Belangrijkste stappen om met Microsoft Dynamics CRM voor Outlook aan de slag te gaan

Microsoft Dynamics CRM voor Outlook is een invoegtoepassing voor Outlook die u op uw computer installeert. Met Microsoft Dynamics CRM voor Outlook kunt u Microsoft Dynamics CRM betrekken bij dagelijkse werkzaamheden in Outlook door de Microsoft Dynamics CRM-gebieden weer te geven als mappen in het navigatiedeelvenster van Outlook. Op een paar uitzonderingen na biedt deze invoegtoepassing u alle Microsoft Dynamics CRM-functies, inclusief de functies voor de installatie en configuratie.

Essentiële stappen

1. Microsoft Dynamics CRM voor Outlook op uw pc of laptop downloaden en installeren

   Ga naar Microsoft Dynamics CRM voor Outlook vanaf het Microsoft Downloadcentrum op Microsoft Dynamics CRM 2011 voor Microsoft Office Outlook, bekijk de vereisten en download vervolgens de invoegtoepassing. Volg de instructies op die pagina om de installatie te voltooien.

   Tip

   Klik in de Microsoft Dynamics CRM-webtoepassing op CRM voor Outlook aanschaffen om Microsoft Dynamics CRM voor Outlook te downloaden en te installeren.

2. Microsoft Dynamics CRM voor Outlook configureren

   De Configuratiewizard voor Microsoft Dynamics CRM voor Outlook automatisch starten:

   • Start Outlook opnieuw op nadat de installatie is voltooid.

   -OF-

   De Configuratiewizard voor Microsoft Dynamics CRM voor Outlook handmatig starten:

   Klik in het menu Begin op Alle programma's, klik op Microsoft Dynamics CRM en klik vervolgens op Configuratiewizard.

   U hebt het webadres (URL) nodig van de installatie van Microsoft Dynamics CRM van uw organisatie. Als u de webtoepassing gebruikt, is dit meestal hetzelfde webadres. Neem contact op met de systeembeheerder als u het webadres niet weet.

   Wijzig de opties niet, tenzij u andere instructies hebt van uw systeembeheerder.

3. Toegang krijgen tot Microsoft Dynamics CRM via nieuwe CRM-werkbalken, -menu's en -mappen in Outlook

   Nadat u Microsoft Dynamics CRM voor Outlook hebt geconfigureerd en Outlook opnieuw hebt gestart, hebt u toegang tot functies, hulpmiddelen en informatie van Microsoft Dynamics CRM:

   • In het navigatiedeelvenster worden uw organisatie, uw Microsoft Dynamics CRM-mappen (zoals Werkplek) en uw Microsoft Dynamics CRM-gegevens weergegeven.
   • Outlook 2007 bevat een menu CRM dat toegang biedt tot extra Microsoft Dynamics CRM-functies en -opties. Hieronder vallen ook uw persoonlijke opties, synchronisatie en Help voor Microsoft Dynamics CRM.

     Outlook 2010 bevat een tabblad CRM op het lint en in de Outlook Backstage-weergave.

   • U krijgt snelle toegang tot verschillende Microsoft Dynamics CRM-functies via de werkbalk CRM in Outlook 2007 of het tabblad CRM in Outlook 2007. U kunt de volgende zaken snel uitvoeren:
     • Nieuwe activiteiten en records maken
     • Gegevens synchroniseren
     • Offline of online gaan met Microsoft Dynamics CRM
     • De functie Geavanceerd zoeken gebruiken, waarmee u query's kunt maken om te zoeken naar informatie in Microsoft Dynamics CRM
   • Afzonderlijke Outlook-e-mailberichten, -afspraken en -taken omvatten een groep CRM met opdrachten waarmee u het volgende kunt doen:
     • E-mailberichten, afspraken en taken omzetten naar andere Microsoft Dynamics CRM-recordtypen
     • Koppelingen aan andere Microsoft Dynamics CRM-records toevoegen via verbindingen
     • De record van het geselecteerde item in Microsoft Dynamics CRM openen

     Afzonderlijke Outlook-items, zoals e-mailberichten of afspraken, bevatten ook een deelvenster Microsoft Dynamics CRM met een optie om snel de gekoppelde Microsoft Dynamics CRM-record te openen en informatie over het al dan niet bijhouden van het item in Microsoft Dynamics CRM.

