Tutorial: Importando dados de contatos do Outlook que incluem categorias

Como o Microsoft Dynamics CRM é estruturado de maneira diferente do Microsoft Office Outlook, é necessário executar etapas adicionais de planejamento e preparação antes de importar contatos do Outlook que contêm dados no campo Categoria.

• Nenhum campo do Microsoft Dynamics CRM corresponde ao campo Categoria do Outlook. Por isso, você precisará decidir para onde mapear os dados.
• O Outlook pode armazenar vários valores no campo Categoria, enquanto a maioria dos campos para os quais os dados podem ser mapeados no Microsoft Dynamics CRM só permite um valor. Você precisará dividir a coluna Categoria em colunas separadas, com um valor em cada uma.

Este tutorial identifica as questões a serem levadas em consideração com relação aos dados, além de oferecer diversas alternativas para a forma de importar os dados.

Observação

Algumas dessas opções exigem ajuda do administrador ou personalizador do sistema, já que exigem permissões normalmente disponíveis apenas para usuários com o direito de acesso Administrador do Sistema ou Personalizador de Sistema.

Lição 1: Mapear os dados de categorias do Outlook

Observe os dados do Outlook para ver como os contatos foram categorizados. A maneira mais fácil de fazer isso é no Outlook:

• Se o Outlook 2007 estiver instalado:
  1. No Painel de Navegação dos contatos, selecione o modo de exibição Por Categoria.
  2. No menu Exibição, aponte para Expandir/Recolher Grupos e clique em Recolher Todos os Grupos.
• Se o Outlook 2010 estiver instalado, em Contatos, altere o modo de exibição para uma lista e classifique-a por categoria.
  1. Clique na guia Exibir. No grupo Modo de Exibição Atual, clique no botão Alterar Modo de Exibição e clique em Lista.
  2. No grupo Organização, clique em Categoria.
  3. No grupo Organização, clique em Expandir/Recolher e clique em Recolher Todos os Grupos.

Isso mostrará todos os valores de categorias que você precisa mapear para o Microsoft Dynamics CRM.

Considere as seguintes perguntas:

1. Os meus dados de contatos do Outlook são mapeados para mais de um tipo de registro do Microsoft Dynamics CRM? Por exemplo, será que eu tenho contatos que categorizei como contas e contatos que categorizei como clientes potenciais?

   Se a resposta for sim, consulte "Lição 2: Dividir dados exportados por tipo de registro com base nos valores de categorias" mais adiante neste tutorial.

2. Será que estou armazenando valores múltiplos no campo Categoria? Por exemplo, cada um dos itens a seguir pode ser considerado um valor do campo Categoria para um registro:
   • Conta, Cliente Inicial, Restaurante
   • Cliente Potencial, Muito Interessado

   Se a resposta for sim, consulte "Lição 3: Separar valores múltiplos na coluna Categorias" mais adiante neste tutorial.

3. A implementação do Microsoft Dynamics CRM na minha empresa tem um campo ou um valor de campo para cada uma das minhas categorias do Outlook? Por exemplo, se eu tiver as categorias "Prioridade 1" e "Prioridade 2", existe algum campo no Microsoft Dynamics CRM que tenha esses valores exatos?

   Há diversos campos padrão do Microsoft Dynamics CRM que podem ser mapeados para as suas categorias do Outlook:

   • Os campos Cargo ou Função no tipo de registro Contato.
   • Os campos Tipo de Relação, Categoria ou Setor no tipo de registro Conta.
   • Os campos Cargo, Classificação, Setor ou Origem do Cliente Potencial no tipo de registro Cliente Potencial.

   Talvez sua organização já tenha personalizado o Microsoft Dynamics CRM e adicionado outros campos ou valores de campos que você pode usar. Para saber quais outros campos estão disponíveis, abra o Microsoft Dynamics CRM e observe os formulários para inserir novos registros de contatos, clientes potenciais e contas.

   Caso não existam campos que sejam mapeados para cada um dos valores de categorias, você poderá personalizar o Microsoft Dynamics CRM para corresponder aos seus dados do Outlook. Consulte "Lição 4: Personalizar o Microsoft Dynamics CRM" mais adiante neste tutorial.

