Een e-mailactiviteit in de Webtoepassing maken en verzenden

Kan ik deze taak uitvoeren?

U kunt e-mailactiviteiten in Microsoft Dynamics CRM maken en verzenden vanuit het gebied Activiteiten. E-mailberichten die worden verzonden vanuit Microsoft Dynamics CRM, worden niet weergegeven in de Microsoft Dynamics CRM-e-mailmappen in Outlook, tenzij synchronisatie is ingesteld.

1. Start Microsoft Dynamics CRM.
2. Klik in het navigatiedeelvenster op Werkplek en klik vervolgens op Activiteiten.
3. Klik op het tabblad Activiteiten in de groep Nieuw op E-mailadres.
4. Op het tabblad E-mailadres vult u de volgende gegevens in:
   • Van

     Zoek en selecteer de naam van de afzender.

   • Doel

     Zoek en selecteer een of meer geadresseerden. U kunt op de knop Opzoeken klikken om records te zoeken en te selecteren.

   • Onderwerp

     Typ een onderwerp voor het e-mailbericht.

   • Duur

     Dit veld is niet vereist, maar als u bijhoudt hoeveel tijd aan aanvragen wordt besteed en dit bericht aan een aanvraag is gerelateerd, voert u de hoeveelheid bestede tijd aan dit bericht in.

   • Einddatum

     Als u uw e-mailbericht niet onmiddellijk verzendt, voert u een datum in voor het voltooien en het verzenden van het bericht. Het bericht wordt niet automatisch verzonden.

   Tip

   • U kunt inhoud kopiëren en plakken vanuit Microsoft Office Word. Hierdoor kunt u profiteren van functies als spellingcontrole en eenvoudige tekstopmaak. Als uw tekst een dubbele regelafstand heeft, kunt u op SHIFT+ENTER drukken om de tekstregels een enkele afstand te geven.
   • U kunt een afbeelding opnemen als het bestand zich op een openbare website bevindt. Gebruik de functie voor kopiëren en plakken van Microsoft Internet Explorer om een koppeling naar de afbeelding in het bericht op te nemen. De afbeelding wordt weergegeven zolang de geadresseerde toegang heeft tot de website.
5. U kunt ook een artikel, een sjabloon of een bestand aan een e-mailactiviteit koppelen.

   Een artikel toevoegen

   1. Zoek en selecteer een artikel door in de groep Opnemen te klikken op Artikel invoegen.
   2. Gebruik de zoekopties om het artikel te vinden.
   3. Selecteer het artikel in de resultatenlijst en klik vervolgens op OK.

      Het artikel verschijnt in het tekstgedeelte van uw e-mailbericht.

   4. In het e-mailbericht kunt u extra tekst typen of het artikel bewerken.

   Een e-mailsjabloon koppelen

   1. Zoek en selecteer een e-mailsjabloon door op Sjabloon invoegen te klikken.
   2. Selecteer in het dialoogvenster Sjabloon invoegen de sjabloon die u wilt gebruiken. U kunt een algemene sjabloon gebruiken of een sjabloon die specifiek is voor het recordtype dat u hebt geselecteerd, bijvoorbeeld account of klant.
   3. Klik op OK.

      De sjabloon wordt weergegeven in de tekst van het e-mailbericht en de onderwerpregel wordt bijgewerkt met die van de sjabloon.

   4. U kunt eventueel extra tekst typen of de tekst uit de sjabloon bewerken. Wanneer u de tekst in het bericht bewerkt, blijft de sjabloon ongewijzigd.

   Een bestand bijvoegen

   1. Sla de record op.
   2. Klik op het tabblad E-mailadres in de groep Opnemen op Bestand bijvoegen.
   3. Typ in het dialoogvenster Bijlage beheren in het vak Bestandsnaam de naam van het bestand of klik op Bladeren om het bestand te zoeken dat u wilt bijvoegen.
   4. Klik op Bijvoegen en vervolgens op Sluiten.
6. Als u het bericht meteen wilt verzenden, klikt u op Verzenden.

   Het bericht wordt verzonden en de nieuwe gesloten activiteit wordt in Microsoft Dynamics CRM weergegeven in het gebied Activiteiten met een toegewezen berichtnummer toegevoegd aan het onderwerp. Het wordt ook weergegeven in Outlook in de map Verzonden items.

   -OF-

   Als u het bericht later wilt verzenden, klikt u op Opslaan en sluiten. De nieuwe conceptactiviteit wordt in Microsoft Dynamics CRM weergegeven in het gebied Activiteiten. U kunt conceptberichten verwijderen.

   Belangrijk

   Wanneer u e-mail hebt opgeslagen als e-mailactiviteit van Microsoft Dynamics CRM, kan iedereen met toegang tot uw activiteiten de opgeslagen berichten bekijken in Microsoft Dynamics CRM.

   Van tijd tot tijd ontvangt u mogelijk de waarschuwing "Dit bericht is nog niet aangeboden voor aflevering". Dit betekent dat de instellingen in uw e-mailsysteem mogelijk moeten worden gewijzigd. Dit is mogelijk te wijten aan de e-mailclient die u gebruikt, uw e-mailservers of de manier waarop Microsoft Dynamics CRM is ingesteld om te communiceren met de e-mailservers. Als u deze waarschuwing vaak ziet, neemt u contact op met een systeembeheerder om te onderzoeken waar het probleem ligt.

   Opmerkingen

   • U kunt de datum van verzending weergeven in de lijst Activiteiten. De Werkelijke einddatum is de datum waarop het bericht is verzonden en gesloten.
   • U kunt een e-mailactiviteit doorsturen of beantwoorden, maar niet opnieuw verzenden

   Als u alleen de oorspronkelijke afzender wilt antwoorden, opent u het e-mailbericht. Klik in de groep Reageren op Beantwoorden.

   Als u de oorspronkelijke afzender wilt antwoorden en een kopie wilt sturen aan iedereen die het oorspronkelijke bericht heeft ontvangen, klikt u op Allen beantwoorden.

   Als u de e-mailactiviteit wilt doorsturen aan nieuwe geadresseerden, klikt u op Doorsturen en selecteert u vervolgens nieuwe geadresseerden.

   • In Microsoft Dynamics CRM is geen spellingcontrole ingebouwd. Mogelijk zijn hiervoor oplossingen van derden beschikbaar. Ga naar de Microsoft Dynamics CRM Solution Finder voor meer informatie.