Met de functie Doelstellingen in Microsoft Dynamics CRM optimaliseert u het bijhouden en beheren van de doelstellingen die u voor uw bedrijf hebt ingesteld. De doelstellingen die u kunt bijhouden in Microsoft Dynamics CRM, kunnen allerlei metrische gegevens zijn die het succes van uw bedrijf aangeven. U kunt bijvoorbeeld het volgende bijhouden: de omzet voor een specifieke productlijn, het aantal verkooptelefoongesprekken in een specifieke regio of de verwachte omzet van uw open verkoopkansen. In deze zelfstudie leert u hoe u een eenvoudige doelstelling voor een klein verkoopteam kunt maken.
Ashima Singhal is verkoopmanager bij Northwind Traders, een invoerder met accounts in verschillende landen. Ze heeft als doelstelling voor haar team ingesteld om 500 gekwalificeerde potentiële klanten voor verkoop te behalen voor het vierde kwartaal (1 oktober tot 31 december). Ashima moet voor haar team een doelstelling instellen dat de afzonderlijke doelstellingen bevat die zij voor haar drie verkopers, Jeff Wang, Cesar Garcia en Renee Lo, heeft ingesteld.
Les 1: De hiërarchie en onderdelen voor de doelstelling plannen
Het eerste wat Ashima moet doen is de doelstellingshiërarchie plannen. In deze zelfstudie is de hiërarchie van Ashima eenvoudig. Haar doelstelling voor het team is een bovenliggende doelstelling Een doelstelling die een of meer subdoelstellingen bevat die gegevens bijdragen aan de werkelijke waarden. Een bovenliggende doelstelling kan ook worden opgenomen als een onderliggende doelstelling voor een andere bovenliggende doelstelling. waarvan de werkelijke waarden zijn samengesteld uit drie onderliggende doelstellingen Een toegewezen doelstelling die afzonderlijk wordt bijgehouden op een niveau onmiddellijk onder de bovenliggende doelstelling en die gegevens bijdraagt aan de bovenliggende doelstelling., een voor elk van haar teamleden.
Ashima moet eveneens bepalen welke onderdelen ze voor haar doelstelling moet maken. Naast de bovenliggende doelstelling en de drie onderliggende doelstellingen moet Ashima over metrische gegevens voor de doelstelling en twee samenvoegquery's beschikken: een om de gekwalificeerde potentiële klanten bij te houden en een ander om open potentiële klanten die nog niet zijn gekwalificeerd, bij te houden.
Ten slotte moet ze ook de systeeminstellingen instellen die bepalen hoe vaak een rollup wordt uitgevoerd voor de doelstellingen en hoe lang de doelstelling actief zal blijven.
Kortom, Ashima moet de volgende onderdelen maken om de doelstelling te voltooien:
- Metrische gegevens voor de doelstelling die specifiek zijn voor haar team
- Een werkelijke samenvoegquery voor gekwalificeerde potentiële klanten
- Een lopende samenvoegquery voor open potentiële klanten
- Een bovenliggende doelstelling
- Drie onderliggende doelstellingen
U kunt de onderdelen die vereist zijn voor een doelstelling, maken wanneer u deze nodig hebt. U kunt dus gewoon op aanvraag maken wat u nodig hebt, ongeacht met welk onderdeel u start. In deze zelfstudie zult u echter een meer systematische benadering gebruiken en de onderdelen van de doelstelling maken, te beginnen met de metrische gegevens en de samenvoegquery's.
|
 Naar boven
|
Les 2: De metrische gegevens voor de doelstelling maken
Elke doelstelling maakt gebruik van eenvoudige metrische gegevens om de voortgang en de voltooiing van de doelstelling bij te houden. Er zijn twee typen metrische gegevens: telling en bedrag. Telling is een eenvoudige opsomming, terwijl bedrag een variabele is. Met een bedrag kan bijvoorbeeld een geldwaarde worden bijgehouden, maar ook iets wat wordt gemeten op volume, zoals een product dat per gewicht wordt verkocht.
