Como os registros de anotações e anexos são importados

Todos os anexos e anotações são mapeados para o tipo de registro Observação (anotação). Anotações e anexos devem estar em arquivos separados. É possível importar mais de uma anotação para qualquer tipo de registro, desde que ele ofereça suporte a anotações.

Observação

• Mapeie qualquer coluna do arquivo de origem para o campo Documento (documentbody) do tipo de registro Observação somente quando o arquivo de origem incluir informações sobre anexos. O valor na coluna de origem mapeado para o documento é o nome de arquivo usado para pesquisar um arquivo na pasta Anexos, no arquivo .zip.

Cada registro de anotação pode ter um único arquivo anexado. Não é possível importar anexos para mensagens de email, itens de especificações ou qualquer tipo de registro que não ofereça suporte a anotações. Os tipos de arquivo que podem ser anexados são determinados na seção Definir extensões de arquivo bloqueadas para anexos da caixa de diálogo Configurações de Sistema.

A maioria dos tipos de registro aceita anotações. Para determinar se um tipo de registro oferece suporte a anotações, execute este procedimento:

1. No painel de navegação, clique em Configurações, em Personalizações e em Personalizar o sistema.
2. Clique duas vezes no tipo de registro.

   Um tipo de registro oferecerá suporte a anotações se, na seção Relacionamentos, a caixa de seleção Observação (inclui anexos) estiver marcada.

Preparação necessária no Microsoft Dynamics CRM

Nenhuma alteração é necessária no Microsoft Dynamics CRM.

Outra preparação necessária

Para importar anotações:

• Mantenha todas as anotações associadas a qualquer tipo de registro em um único arquivo .csv ou .xml.
• Mapeie a coluna que contém informações sobre o registro primário para o campo "Referente a" do tipo de registro Anotação. Essa coluna cria o relacionamento entre a anotação e o registro primário ao qual a anotação está anexada.
• Durante a importação de anotações, não mapeie nenhuma coluna do arquivo de origem para o campo FileName do tipo de registro Anotação.

Para importar anexos:

• Se você importar anexos de arquivos, cada anexo terá dois nomes: um nome físico e um nome lógico. Não é preciso que os nomes lógicos sejam exclusivos, mas os nomes físicos devem ser exclusivos.

  Durante a importação, mapeie a coluna com nomes físicos para o campo "Documento (documentbody)" do tipo de registro Anotação. Mapeie a coluna com nomes lógicos para o campo "FileName" do tipo de registro Anotação.

  O valor na coluna de origem mapeado para o documento é o nome de arquivo usado para pesquisar um arquivo na pasta Anexos, no arquivo .zip.

  Cada anexo deve ter um nome exclusivo para importação. É obrigatório incluir uma coluna para os nomes físicos no arquivo de origem. Inclua também uma coluna de nomes lógicos atribuída ao arquivo importado. Você deve mapear a coluna contendo o nome de arquivo lógico para o atributo Nome do Arquivo no tipo de registro Anotação.

• É recomendável mapear a coluna que contém informações sobre o registro primário para o campo "Referente a" do tipo de registro Anotação. Essa coluna cria o relacionamento entre a anotação e o registro primário ao qual a anotação está anexada.
• No arquivo .zip, a pasta que contém anexos deve ser denominada Anexos.