Negen stappen om aan de slag te gaan met het maken van rapporten

De items in dit artikel gaan over de basiselementen om aan de slag te kunnen met het analyseren van gegevens met behulp van rapporten in Microsoft Dynamics CRM. Elke sectie bevat koppelingen naar relevante video's, artikelen of Help-onderwerpen.

1. Leren door kijken

Bekijk de video Video: Rapporten maken en uitvoeren om te leren hoe u bestaande of nieuwe rapporten kunt maken en uitvoeren om klantgegevens te analyseren met de wizard Rapport.

2. Vertrouwd raken met uw opties

U kunt op drie manieren de gegevens analyseren die in Microsoft Dynamics CRM zijn opgeslagen. In de volgende lijst ziet u wanneer u welke manier het best gebruikt:

• Gegevens exporteren naar Microsoft Office Excel.

  Gebruik deze methode wanneer u Excel-functies nodig hebt om gegevens samen te vatten of samen te voegen of wanneer u een draaitabel wilt gebruiken om uw gegevens vanuit verschillende perspectieven te bekijken. U kunt het ook als rapport toevoegen aan Microsoft Dynamics CRM. Telkens als u het opent, worden de gegevens dynamisch bijgewerkt.

• Een standaardrapport of een rapport dat andere gebruikers hebben gemaakt, gebruiken.

  Microsoft Dynamics CRM bevat veel standaardrapporten en bevat mogelijk aangepaste rapporten die speciaal voor uw organisatie zijn gemaakt. Veel van deze rapporten bevatten opties waarmee u kunt filteren, groeperen en sorteren, zodat u de informatie die u zoekt gemakkelijk kunt verzamelen en weergeven.

• Een eigen rapport maken.

  Als u de juiste machtigingen hebt, kunt u zelf een rapport maken met de wizard Rapport, zodat u de gewenste gegevens op een eenvoudige manier kunt terugvinden. Met deze wizard kunt u gegevens uit twee recordtypen tegelijk samenvatten en weergeven.

  Deze werkwijze biedt een aantal voordelen ten opzichte van het exporteren van gegevens naar Excel:

  • Er kunnen tabellen en grafieken worden gemaakt met items waarop u kunt klikken om naar een specifieke record in Microsoft Dynamics CRM te gaan.
  • Gegevens kunnen worden ingedeeld op basis van tijdsinterval of van velden en ze kunnen worden samengevat op basis van totaal, gemiddelde, maximum, minimum of percentage.
  • U kunt bepalen dat records worden weergegeven die het beste of het slechtste aan bepaalde criteria beantwoorden, zoals de 5 minst bestelde producten in de database.
• Gevorderde gebruikers kunnen ook complexere rapporten maken. Dergelijke rapporten worden doorgaans door ervaren rapportontwerpers opgesteld, omdat zij weten hoe een rapportontwikkelomgeving moet worden ingesteld en kennis hebben van Microsoft SQL Server Reporting Services. Zie het artikel Aanpassingen aan rapporten of zie Een aangepast op Fetch-gebaseerd Reporting Services-rapport maken voor meer informatie.

3. U kunt alleen de gegevens weergeven waarvoor u machtiging hebt

Standaard kunnen alle rapporten in Microsoft Dynamics CRM door alle gebruikers worden weergegeven, maar alleen de gegevens waarvoor een gebruiker machtigingen heeft, zijn zichtbaar.

Bijvoorbeeld: een verkoper heeft machtigingen om zijn eigen verkoopkansen te bekijken, maar niet de verkoopkansen van andere verkoopmedewerkers. Een verkoopdirecteur kan dan weer toegang hebben tot de verkoopkansen van alle verkoopmedewerkers voor wie zij verantwoordelijkheid is. Wanneer de verkoper het rapport Verkoop-pipeline dus uitvoert, worden zijn eigen verkoopkansen weergegeven, maar wanneer de verkoopdirecteur dit rapport uitvoert, worden de verkoopkansen van al haar directe medewerkers weergegeven.

