Gegevens exporteren naar bestanden met scheidingstekens

De meeste klantrelatiesystemen hebben een back-upfunctie waarmee gegevens naar bestanden kunnen worden geëxporteerd. Deze bestanden hebben meestal een van de volgende indelingen: tekstbestand met scheidingstekens Een bestand met gegevens waarin afzonderlijke veldwaarden zijn gescheiden door komma's, tabs, puntkomma's of andere tekens. Namen van bestanden met tekst met scheidingstekens eindigen meestal met de bestandsextensie .TXT (bijvoorbeeld 'mijn_bestand.txt'). (.TXT), CSV-bestanden (door komma's gescheiden waarden Gegevensbestanden met de bestandsextensie .CSV.Gewoonlijk bestaat een CSV-bestand uit velden en records, opgeslagen als tekst, waarin de velden van elkaar zijn gescheiden door komma's. , XML Een bestandstype waarmee gegevens kunnen worden gestructureerd om deze te delen tussen toepassingen. XML-bestanden hebben doorgaans de extensie .XML. (.XML) of Microsoft Office Excel (.XLS of .XLSX).

Voor de wizard Gegevens importeren moeten alle importbestanden de extensie en indeling .CSV, .TXT, .XML of .ZIP hebben. Als uw back-upsysteem een bestand in een andere indeling heeft gemaakt, moet u dit bestand converteren naar een van de vereiste bestandsindelingen. (De tekst in een CSV-bestand kan gebruikmaken van elk scheidingsteken, niet per se een komma.)

1. Sla elk type record op in een afzonderlijk bestand:
   • Geef een bestandsnaam voor elk recordtype op:
     • Als u Automatisch toewijzen selecteert, wordt geprobeerd de bestandsnaam te koppelen aan de naam van het recordtype in Microsoft Dynamics CRM. Met het oog op de efficiëntie van dit proces is het belangrijk dat de bestandsnaam en de weergavenaam van de Microsoft Dynamics CRM-entiteit overeenkomen.
     • Als u een gegevenstoewijzing gebruikt, moet de bestandsnaam overeenkomen met de waarde die is opgegeven in de parameter SourceEntityName in het element <EntityMap> voor het recordtype.
     • Als u een gegevenstoewijzing gebruikt maar de bestandsnaam niet overeenkomt met de naam in de gegevenstoewijzing, wordt het bestand weergegeven als 'Niet toegewezen'. In dat geval kunt u handmatige toewijzing verrichten in de wizard Gegevens importeren uitvoeren.
   • Sla notities en bijlagen op in afzonderlijke bestanden van de gekoppelde records.

     Meer informatie: Notities en bijlagen importeren

   • Sla adressen in een afzonderlijk bestand op.

     Meer informatie: Adressen importeren

2. Controleer of de gegevens in elk bestand correct zijn gescheiden. Alle bestanden in één importbewerking moeten dezelfde scheidingstekens hebben:
   • Scheid elke gegevenskolom door een consistent veldscheidingsteken Teken waarmee de gegevenskolommen in een bestand worden gescheiden.: een komma (,), dubbele punt (:), puntkomma (;) of tabteken (\t).
   • Als de gegevens van een kolom een veldscheidingsteken bevatten, plaatst u een gegevensscheidingsteken Het teken dat aan weerszijden wordt geplaatst van gegevens die een veldscheidingsteken bevatten. Als het veldscheidingsteken bijvoorbeeld een komma is en het gegevensscheidingsteken uit aanhalingstekens bestaat, kan één kolom in een bestand 'Redmond, WA' bevatten en nog steeds worden behandeld als één kolom. aan beide kanten van de veldgegevens. Gebruik rechte dubbele aanhalingstekens (") of rechte enkele aanhalingstekens ('). Gewoonlijk worden dubbele aanhalingstekens gebruikt als gegevensscheidingstekens.

     Uw veldscheidingsteken kan bijvoorbeeld een komma zijn en uw brongegevens bevatten een kolom Adres met een komma. Een voorbeeld van een adres met komma is Hoofdstraat 123, hs 2. Gebruik Hoofdstraat 123, hs 2 voor de veldgegevens in dit voorbeeld.