Elke doelstelling in de hiërarchie gebruikt dezelfde metrische gegevens, zodat u deze slechts een keer hoeft te maken. Elke onderliggende doelstelling neemt de set metrische gegevens over van de bovenliggende doelstelling.
In deze zelfstudie gebruikt u een telling omdat u het aantal potentiële klanten voor verkoop die door het team van Kim zijn gekwalificeerd, gewoon telt.
Nieuwe metrische gegevens voor de doelstelling maken en de algemene waarden instellen
- Klik in het navigatiedeelvenster op Verkoop en klik vervolgens op Metrische gegevens van doel.
- Klik in de groep Records op Nieuw.
- Klik in het formulier Doelstelling onder Informatie op Algemeen en voer informatie in, of houd zo nodig rekening met eventuele beperkingen of vereisten:
- Typ in het vak Naam K4 Gekwalificeerde potentiële klanten.
- Klik voor Metrisch type op Telling.
- Klik op Opslaan.
Opmerking
U moet de nieuwe metrische gegevens voor de doelstelling hier opslaan om te valideren dat de vereiste velden zijn ingevuld voordat u de samenvoegvelden kunt maken.
Het werkelijke samenvoegveld voor de query maken
Het werkelijke samenvoegveld voor de query retourneert records van gekwalificeerde potentiële klanten die worden geteld als resultaten voor de doelstelling.
- Klik in het raster Rollup-velden.
- Klik in de groep Records op Nieuw rollup-veld toevoegen. Het dialoogvenster Rollup-veld wordt geopend.
- Selecteer onder Stap 1: Het rollup-veld opgeven om bij te houden tegen doelen in de lijst Rollup-veld de optie Werkelijke waarde (integer).
- Selecteer onder Stap 2: De details opgeven over de brongegevens waarop een rollup wordt uitgevoerd de waarden recordtype, toestand en status voor de records die u wilt laten retourneren door de query:
- Selecteer in de lijst Bronrecordtype de optie Potentiële klant.
- Selecteer in de lijst Toestand van bronrecordtype de optie Gekwalificeerd.
- Selecteer in de lijst Status van bronrecordtype de optie Gekwalificeerd.
- Selecteer onder Stap 3: Het datumveld opgeven dat de doelperiode bepaalt waarover de rollup van de records wordt uitgevoerd het recordtype en datumveld dat de records beperkt die in de query worden geretourneerd:
- Selecteer in de lijst Recordtype de optie Potentiële klant.
- Selecteer in de lijst Datumveld de optie Gemaakt op.
Het lopende samenvoegveld voor de query maken
Het lopende samenvoegveld voor de query retourneert records van open potentiële klanten die worden geteld als lopende resultaten voor de doelstelling.
- Klik in de groep Records op Nieuw rollup-veld toevoegen. Het dialoogvenster Rollup-veld wordt geopend.
- Selecteer onder Stap 1: Het rollup-veld opgeven om bij te houden tegen doelen in de lijst Rollup-veld de optie Wordt uitgevoerd (integer).
- Selecteer onder Stap 2: De details opgeven over de brongegevens waarop een rollup wordt uitgevoerd de waarden recordtype, toestand en status voor de records die u wilt laten retourneren door de query:
- Selecteer in de lijst Bronrecordtype de optie Potentiële klant.
- Selecteer in de lijst Toestand van bronrecordtype de optie Openen.
- Selecteer in de lijst Status van bronrecordtype de optie Nieuw.
- Selecteer onder Stap 3: Het datumveld opgeven dat de doelperiode bepaalt waarover de rollup van de records wordt uitgevoerd het recordtype en datumveld dat de records beperkt die in de query worden geretourneerd:
- Selecteer in de lijst Recordtype de optie Potentiële klant.
- Selecteer in de lijst Datumveld de optie Gemaakt op.
