6 stappen om met Geavanceerd zoeken aan de slag te gaan

De items in dit artikel gaan over de basiselementen om aan de slag te kunnen met het maken van persoonlijke weergaven en met het opzoeken en analyseren van gegevens met behulp van Geavanceerd zoeken in Microsoft Dynamics CRM Online. Geavanceerd zoeken is een van de beste manieren om te zoeken naar specifieke records in Microsoft Dynamics CRM Online.

U kunt deze functie echter ook gebruiken om gegevens voor te bereiden voor exportbewerkingen naar Microsoft Office Excel om de gegevens te analyseren. Zie het als een simpele manier om zelf rapporten te maken. Gebruik deze methode wanneer u Excel-functies wilt gebruiken om gegevens samen te vatten of samen te voegen of wanneer u een Draaitabel wilt gebruiken om uw gegevens vanuit verschillende perspectieven te bekijken.

Essentiële stappen

1. Maak een persoonlijke weergave vanaf het begin of start met een weergave die lijkt op de weergave die u zoekt

   Persoonlijke weergaven zijn zoekopdrachten met Geavanceerd zoeken die u hebt opgeslagen om later te kunnen gebruiken. Deze verschijnen in uw lijsten met View voor recordtypen waar de weergaven op zoeken.

   Als u een persoonlijke weergave wilt maken, gaat u naar het lijstgebied van het recordtype dat u wilt, en klikt u in de lijst View op Persoonlijke weergaven maken. Definieer de criteria zoals vereist.

   Als u een andere weergave wilt maken op basis van een bestaande weergave, selecteert u de weergave in de lijst met weergaven, en klikt u in de groep Gegevens op Geavanceerd zoeken. De filtercriteria worden voor u geladen, zodat u de criteria en kolommen kunt afstemmen die worden weergegeven door te klikken op Details in de groep Query in plaats van dat u van het begin moet starten.

2. Beperk de gegevens op basis van informatie in meerdere recordtypen

   Als u de zoekcriteria opgeeft, kunt u criteria selecteren voor het hoofdrecordtype dat u zoekt, zoals Accounts, maar ook voor gerelateerde activiteiten, aanvragen of andere soorten informatie. U kunt bijvoorbeeld accounts met actieve aanvragen zoeken, of contactpersonen die aan grote verkoopkansen zijn gekoppeld.

3. Neem de tijd om de kolommen die in de resultaten worden weergegeven, aan te passen
4. Sla uw query op als u gereed bent, zodat u deze opnieuw kunt gebruiken
5. Als u een goede query hebt gemaakt, kunt u deze delen

   Eerst moet u de query voor Geavanceerd zoeken opslaan als opgeslagen weergave met een nuttige naam die zinvol is voor anderen, en vervolgens moet u opgeven wie toegang heeft tot de opgeslagen weergave:

   1. Klik op Opslaan als en geef een naam op om de query op te slaan.
   2. Als u de opgeslagen weergave wilt delen met specifieke andere gebruikers of teams, klikt u in Geavanceerd zoeken in de groep Weergeven op Opgeslagen weergaven. Selecteer de opgeslagen weergave en klik in de groep Samenwerken op Delen.

   Elke gebruiker die de opgeslagen weergave gebruikt, kan alleen de gegevens zien waarvoor hij of zij gemachtigd is.

6. Ken de opties voor het exporteren van gegevens naar Excel

   Als u niet Microsoft Dynamics CRM Online voor Microsoft Office Outlook gebruikt, kunt u alleen exporteren naar een statisch werkblad.

   Als u Microsoft Dynamics CRM Online voor Outlook gebruikt, hebt u diverse opties:

   • Statische of dynamische gegevens exporteren. Een statisch werkblad bevat een snapshot van de gegevens die is gemaakt op het moment dat u de gegevens hebt geëxporteerd. Telkens wanneer u het werkblad opent, ziet u dezelfde getallen. Statische werkbladen zijn handig voor overzichtsinformatie aan het eind van een rapportageperiode. Gegevens in een dynamisch werkblad kunnen worden vernieuwd vanuit de database telkens wanneer u deze opent, zodat u hetzelfde werkblad kunt blijven gebruiken terwijl de gegevens in de loop van de tijd veranderen.
   • Exporteren naar een werkblad of draaitabel. Een geëxporteerd werkblad bevat een tabel met gegevens die er net zo uitziet als de lijst met records in Microsoft Dynamics CRM Online. U kunt deze gegevens gebruiken voor alle functies die in Excel mogelijk zijn. Een geëxporteerde Draaitabel is handig om gegevens te tellen, samen te vatten en te onderzoeken op trends. Als u nooit Excel Draaitabellen hebt uitgeprobeerd, raadpleegt u Overview of PivotTable and PivotChart reports (Overzicht van draaitabellen en draaitabelrapporten).

   Als u denkt dat andere gebruikers iets kunnen hebben aan het werkblad dat u maakt, kunt u het als rapport toevoegen aan Microsoft Dynamics CRM Online, of als u daartoe niet gemachtigd bent, kunt u een manager of systeembeheerder vragen om dat te doen.

Voor meer informatie over het bijstellen van criteria, het bewerken van kolommen en het sorteren en opslaan van weergaven raadpleegt u het Help-onderwerp Werken met Geavanceerd zoeken.

Verwante koppelingen

Werken met Geavanceerd zoeken

Gegevens exporteren naar Excel

Artikelen om aan de slag te gaan