3. Converteer uw bestanden zo nodig naar de extensie .CSV. Hoe u dit doet, hangt ervan af of uw gegevens ASCII Een tekenreeks waarmee alle tekens en symbolen worden gedefinieerd die vereist zijn voor het Engels.- of niet-ASCII Tekens die niet in de ASCII-tekenset staan. Doorgaans zijn dit tekens die in andere talen dan het Engels worden gebruikt.-tekens bevatten.

   Als de gegevens in de XML-indeling zijn, opent u het bestand in Excel.

   1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand, selecteer Gerelateerde toevoegen en selecteer vervolgens Gerelateerde toevoegen.
   2. Selecteer Gerelateerde toevoegen in het dialoogvenster Gerelateerde toevoegen. Klik in het dialoogvenster Gerelateerde toevoegen op Help voor meer informatie over het openen van XML-bestanden in Excel.

   Als de gegevens in Excel-bestanden zijn opgeslagen en als er alleen gebruik wordt gemaakt van ASCII-tekens, slaat u elk bestand op als een CSV-bestand.

   Klik in Microsoft Office Excel op Opslaan als en selecteer CSV (door komma's gescheiden) (*.CSV).

   Als de gegevens in Excel-bestanden zijn opgeslagen en gebruikmaken van niet-ASCII-tekens, converteert u elk bestand naar Unicode of UTF-8.

   Als het importbestand niet-ASCII Een tekenreeks waarmee alle tekens en symbolen worden gedefinieerd die vereist zijn voor het Engels.-tekens bevat, moet het in Unicode Een tekenset waarin alle tekens worden gedefinieerd die vereist zijn om de meeste levende talen te schrijven met computers.- of UTF-8 Een Unicode-tekenset die achterwaarts compatibel is met de ASCII-tekenset.-indeling zijn.

   1. Klik in Excel op Opslaan als en selecteer Unicode-tekst (*.txt).
   2. Open het TXT-bestand met Kladblok.
   3. Zoek naar komma's in het bestand. Plaats gegevens die komma's bevatten tussen dubbele aanhalingstekens. Bijvoorbeeld:

      "t.a.v. de heer Jansen, afdeling Inkoop".

   4. Geef het bestand de extensie .CSV.
4. Als sommige gegevens in een bestand geen kolomkop Tekst die wordt gebruikt in de eerste rij van een werkblad of bestand waarmee de gegevens in elke kolom worden aangeduid. hebben, wordt u aangeraden er een toe te voegen.
   • Controleer de kolomkoppen in elk bestand:
     • Als u Automatisch toewijzen selecteert, wordt geprobeerd de kolomnaam te koppelen aan de veldnaam in Microsoft Dynamics CRM. Met het oog op de efficiëntie van dit proces is het belangrijk dat de kolomkop en de weergavenaam Het label dat standaard wordt gebruikt als een kenmerk wordt weergegeven op een formulier, in een lijst of in een rapport. De Weergavenaam voor elk kenmerk kan in het gebied Aanpassen worden gewijzigd door gebruikers met de juiste beveiligingsrol. van het Microsoft Dynamics CRM-veld overeenkomen.
     • Als u een gegevenstoewijzing gebruikt, moet de kolomkop overeenkomen met de waarde die is opgegeven in het element <SourceAttributeName> in het element <AttributeMap> voor het kenmerk.
     • Als u een gegevenstoewijzing gebruikt maar de kolomnaam niet overeenkomt met de naam in de toewijzing, wordt de kolom weergegeven als 'Niet toegewezen'. In dat geval kunt u handmatige toewijzing verrichten in de wizard Gegevens importeren uitvoeren.
5. Zorg ervoor dat al uw bestanden voldoen aan de volgende beperkingen voor bestandsgrootte en rijlengte:
   • Geen enkel CSV-, TXT- of XML-bestand mag groter zijn dan 8 MB.
   • De totale grootte van het ZIP-bestand, inclusief de bijlagenmap, mag niet groter zijn dan 8 MB. De systeembeheerder kan deze grens wijzigen tot 32 MB in de instellingen van het web.config-bestand.
   • De totale grootte van de geëxtraheerde bestanden mag niet meer zijn dan 200 MB.
6. Verwijder tekens voor nieuwe regels (\n) uit de gegevens in uw bronbestanden. Als de gegevens tekens voor nieuwe regels bevatten, kan de record niet worden geïmporteerd.