Werken met records en activiteiten in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook

Met Microsoft Dynamics CRM voor Microsoft Office Outlook kunt u werken in alle gebieden van Microsoft Dynamics CRM waarvoor u bevoegdheden De rechten van een gebruiker om bepaalde acties uit te voeren op bepaalde recordtypen of om taken uit te voeren. Bevoegdheden worden door systeembeheerders toegewezen aan beveiligingsrollen. Gebruikers krijgen vervolgens beveiligingsrollen toegewezen. Voorbeelden van bevoegdheden zijn Account bijwerken en Aanpassingen publiceren. hebt.

Nieuwe records en activiteiten maken

Er zijn een aantal plaatsen waar u nieuwe records Vermeldingen in de Microsoft Dynamics CRM-database die alle gegevens over specifieke items, zoals contactpersonen, bevatten. Records zijn vergelijkbaar met individuele indexkaarten in een archiveringssysteem. U kunt basisinformatie over records in een lijst weergeven en u kunt gedetailleerde informatie over records in een formulier weergeven of wijzigen. en activiteiten Uit te voeren acties, zoals taken, of verzonden en ontvangen communicatie-items, zoals e-mails, telefoongesprekken, brieven, faxen en afspraken. De status van activiteiten wordt bijgehouden en de activiteitengeschiedenis wordt in het systeem opgeslagen, zodat gebruikers de open en gesloten activiteiten kunnen weergeven. kunt maken met Microsoft Dynamics CRM voor Outlook:

• Outlook-werkbalkknoppen, -menu's en -tabbladen

  Meer informatie: Persoonlijke opties instellen

• Werkbalk (in Outlook 2007) of het tabblad CRM op het lint (in Outlook 2010)
• CRM-menu (in Outlook 2007) of het tabblad CRM (in Outlook 2010)
• Microsoft Dynamics CRM-mappen

Meer informatie: Contactpersonen, taken en e-mailberichten in Outlook opslaan als Microsoft Dynamics CRM-records

Offline werken

Als u de offlinefunctie wilt gebruiken, moet u over de offlinebevoegdheid Het recht van een gebruiker om een bepaalde actie uit te voeren op een bepaald recordtype of een taak uit te voeren. Bevoegdheden worden door systeembeheerders toegewezen aan beveiligingsrollen. Gebruikers krijgen vervolgens beveiligingsrollen toegewezen. Voorbeelden van bevoegdheden zijn Account bijwerken en Aanpassingen publiceren. beschikken.

De volgende lijst bevat de functies die niet beschikbaar zijn wanneer u offline bent.

Meer informatie: Offline werken

Herinneringen en agenda's synchroniseren

Sommige activiteiten nemen herinneringen over uit Outlook. Of activiteiten wel of geen herinneringen bevatten, hangt af van de plaats waar ze zijn gemaakt:

• Activiteiten gemaakt in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook
• Activiteiten gemaakt in de webtoepassing

Alleen Microsoft Dynamics CRM-afspraken en -serviceactiviteiten die in Outlook worden bijgehouden als afspraken, verschijnen zowel in de Outlook-agenda als in de Microsoft Dynamics CRM-agenda.

Records en activiteiten verwijderen

Als u een gekoppelde contactpersoon, taak of afspraak in Outlook of in Microsoft Dynamics CRM verwijdert, kunnen er twee dingen gebeuren: het gekoppelde item kan ook worden verwijderd of het gekoppelde item blijft behouden, maar de koppeling wordt verbroken en toekomstige wijzigingen worden niet gesynchroniseerd.

• Voor contactpersonen waarvan u eigenaar bent:
  • Als u een contactpersoon uit Outlook verwijdert, wordt deze nooit verwijderd uit Microsoft Dynamics CRM, maar de koppeling wordt verbroken en de record wordt bijgewerkt.
  • Als een contactpersoon waarvan u eigenaar bent, wordt verwijderd uit Microsoft Dynamics CRM, wordt deze niet verwijderd uit Outlook, maar de koppeling wordt verbroken en de record wordt niet bijgewerkt.
  • Als een contactpersoon waarvan u eigenaar bent, door iemand anders wordt verwijderd uit Outlook, wordt de contactpersoon niet verwijderd uit Microsoft Dynamics CRM, maar de koppeling wordt verbroken en de record wordt niet bijgewerkt of opnieuw gemaakt in Outlook.
• Voor contactpersonen waarvan u geen eigenaar bent:
  • Als een contactpersoon waarvan u geen eigenaar bent in Microsoft Dynamics CRM, door iemand anders wordt verwijderd uit Outlook wordt de contactpersoon verwijderd uit Microsoft Dynamics CRM.
• Voor overige records en activiteiten:
  • Als een bijgehouden record wordt verwijderd uit Outlook of een afspraak wordt afgewezen in Outlook en de record of activiteit wordt vervolgens bijgewerkt in Microsoft Dynamics CRM, wordt de record of activiteit mogelijk opnieuw gemaakt.
  • Als u een e-mailbericht, een contactpersoon, een voltooide taak of een verlopen afspraak of serviceactiviteit verwijdert uit Outlook, wordt deze niet verwijderd uit Microsoft Dynamics CRM, maar wordt de koppeling verbroken. Als u echter een in behandeling zijnde (onvoltooide) taak of een toekomstige afspraak verwijdert uit Outlook, wordt deze ook verwijderd uit Microsoft Dynamics CRM.
  • Als een bijgehouden activiteit wordt verwijderd uit Outlook of een afspraak wordt afgewezen in Outlook en de Microsoft Dynamics CRM-record wordt vervolgens bijgewerkt in Microsoft Dynamics CRM, wordt de record of activiteit mogelijk opnieuw gemaakt tijdens de synchronisatie.
• Afspraken en taken in behandeling:
  • Als de afspraak uit Outlook wordt verwijderd door de eigenaar of organisator, wordt deze verwijderd uit Microsoft Dynamics CRM. Als de afspraak wordt verwijderd door een deelnemer, wordt deze niet verwijderd uit Outlook .
  • Als u een taak in behandeling verwijdert uit Outlook of uit Microsoft Dynamics CRM, wordt de gekoppelde taak verwijderd.
• Verlopen afspraken en voltooide taken:
  • Verlopen afspraken en voltooide taken worden niet verwijderd.

Meer informatie: Gegevens synchroniseren