- Klik op Opslaan en sluiten.
- Klik in het formulier Metrische gegevens van doelstelling op Opslaan en sluiten.
|
Naar boven |
Les 3: De samenvoegquery's maken
In de vorige les hebt u de samenvoegvelden voor de metrische gegevens van de doelstelling ingesteld. Nu stelt u de twee samenvoegquery's in die verwijzen naar deze velden.
De samenvoegquery voor de resultaten maken
- Klik in het navigatiedeelvenster op Verkoop en klik vervolgens op Rollup-query's.
- Klik in de groep Records op Nieuw.
- Typ in het vak Naam Gekwalificeerde potentiële klanten.
- Selecteer in de lijst Entiteitstype de optie Potentiële klant.
- Selecteer in de lijst Eigenaar de eigenaar voor de metrische gegevens van de doelstelling. (In deze zelfstudie is dit Kim Abercrombie.)
- Stel onder Query de queryparameters in voor de opbouwfunctie voor query's:
- Klik op Selecteren en selecteer vervolgens Status in de lijst.
- Selecteer Is gelijk aan in de aangrenzende lijst.
- Wijs met de cursor Waarde invoeren: Status aan en klik vervolgens op De waarden voor dit veld selecteren of wijzigen:
- Voeg in het dialoogvenster Waarden selecteren Gekwalificeerd toe aan Geselecteerde waarden en klik vervolgens op OK.
- Klik in de volgende regel van de opbouwfunctie voor query's op Selecteren en selecteer vervolgens Gemaakt op in de lijst.
- Selecteer Op of voor in de aangrenzende lijst.
- Wijs met de cursor Datum selecteren aan en selecteer vervolgens 31 december in de kalender. (Deze datum is het einde van K4, de periode die u in uw doelstelling bijhoudt.)
- Klik op Records weergeven om de query te testen. Als u records voor potentiële klanten hebt die de veldwaarden bevatten die u hebt opgegeven, worden deze hier geretourneerd.
- Klik op Opslaan en sluiten.
De samenvoegquery voor de lopende resultaten maken
- Klik in de groep Records op Nieuw.
- Typ in het vak Naam Open potentiële klanten.
- Selecteer in de lijst Entiteitstype de optie Potentiële klant.
- Selecteer in de lijst Eigenaar de eigenaar voor de metrische gegevens van de doelstelling.
- Stel onder Query de queryparameters in voor de opbouwfunctie voor query's:
- Klik op Selecteren en selecteer vervolgens Status in de lijst.
- Selecteer Is gelijk aan in de aangrenzende lijst.
- Wijs met de cursor Waarde invoeren: Status aan en klik vervolgens op De waarden voor dit veld selecteren of wijzigen:
- Voeg in het dialoogvenster Waarden selecteren Openen toe aan Geselecteerde waarden en klik vervolgens op OK.
- Klik in de volgende regel van de opbouwfunctie voor query's op Selecteren en selecteer vervolgens Gemaakt op in de lijst.
- Selecteer Op of voor in de aangrenzende lijst.
- Wijs met de cursor Datum selecteren aan en selecteer vervolgens 31 december in de kalender.
- Klik op Records weergeven om de query te testen.
- Klik op Opslaan en sluiten.
- Klik in het formulier Samenvoegquery op Opslaan en sluiten.
|
Naar boven |
Les 4: De bovenliggende doelstelling maken
Nu u de onderdelen hebt gemaakt die deel uitmaken van uw doelstelling, kunt u de bovenliggende doelstelling maken die Ashima zal gebruiken om de onderliggende doelstellingen bij te houden die in de doelstelling worden samengevoegd.
Opmerking
In deze les slaat u het toevoegen van onderliggende doelstellingen in het gedeelte Onderliggende doelstellingen over, ook al zou u nieuwe onderliggende doelstellingen kunnen maken en deze van het formulier toevoegen. In plaats hiervan maakt u onderliggende doelstellingen in Les 5 en koppelt u deze aan deze bovenliggende doelstelling.
