Dubbele records voorkomen
Om te bepalen of een record een potentiële duplicaat is, gebruikt Microsoft Dynamics CRM Online duplicatendetectieregels. Als u een duplicatendetectieregel publiceert, wordt een matchcode gemaakt voor elke bestaande record. Elke vijf minuten wordt een matchcode gemaakt voor de records die zijn toegevoegd of bijgewerkt. Zodra een record wordt gemaakt of bijgewerkt, kan de matchcode ervan automatisch worden vergeleken met de matchcodes van bestaande records.
Microsoft Dynamics CRM Online biedt standaard eenvoudige duplicatendetectieregels die zijn ingesteld voor accounts, contactpersonen en potentiële klanten die zijn gebaseerd op records met hetzelfde e-mailadres. Meer informatie: Werken met duplicatendetectieregels
Belangrijk
Nadat een duplicatendetectieregel wordt gepubliceerd, wordt het vergroten van de lengte van de velden die zijn opgenomen in de criteria voor duplicatendetectie, niet gedetecteerd. De veldlengte kan de maximale lengte voor de matchcode overschrijden en kan niet worden gecontroleerd. Dit kan ervoor zorgen dat duplicaten niet worden gedetecteerd.
Een systeembeheerder of systeemaanpasser stelt duplicatendetectie ter beschikking. Zij definiëren en publiceren ook duplicatendetectieregels die interessant zijn voor uw organisatie. Meer informatie: Duplicatendetectie in- of uitschakelen
Standaard is duplicatendetectie beschikbaar:
- Wanneer een record wordt gemaakt of bijgewerkt. Dit omvat ook records die zijn gemaakt met Microsoft Dynamics CRM Online voor Outlook en worden bijgehouden in Microsoft Dynamics CRM Online.
CRM waarschuwt gebruikers voordat potentiële dubbele records worden opgeslagen of geïmporteerd.
Notitie
Duplicaten kunnen niet worden gedetecteerd als een gebruiker twee records samenvoegt, een potentiële klant converteert of een activiteit opslaat als voltooid. Duplicaten worden evenmin gedetecteerd wanneer een gebruiker de status van een record wijzigt, bijvoorbeeld door deze te activeren of opnieuw te activeren.
- Wanneer Microsoft Dynamics CRM Online voor Outlook van offline naar online gaat.
Duplicaten worden standaard niet gedetecteerd tijdens de synchronisatie. Meer informatie: Gegevens synchroniseren
- Tijdens het importeren van gegevens.
Telkens u een importbewerking definieert, kunt u kiezen of u wilt controleren op duplicaten. Meer informatie: Werken met importbewerkingen
Het is nog steeds mogelijk dubbele records te maken. U kunt dus duplicatendetectietaken plannen. Een duplicatendetectietaak wordt op de achtergrond uitgevoerd terwijl u andere taken en bewerkingen uitvoert in Microsoft Dynamics CRM Online. U kunt een e-mailmelding aanvragen van CRM na de voltooiing van de duplicatendetectietaak. Deze melding informeert u wanneer u de resultaten kunt controleren.
