Binnenkomende Outlook-e-mail automatisch bijhouden en opslaan als Microsoft Dynamics CRM-e-mailactiviteiten

Kan ik deze taak uitvoeren?

Als u e-mailberichten bijhoudt, worden door Microsoft Dynamics CRM e-mailberichten in Microsoft Dynamics CRM gemaakt die zijn gekoppeld aan de oorspronkelijke berichten in Microsoft Office Outlook.

Belangrijk

Wanneer u e-mail hebt opgeslagen als e-mailactiviteit van Microsoft Dynamics CRM, kan iedereen met toegang tot uw activiteiten de opgeslagen berichten bekijken in Microsoft Dynamics CRM.

1. Start Outlook. (Microsoft Dynamics CRM voor Outlook moet zijn geïnstalleerd.)
2. Als Outlook 2007 is geïnstalleerd, klikt u in het menu CRM op Opties.

   -OF-

   Als u Outlook 2010 hebt geïnstalleerd, klikt u op Bestand Klik op het tabblad CRM en klik vervolgens op Opties.

3. Klik in het dialoogvenster Persoonlijke opties instellen op het tabblad E-mailadres.
4. Als u binnenkomende e-mailberichten automatisch wilt koppelen en opslaan als Microsoft Dynamics CRM-records, schakelt u in de sectie Selecteren hoe Microsoft Dynamics CRM voor Outlook e-mail moet integreren met Microsoft Dynamics CRM het selectievakje Binnenkomende e-mail in Outlook controleren en bepalen of een e-mail moet worden gekoppeld en opgeslagen als een Microsoft Dynamics CRM-record in.
5. Als u wilt selecteren of u alle e-mailberichten wilt bijhouden en opslaan, of alleen bepaalde typen, klikt u in de sectie De e-mailberichten selecteren die in Microsoft Dynamics CRM moeten worden bijgehouden op een van de volgende opties:
   • Alle e-mailberichten
   • E-mailberichten in reactie op CRM-e-mail. E-mailberichten worden alleen bijgehouden als de persoon een record heeft in Microsoft Dynamics CRM.
   • E-mailberichten van CRM-leads, -contactpersonen en -accounts. E-mailberichten worden alleen bijgehouden als deze afkomstig zijn van iemand met een Microsoft Dynamics CRM-record voor potentiële klant, contactpersoon of account.
   • E-mailberichten van Microsoft Dynamics CRM-records die zijn ingeschakeld voor e-mail. E-mailberichten worden bijgehouden van elk recordtype, ook aangepaste recordtypen, die een e-mailadres bevatten.
6. Als u wilt dat in Microsoft Dynamics CRM automatisch records voor contactpersonen of potentiële klanten worden gemaakt op basis van binnenkomende e-mailberichten of vergaderingen, schakelt u in de sectie Automatisch records maken in Microsoft Dynamics CRM het selectievakje Maken in.
7. Kies welk type records moet worden gemaakt.

   Contactpersonen is standaard geselecteerd. Als u wilt dat in Microsoft Dynamics CRM records voor potentiële klanten worden gemaakt, klikt u op Leads.

8. Kies het pictogram dat wordt weergegeven voor e-mailberichten die in Microsoft Dynamics CRM worden bijgehouden. Het pictogram van Microsoft Dynamics CRM is standaard geselecteerd. U kunt ook Outlook selecteren.
9. Klik op OK.

Opmerkingen

• U kunt e-mailberichten verzenden vanuit Microsoft Dynamics CRM met Outlook. Schakel in de sectie Selecteren hoe Microsoft Dynamics CRM voor Outlook e-mail moet integreren met Microsoft Dynamics CRM het selectievakje Toestaan dat Microsoft Dynamics CRM e-mail verzendt met Microsoft Dynamics CRM voor Outlook in.
• Als Microsoft Dynamics CRM voor Outlook is geïnstalleerd, bevatten e-mailberichten, net zoals contactpersonen, afspraken en taken, een Microsoft Dynamics CRM-deelvenster met informatie over de afzender en geadresseerden. Er wordt een pictogram weergegeven met het recordtype van de afzender en de geadresseerden in Microsoft Dynamics CRM. Het deelvenster bevat ook koppelingen naar de bovenliggende, betreffende en gerelateerde Microsoft Dynamics CRM-records. Klik op de koppelingen om de records in Microsoft Dynamics CRM te openen. Meer informatie: Records bijhouden
• U kunt ook een record openen die in Microsoft Dynamics CRM wordt bijgehouden. Klik in de groep CRM op Weergeven in CRM.
• Als uw adresboek eveneens is opgeslagen in het Microsoft Exchange-standaardberichtenarchief, kunt u ook e-mailberichten bijhouden vanuit uw distributielijsten. De distributielijst wordt eveneens weergegeven als een koppeling in het Microsoft Dynamics CRM-deelvenster, zodat u de record snel in Microsoft Dynamics CRM kunt openen. Als u de distributielijst echter uitvouwt voordat u de e-mailberichten handmatig bijhoudt, worden de afzonderlijke namen in de lijst niet afgestemd op de Microsoft Dynamics CRM-records.