Transcript van de video
In Microsoft Dynamics CRM helpt duplicatendetectie ervoor dat u nauwkeurige gegevens hebt door identieke of soortgelijke records te identificeren en zelfs te voorkomen.
Opgeschoonde, betrouwbare gegevens in uw CRM-systeem effenen de weg naar succes voor uw organisatie.
Als systeembeheerder moet u drie eenmalige installatietaken uitvoeren voordat u in CRM op duplicaten kunt controleren.
Stel CRM eerst in om automatisch op duplicaten te controleren.
In CRM kan worden gecontroleerd op duplicaten wanneer iemand een nieuwe record maakt of een bestaande record bijwerkt, een gebruiker van offline naar online gaat na gebruik van Microsoft Dynamics CRM voor Outlook, of wanneer iemand gegevens in CRM importeert vanuit een externe bron zoals Excel.
Nadat u hebt besloten wanneer CRM op duplicaten moet controleren, is de tweede taak het opstellen van regels voor duplicatendetectie.
Met regels voor duplicatendetectie worden de patronen gedefinieerd die in CRM worden gebruikt om soortgelijke of identieke records te matchen.
Een voorbeeld daarvan is contactpersonen met precies hetzelfde e-mailadres.
Elke regel geldt voor één entiteit of een paar identiteiten, zoals de entiteiten Account en Contactpersoon, die op elkaar lijken omdat ze allebei een klant vertegenwoordigen.
CRM bevat eenvoudige regels voor duplicatendetectie die u kunt gebruiken als voorbeeld om regels te maken die voldoen aan de behoeften van uw organisatie.
As u een regel voor duplicatendetectie wilt maken, kiest u welke velden in CRM moeten worden gebruikt voor het vaststellen van mogelijke overeenkomsten.
Net als aanpassingen en werkstromen moeten regels voor duplicatendetectie worden gepubliceerd voordat ze kunnen worden gebruikt.
De derde en laatste taak is het zodanig instellen van regels voor duplicatendetectie dat ze automatisch met regelmatige tussenpozen worden uitgevoerd. Deze taak is optioneel maar wordt wel aanbevolen.
Voor grote hoeveelheden gegevens kan duplicatendetectie enige tijd in beslag nemen.
Duplicatendetectie wordt uitgevoerd op de achtergrond om ervoor te zorgen dat u tegelijk andere dingen kunt doen in CRM.
U kunt ervoor kiezen om e-mailberichten te ontvangen wanneer een taak voor duplicatendetectie is voltooid.
Wanneer gebruikers gegevens invoeren, wordt in CRM automatisch gecontroleerd op duplicaten op basis van de criteria die worden gedefinieerd door de regels voor duplicatendetectie.
Wanneer in CRM een mogelijk duplicaat wordt gevonden, wordt de gebruiker gevraagd wat deze daarmee wil doen.
Als er regels voor duplicatendetectie voor een entiteit zijn gedefinieerd, kan iedereen handmatig een taak voor duplicatendetectie starten.
Omdat zelfs duplicaatgegevens van waarde kunnen zijn, worden in CRM nooit automatisch records van uw systeem verwijderd. U of uw gebruikers kiezen zelf wat er met potentiële duplicaten moet worden gedaan.
Duplicatendetectie is in Microsoft Dynamics CRM een belangrijk hulpmiddel om ervoor te zorgen dat uw klantgegevens betrouwbaar zijn. Als u nauwkeurige gegevens hebt, is het gemakkelijker voor de marketing-, verkoop- en klantenserviceteams om zo effectief mogelijk te zijn.
