplicatas é uma ferramenta importante no Microsoft Dynamics CRM para assegurar que as informações do cliente sejam confiáveis. Ter dados precisos ajudará as equipes de marketing, vendas e atendimento ao consumidor da sua organização a apresentarem o máximo de eficiência.