Crie uma planilha usando as colunas a seguir para organizar a forma como deseja mapear cada valor de categoria:

Lição 2: Dividir dados exportados por tipo de registro com base nos valores de categorias

Se os dados exportados do Outlook tiverem registros associados a mais de um tipo de registro do Microsoft Dynamics CRM, você precisará dividir o arquivo de dados exportados em arquivos separados, um para cada tipo de registro.

• Coloque todos os registros que se tornarão contas em um arquivo Contas.csv.
• Coloque todos os registros que se tornarão contatos em um arquivo Contatos.csv.
• Coloque todos os registros que se tornarão clientes potenciais em um arquivo Clientespotenciais.csv.

A maneira mais fácil de fazer isso é esta:

1. Faça três cópias do arquivo .csv exportado do Outlook. Renomeie os arquivos como Contas.csv, Contatos.csv e Clientespotenciais.csv.
2. Abra cada arquivo no Excel, classifique os dados pela coluna Categoria e exclua os que não deverão ser importados para aquele tipo de registro.
3. Importe cada arquivo separadamente.

Lição 3: Separar valores múltiplos na coluna Categorias

Se tiver valores múltiplos na coluna Categorias, você deverá criar novas colunas e dividir os dados de forma que só haja um valor em cada coluna. Cada coluna representa um campo do Microsoft Dynamics CRM onde os dados serão inseridos.

Por exemplo, talvez haja duas categorias em um mesmo registro que sejam mapeadas para Cargo e Função em Contatos. Estas são as etapas a serem seguidas:

1. Abra o arquivo .csv exportado no Excel.
2. Faça duas cópias da coluna Categorias, alterando o título de uma coluna para Cargo e o da outra para Função.
3. Limpe os dados de cada coluna de modo que fique apenas um valor para cada registro.

Arquivo Contatos.csv original

Novo arquivo Contatos.csv com uma coluna para cada valor de Categoria

Lição 4: Personalizar o Microsoft Dynamics CRM

Observação

As personalizações costumam refletir o modo como todos os usuários da empresa desejam organizar seus dados. Assim, a elaboração das alterações exige o acompanhamento dos processos adotados pela empresa. Na verdade, a aplicação das personalizações exige permissões normalmente encontradas apenas nas funções de segurança Administrador do Sistema e Personalizador de Sistema.

Há diversas opções para você explorar:

• Modificar uma lista suspensa existente ou criar uma nova.
  • Muitas vezes, é preciso apenas adicionar novos valores a uma lista suspensa existente. Por exemplo, talvez seja necessário adicionar mais um setor ao campo Setor. É uma tarefa simples que leva apenas alguns minutos.
  • Talvez seja necessário criar uma nova lista suspensa. Essa tarefa é um pouco mais complicada, já que o novo campo não é exibido automaticamente nos relatórios.

  Mais informações: Configurar campos de conjuntos de opções (suspensos)

• Criar um novo campo de duas opções para cada categoria.

  Por exemplo, se você tiver armazenado dados em cinco categorias nos dados do Outlook, talvez seja conveniente ter cinco campos com valores Sim/Não ou Verdadeiro/Falso. Isso facilita a realização de pesquisas e relatórios sobre os registros de cada categoria. Mais informações: Noções básicas sobre campos de entidades.

• Criar um novo campo de pesquisa.

  Se a sua lista de categorias é de um tipo que cresce continuamente, considere a possibilidade de usar uma entidade personalizada para os valores de categoria e de criar um campo de pesquisa. Um campo de pesquisa permite que os usuários façam referência a um registro ou criem um vínculo para ele em outro tipo de registro (entidade). Mais informações: Noções básicas sobre campos de entidades, Noções básicas sobre relacionamentos hierárquicos entre entidades e Criar ou editar campos para uma entidade.

  Essa tarefa é um pouco mais complexa. Se você decidir por essa opção, depois que a pesquisa tiver sido configurada no Microsoft Dynamics CRM, você precisará dividir o arquivo do Outlook exportado em dois arquivos, com as informações relacionadas à categoria em um arquivo separado. Mais informações: Importando dados de contatos do Outlook que incluem anotações.

Quando o Microsoft Dynamics CRM estiver personalizado, você poderá mapear os dados de Categoria do Outlook e continuar organizando os dados exportados para importação.

Links relacionados

Artigos sobre importação de registros

Importar contatos de um arquivo .csv para o Microsoft Dynamics CRM