Transcript van de video
U hebt mogelijk gegevens waarmee u wilt werken in Microsoft Dynamics CRM.
Gegevens zoals contactpersonen in Outlook, werkbladen die u hebt gemaakt of lijsten met potentiële klanten die u op een vakbeurs hebt verkregen.
wizard Importeren helpt u uw gegevens naar CRM te verplaatsen, zodat u uw gegevens niet opnieuw hoeft te versleutelen. U kunt uw gegevens mogelijk zelfs verplaatsen naar CRM zonder dat u de hulp van een IT-medewerker hoeft te vragen.
Als uw gegevens afkomstig zijn van een veelgebruikte bron, zoals Outlook, zal CRM de details voor u uitzoeken.
De wizard Importeren zorgt dat de velden van het contactpersoonformulier in Outlook automatisch in overeenstemming worden gebracht met de velden in CRM.
Voor andere bronnen moet u uw gegevens opslaan in een ZIP-bestand met meerdere bestanden van hetzelfde bestandstype, of in een indeling die door de wizard Importeren wordt ondersteund (bijvoorbeeld .CSV, .TXT of .XML), voordat u de wizard Importeren uitvoert.
In een CSV-bestand wordt de tekst in elke rij gescheiden door komma's.
Controleer het werkblad voordat u het importproces start om ervoor te zorgen dat alle kolommen een kop hebben, dat er geen extra koppen zijn, dat er geen gegevens in de verkeerde kolommen staan en dat lege cellen echt leeg zijn en dat hierin geen gegevens ontbreken.
Elke kolomkop in de gegevens die u verplaatst, moet overeenkomen met een veld in een CRM-record. Als dit voor bepaalde kolommen niet het geval is, kunt u deze kolommen tijdens het importeren aan CRM-velden toewijzen.
Een record is een verzameling gegevens over een specifiek item, in dit geval een contactpersoon.
Met behulp van een planning kunt u zelfs nieuwe records als gerelateerde records koppelen aan een bestaande record.
U kunt bijvoorbeeld nieuwe contactpersonen koppelen aan één account.
Voer de wizard Importeren nu bij wijze van test uit met een kleine hoeveelheid gegevens, bijvoorbeeld een stuk of tien rijen.
Nadat u de test hebt uitgevoerd, moet u de gegevens misschien verder opschonen of het toewijzingsbestand wijzigen en het vervolgens opnieuw proberen tot u de juiste resultaten hebt behaald.
Wanneer u de gewenste resultaten krijgt, voert u de wizard Importeren uit op uw overige gegevens. De wizard wordt uitgevoerd terwijl u ander werk verricht in CRM.
Maak u in dit stadium geen zorgen als niet elke record uniek is. In CRM kunt u later duplicaten verwijderen wanneer u hiervoor de tijd hebt.
Nu u uw gegevens hebt geïmporteerd en de gewenste resultaten hebt behaald, kunt u de toewijzingsinstellingen die u tijdens het importproces hebt gedefinieerd, opslaan, zodat u deze later opnieuw kunt gebruiken voor soortgelijke gegevens.
U kunt deze instellingen ook delen met andere personen in uw organisatie.
Als uw gegevens een groot aantal velden bevatten, als ze records bevatten die aan elkaar zijn gerelateerd, of als ze velden met namen bevatten die verschillen van de formulieren in CRM, moet u misschien een aangepast toewijzingsbestand maken.
U kunt het importproces zo eenvoudig of complex maken als u zelf wilt.
Als u uw gegevens snel en nauwkeurig naar Microsoft Dynamics CRM verplaatst, hoeft u minder tijd te besteden aan het invoeren van gegevens over uw klanten en kunt u meer tijd besteden aan het onderhouden en versterken van uw relaties met deze klanten.