Een nieuwe bovenliggende doelstelling maken en de algemene informatie voor de doelstelling toevoegen in het gedeelte Algemeen
- Klik in het navigatiedeelvenster op Verkoop en klik vervolgens op Doelstellingen.
- Klik in de groep Records op Nieuw.
- Typ in het vak Naam Team van Ashima - K4 Gekwalificeerde potentiële klanten.
- Selecteer in de lijst Metrische gegevens van doelstelling de optie K4 Gekwalificeerde potentiële klanten. Deze metrische gegevens hebt u gemaakt in Les 2.
- Selecteer de eigenaar van de doelstelling in de lijst Eigenaar doel. In deze zelfstudie is dit Ashima Singhal.
- Selecteer de manager van de eigenaar van de doelstelling in de lijst Manager.
De tijdsperiode voor de doelstelling instellen in het gedeelte Tijdsperiode
- Selecteer bij Type doelstellingsperiode de optie Boekingsperiode.
- Selecteer in de lijst Boekingsperiode de optie Kwartaal 4.
- Selecteer in de lijst Fiscaal jaar de optie FJ2011.
Het doel voor de doelstelling instellen in het gedeelte Doelen
- Typ in het veld Doel (integer) 500.
De doelstellingscriteria voor het samenvoegen van werkelijke waarden definiëren in het gedeelte Doelstellingscriteria
De doelstellingscriteria die u hier instelt, verwijzen de bovenliggende doelstelling naar de onderliggende doelstellingen voor de samenvoeggegevens.
- Selecteer bij Alleen rollup van onderliggende doelstellingen de optie Ja.
- Selecteer bij Ingestelde record voor rollup de optie Alle.
- Klik op Opslaan en sluiten.
|
Naar boven |
Les 5: Onderliggende doelstellingen maken
In deze les maakt u drie onderliggende doelstellingen en koppelt u deze aan de bovenliggende doelstelling die u hebt gemaakt in Les 4. Wanneer u elke onderliggende doelstelling aan de bovenliggende doelstelling koppelt, zal de onderliggende doelstelling de metrische gegevens en tijdsperiode-instellingen van de bovenliggende doelstelling overnemen.
Een nieuwe onderliggende doelstelling maken en de algemene informatie voor de doelstelling toevoegen in het gedeelte Algemeen
- Klik in het navigatiedeelvenster op Verkoop en klik vervolgens op Doelstellingen.
- Klik in de groep Records op Nieuw.
- Typ in het vak Naam K4 Gekwalificeerde potentiële klanten van Jeff.
- Selecteer in de lijst Bovenliggende doelstelling de optie Team van Kim - K4 Gekwalificeerde potentiële klanten. Deze doelstelling hebt u gemaakt in Les 4.
- Selecteer de eigenaar van de doelstelling in de lijst Eigenaar doel. In deze doelstelling is dit Jeff Wang.
- Selecteer de eigenaar van de doelstelling in de lijst Manager. In deze zelfstudie is dit Ashima Singhal.
Opmerking
Wanneer u een bovenliggende doelstelling selecteert, stelt Microsoft Dynamics CRM de verbinding in door de metrische gegevens van de bovenliggende doelstelling automatisch te selecteren. De metrische gegevens voor de bovenliggende en onderliggende doelstellingen moeten dezelfde zijn.
Het doel voor de doelstelling instellen in het gedeelte Doelen
- Typ in het vak Doel (integer) 165.
De doelstellingscriteria voor het samenvoegen van werkelijke waarden definiëren in het gedeelte Doelstellingscriteria
- Selecteer voor Alleen rollup van onderliggende doelstellingen de optie Nee.
- Selecteer bij Ingestelde record voor rollup de optie Eigendom van eigenaar doel.
- Selecteer in de lijst Rollup-query - Werkelijke waarde (integer) de optie Gekwalificeerde potentiële klanten. Dit is een samenvoegquery die u hebt gemaakt in Les 3.
