Outlook-contactgegevens met notities importeren

Doordat Microsoft Dynamics CRM Online een andere structuur heeft dan Microsoft Office Outlook, moet u extra voorbereidingsstappen uitvoeren voordat u Outlook-contactpersonen kunt importeren voor wie het veld Notities is ingevuld.

Notities worden in Microsoft Dynamics CRM Online opgeslagen in het recordtype Notities en niet als een veld in een contactpersoonrecord.

Als eerste stap in dit proces exporteert u uw Outlook-contactpersonen naar een door komma's gescheiden bestand (CSV-bestand). Hiertoe volgt u de procedure 'Outlook-contactpersonen naar een CSV-bestand exporteren' in Uw Outlook-contactpersonen importeren in Microsoft Dynamics CRM Online.

Opmerking:

Voeg het veld Notities toe aan de lijst met velden die u exporteert.

De geëxporteerde gegevens moeten vóór het importeren in afzonderlijke bestanden worden gesplitst: een bestand voor alle contactpersonen en een bestand voor alle notities.

Dit artikel bevat instructies voor het splitsen van uw gegevens in twee bestanden en voor het importeren van deze bestanden.

Geëxporteerde gegevens splitsen in twee bestanden

De eenvoudigste manier om het bestand met de geëxporteerde gegevens te splitsen in afzonderlijke bestanden is door een kopie te maken van het geëxporteerde bestand Mijncontactpersonen.csv. Verander de naam van de kopie in Notities.csv.

Het bestand Mijncontactpersonen.csv gereedmaken

• Open het bestand Mijncontactpersonen.csv en verwijder de kolom Notities.

Het bestand Notities.csv gereedmaken

1. Open het bestand Notities.csv en verwijder alle kolommen behalve Voornaam, Achternaam en Notities en activiteiten.
2. Voeg de kolommen Voornaam en Achternaam samen tot een kolom met de naam Volledige naam.
   • Controleer hoe Volledige naam-gegevens worden opgeslagen in uw Microsoft Dynamics CRM Online-installatie. De eenvoudigste manier om dit te doen is door naar het gebied Contactpersonen in Microsoft Dynamics CRM Online te gaan en in de kolom Volledige naam te kijken of de namen worden opgeslagen als 'voornaam achternaam' of als 'achternaam, voornaam'. Meestal worden de namen opgeslagen in de notatie 'voornaam achternaam'. Zorg dat de kolom Volledige naam overeenkomt met de opslagnotatie van namen in uw installatie van Microsoft Dynamics CRM Online.
   • Zie Voor- en achternamen combineren in Excel 2007 of Twee of meer kolommen combineren met behulp van een functie in Excel 2010 voor informatie over het combineren van twee kolommen met Excel.
3. Verander de naam van de kolom Notities en activiteiten in Beschrijving.
4. Verander de naam van de kolom Volledige naam in Betreft.
5. Voeg een kolom toe met de naam Titel . Als u deze kolom niet toevoegt, krijgt elke notitie deze standaardtitel:

   'Notitie gemaakt op Datum/Tijd door uw naam'

   Als u een andere titel wilt gebruiken, bijvoorbeeld 'Gemigreerd vanuit Outlook', plaatst u deze waarde in alle rijen in de kolom Titel .

Uw bestand Notities.csv ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

De bestanden Mijncontactpersonen.csv en Notities.csv importeren

1. Importeer het bestand Mijncontactpersonen.csv volgens de instructies in Uw Outlook-contactpersonen importeren in Microsoft Dynamics CRM Online. Wacht totdat het importeren is voltooid voordat u doorgaat met de volgende stap.
2. Als u het bestand Notities.csv wilt importeren, gebruikt u automatische gegevenstoewijzing. Dit houdt in dat het bestand de kolom Titel moet bevatten. Het kan ook de optionele kolommen Beschrijving en Betreft bevatten, met exact deze titels. Controleer de kolomkoppen zorgvuldig voordat u verder gaat:
   1. Start Microsoft Dynamics CRM Online.
   2. Klik in het Navigatiedeelvenster op Importeren.
   3. Klik in de groep Gegevens op Gegevens importeren.
   4. Klik in het vak Naam van gegevensbestand op Bladeren, zoek en selecteer het bestand Notities.csv en klik vervolgens op Openen.
   5. Klik op Volgende.
   6. Klik op de pagina Overzicht van uploadbestanden controleren op Volgende.

      In het dialoogvenster Gegevenstoewijzing selecteren is Standaard (Automatische toewijzing) geselecteerd.

   7. Klik op Volgende om verder te gaan met de wizard.
   8. Klik op de pagina Recordtypen toewijzen in de kolom Microsoft Dynamics CRM-recordtypen op Notitie en klik vervolgens op Volgende.
   9. Controleer op de pagina Velden toewijzen of de toewijzingen correct zijn en klik vervolgens op Volgende.
   10. Klik op Volgende om verder te gaan met de wizard.
   11. Kies of u duplicaten wilt toestaan en selecteer de eigenaar van de geïmporteerde records. Klik op Indienen om de wizard te voltooien.

Verwante koppelingen

Uw Outlook-contactpersonen importeren in Microsoft Dynamics CRM Online

Artikelen over het importeren van records