4. Rapporten die u nodig hebt, kunt u aanvragen

Als u geen machtiging hebt om rapporten te maken, kunt u uw manager of systeemaanpasser vragen om een specifiek rapport toe te voegen wanneer u dit nodig hebt.

De typen rapporten die u kunt laten toevoegen zijn o.a.:

• Rapporten die met behulp van de wizard Rapport zijn gemaakt
• Een kopie van een bestaand rapport, met verschillende standaardfiltercriteria
• Momentopnamen van Microsoft Dynamics CRM-rapporten op specifieke datums of tijdstippen
• Excel-werkbladen met dynamische vernieuwing van gegevens
• Koppelingen naar webpagina's zoals een Windows SharePoint Services-site

Als u complexere rapporten nodig hebt, moet u iemand raadplegen die vertrouwd is met Microsoft SQL Server Reporting Services. U kunt een partner zoeken via Microsoft Dynamics Partner Solutions.

5. Begrijpen waartoe u machtigingen hebt

Het uitvoeren en maken van rapporten is afhankelijk van de machtigingen die aan uw beveiligingsrol zijn gekoppeld. Een aantal aspecten die met machtigingen kunnen worden gestuurd, zijn:

• Wie een rapport kan maken met de wizard Rapport.
• Wie zijn rapport kan delen met andere personen of teams, of met iedereen binnen de organisatie.

Standaard kunnen alleen bepaalde managers en de systeemaanpasser of systeembeheerder rapporten maken.

Als u wilt weten wat uw machtigingen zijn, kunt u bijvoorbeeld de stappen volgen die worden beschreven in de Help, een video of een artikel die bij een taak hoort. Als een menu-item ontbreekt, hebt u geen machtiging. Bijvoorbeeld: als u de knop Nieuw niet ziet in het gebied Rapporten, hebt u geen machtiging om uw eigen rapport te maken. Om meer te weten over uw machtigingen, kunt u uw gebruikersprofiel weergeven en bekijken welke machtigingen in de beveiligingsrol aan uw Microsoft Dynamics CRM-account zijn toegewezen. Zie het volgende Help-onderwerp voor meer informatie: Rapportmachtigingen.

6. Tips voor het uitvoeren van rapporten

Voer een rapport uit waar u ook bent. Voor de meeste rapporten hoeft u niet naar gebied Rapporten te gaan. Een groot aantal rapporten is bedoeld om te worden uitgevoerd vanaf specifieke records. Voor deze rapporten kunt u dus vanaf om het even waar in Microsoft Dynamics CRM in de groep Gegevens klikken op Rapport uitvoeren en vervolgens klikken op een rapport dat relevant is voor de gegevens die u op dat moment bekijkt.

Klik op een hotspot om naar de record te gaan. Beweeg uw muisaanwijzer over de gegevens in een rapport. Klik erop om naar de record in Microsoft Dynamics CRM te gaan.

Klik op een grafiek om de tabel te bekijken waar het rapport op is gebaseerd. De meeste grafieken zijn zo opgesteld dat u de achterliggende gegevens voor een sectie kunt weergeven door op de betreffende sectie te klikken. U kunt ook op klikken Alles weergeven om de gegevens voor alle secties van de grafiek te zien.

Begrijp hoe u filtercriteria kunt wijzigen. Een filter bepaalt welke records in een rapport worden opgenomen. De meeste rapporten hebben een standaardfilter. Bij sommige rapporten wordt u altijd gevraagd om filtercriteria op te geven voor ze worden weergegeven. Bij ander rapporten moet u op Filter bewerken klikken om de criteria te wijzigen.