- Selecteer in de lijst Rollup-query - Wordt uitgevoerd (integer) de optie Open potentiële klanten. Dit is een samenvoegquery die u hebt gemaakt in Les 3.
- Klik op Opslaan en sluiten.
De overige twee onderliggende doelstellingen maken
U kunt de overige twee onderliggende doelstellingen maken met behulp van de bovenstaande procedures. Gebruik de volgende unieke waarden voor de tweede en de derde onderliggende doelstelling:
- Voor de tweede onderliggende doelstelling selecteert u een unieke gebruiker als de eigenaar van de doelstelling (in deze zelfstudie is dit Cesar Garcia) en typt u in het vak Doel (integer) de waarde 170.
- Voor de derde onderliggende doelstelling selecteert u een unieke gebruiker als de eigenaar van de doelstelling (in deze zelfstudie is dit Renee Lo) en typt u in het vak Doel (integer) de waarde 165.
|
Naar boven |
Les 6: De samenvoegfrequentie instellen en de werkelijke waarden weergeven
De doelstelling is nu ingesteld en deze kan worden gebruikt. Doelstellingen worden automatisch geactiveerd wanneer u deze maakt, zodat u niets meer hoeft te doen voordat u ermee aan de slag kunt. Het is echter wel mogelijk dat Ashima de frequentie voor het berekenen van de werkelijke waarden wil wijzigen.
De samenvoegduur van de doelstelling en de frequentie van het terugkeerpatroon instellen
De samenvoegfrequentie van het terugkeerpatroon van de doelstelling bepaalt hoe vaak de samenvoeggegevens worden herberekend voor alle doelstellingen. Microsoft Dynamics CRM beschikt al over standaardwaarden voor de samenvoegduur en de -frequentie, maar u kunt deze instellingen ook wijzigen.
- Klik in het navigatiedeelvenster op Instellingen en klik onder Systeem op Beheer.
- Klik in het gebied Beheer op Systeeminstellingen.
- Klik op het tabblad Doelstellingen.
- Typ in het vak Dagen na de einddatum van de doelstelling waarop de berekening stopt het aantal dagen dat de doelstelling actief moet blijven na het einde van de tijdsperiode die u voor de doelstelling hebt ingesteld.
- Typ in het vak Herhalingsfrequentie van berekening de periode in uren tussen elke automatische rollup.
Belangrijk
De instelling die u hier maakt, is van toepassing op het gehele systeem in Microsoft Dynamics CRM. Zorg ervoor dat de instelling die u hier maakt, geschikt is voor alle doelstellingen die in uw bedrijf worden gebruikt.
- Klik op OK.
De samenvoeggegevens van de doelstelling handmatig herberekenen
Als u niet wilt wachten op de volgende automatische rollup, kunt u de gegevens snel herberekenen op aanvraag.
- Klik in het navigatiedeelvenster op Verkoop en klik vervolgens op Doelstellingen.
- Selecteer in het raster Doelstellingen de doelstelling die u wilt herberekenen.
- Klik in de groep Acties op Herberekenen.
De werkelijke waarden weergeven
U kunt de werkelijke waarden weergeven terwijl deze op twee manieren worden samengevoegd:
- Ga naar het gebied Doelstellingen en geef de doelstelling weer in het raster. Het raster geeft de werkelijke resultaten, de lopende resultaten en het percentage weer die zijn bereikt voor alle doelstellingen die zijn weergegeven.
- Maak een dashboard dat een grafiek met de doelstellingen van uw team weergeeft. Als u een dashboard gebruikt, kunt u snel de voortgang van uw doelstellingen weergeven en de weergave van de gegevens aanpassen.
|
Naar boven |
Verwante koppelingen
Werken met doelstellingen
Werken met metrische gegevens van doelstellingen
Werken met samenvoegquery's
Gebruikersdashboards beheren