7. Tips voor het gebruik van de wizard Rapporten

Een aantal tips om u te helpen bij het maken van uw eerste rapporten:

• Vertrouwd raken met de mogelijkheden van de wizard Rapport:

  Mogelijk	Niet mogelijk
  Gegevens weergeven en groeperen vanaf twee recordtypen. Een resultatentabel weergeven waarin u kunt klikken om de oorspronkelijke record in Microsoft Dynamics CRM te bekijken. Een grafiek weergeven waarin u kunt klikken om de achterliggende tabel te bekijken. Numerieke gegevens samenvatten op basis van gemiddelden, minimale of maximale waarden, percentages of totalen.	Gegevens weergeven en groeperen vanaf meer dan twee recordtypen. Het aantal records tellen.

• Wanneer u een rapport maakt, wordt het toegevoegd aan een lijst met rapporten in Microsoft Dynamics CRM, maar kunt alleen u het bekijken. U hebt zodoende de tijd om het te testen en te verbeteren voordat u het met anderen deelt.
• Wanneer u eerst op Nieuw klikt, wordt een pagina met de eigenschappen van het rapport weergegeven. Klik op Wizard Rapport om de wizard te starten en het rapport te maken.
• Als u gereed bent met het bepalen van de inhoud van het rapport, slaat u het rapport op en bekijkt u een voorbeeld. Als het rapport niet helemaal naar wens is, kunt u de verschillende stappen in de wizard opnieuw doorlopen en het rapport aanpassen.
• Standaard wordt een rapport alleen in gebied Rapporten weergegeven. Als u het op de formulieren of lijsten van specifieke recordtypen wilt weergeven, moet u dit instellen in de sectie Categorisatie van de eigenschappenpagina, niet in de wizard Rapport.

8. Deel een rapport als u tevreden bent over het resultaat

Als u een nieuw rapport maakt met de wizard Rapport, wordt het toegevoegd zodat alleen u het kan bekijken. U kunt het ook beschikbaar stellen voor anderen. Dit kan op twee manieren:

• Als u het rapport wilt delen met specifieke gebruikers of teams, klikt u in de groep Samenwerken op Delen.
• Als u het rapport wilt delen met iedereen binnen uw organisatie, klikt u in de groep Records op Bewerken en stelt u vervolgens op het tabblad Beheer de optie Zichtbaar voor in op Organisatie.

9. Functies die u niet kent...

Maak u vertrouwd met de mogelijkheden, zodat u precies vindt wat u zoekt in Microsoft Dynamics CRM. U zult waarschijnlijk de hulp van een manager of systeemaanpasser moeten inroepen. De meeste mogelijkheden hebben echter betrekking op taken die u snel kunt uitvoeren:

• Rapport plannen. U kunt een rapport plannen zodat het op een specifiek tijdstip wordt uitgevoerd. Dit is een handige functie voor rapporten over de afsluiting van een boekperiode, bijvoorbeeld een wekelijks of een trimestrieel rapport.
• Een kopie van een rapport met een verschillend standaardfilter opslaan. Als een rapport door personen van twee verschillende groepen wordt gebruikt, kunt u het rapport kopiëren en een nieuwe naam geven, en de filtercriteria wijzigen, zodat elke groep een aangepast rapport kan gebruiken.
• Uw eigen categorieën voor rapporten maken. U kunt de rapportcategorieën aan de behoeften van uw organisatie aanpassen en rapporten vervolgens in de nieuwe categorieën indelen. Mogelijk wenst u één rapportcategorie voor elke afdeling van uw organisatie. Ga naar het Help-onderwerp Dialoogvenster Systeeminstellingen - Tabblad Rapportage (in het Engels) voor meer informatie.
• Rapporten maken op basis van processen. U kunt rapporten gebruiken om de prestaties van medewerkers bij vooraf gedefinieerde processen binnen uw organisatie bij te houden. Zo kunt u een werkstroom voor de stappen binnen het leadkwalificatieproces opvolgen door te bekijken hoelang de verschillende leads in elke stap blijven. Ga naar de Microsoft Dynamics CRM-teamblog over Rapport op basis van processen in plaats van alleen gegevens (in het Engels) voor meer informatie.

Verwante koppelingen

Rapporten maken en gebruiken (Help)

Werken met Geavanceerd zoeken (Help)