4. Uw e-mailopties in uw persoonlijke Microsoft Dynamics CRM voor Outlook-opties instellen

   Als uw organisatie gebruikmaakt van werkstromen, afdruk samenvoegen of andere geautomatiseerde systeemtaken, moet u persoonlijke opties instellen zodat in Microsoft Dynamics CRM Microsoft Dynamics CRM voor Outlook wordt gebruikt om een e-mailbericht in uw naam te verzenden.

   1. Als u Microsoft Office Outlook 2007 hebt geïnstalleerd:
      • Klik in het menu CRM op Opties.

      -OF-

      Als u Outlook 2010 hebt geïnstalleerd:

      • Klik op Bestand, klik op het tabblad CRM en klik vervolgens op Opties.
   2. Klik in het dialoogvenster Persoonlijke opties instellen op het tabblad E-mailadres. Schakel het selectievakje Toestaan dat Microsoft Dynamics CRM e-mail verzendt met Microsoft Dynamics CRM voor Outlook in.
5. Uw Outlook-contactpersonen weergeven in Microsoft Dynamics CRM

   Ga als volgt te werk om contactpersonen bij te houden in Outlook:

   • Open één contactpersoonrecord of selecteer verschillende contactpersoonrecords. Afhankelijk van de vraag of u Microsoft Office Outlook 2007 of Microsoft Office Outlook 2010 hebt geïnstalleerd en of u één of meerdere contactpersoonrecords hebt geopend, klikt u vervolgens op Bijhouden of Bijhouden in CRM. Als u het bedrijf dat wordt vermeld in de Outlook-record wilt opnemen als de bovenliggende accountrecord in Microsoft Dynamics CRM, stelt u dit in op het tabblad Synchronisatie.

     Meer informatie: Stel de synchronisatieopties in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook in.

   -OF-

   De Wizard Contactpersonen toevoegen gebruiken

   • Als <ms_Outlook_short_2007> is geïnstalleerd, start u de wizard door in het menu CRM op Contactpersonen toevoegen te klikken.
   • Als u Outlook 2010 hebt geïnstalleerd, klikt u op Bestand Klik op de tab CRM. Klik op Contactpersonen importeren en vervolgens op Contactpersonen toevoegen. Als u het bedrijf dat wordt vermeld in de record wilt opnemen als de bovenliggende accountrecord in Microsoft Dynamics CRM, stelt u dit in de wizard in.

     Meer informatie:Outlook-contactpersonen toevoegen aan Microsoft Dynamics CRM met de wizard Contactpersonen toevoegen

6. Outlook-taken bijhouden als Microsoft Dynamics CRM-activiteiten

   In Outlook opent u één taak of selecteert u verschillende taken in de lijst met taken en klikt u vervolgens op de knop Bijhouden.

   In een open taak kunt u klikken op de pijl op de knop Bijhouden om het type Microsoft Dynamics CRM-activiteitsrecord, bijvoorbeeld een brief, te selecteren dat in Microsoft Dynamics CRM is gemaakt en aan het taakitem is gekoppeld. Anders houdt Microsoft Dynamics CRM de taak bij als een Microsoft Dynamics CRM-taak.

7. De Microsoft Dynamics CRM-record instellen en weergeven in Outlook

   Nadat u een record (contactpersoon, e-mailbericht of taak) hebt bijgehouden, klikt u op Betreft instellen om de record op te zoeken en te koppelen aan een andere Microsoft Dynamics CRM-record. Dit kan een account of een aanvraag zijn. Klik in het deelvenster Microsoft Dynamics CRM op de koppeling naast Betreft om de Microsoft Dynamics CRM-record te openen.

   Als u op de verkeerde record klikt, klikt u op Betreft instellen om een andere record te kiezen.

8. Toegang krijgen tot Microsoft Dynamics CRM-e-mailadressen via Microsoft Dynamics CRM voor Outlook

   Wanneer u een nieuw e-mailbericht opstelt in Outlook, klikt u op Aan om het Adresboek te openen. E-mailadressen uit uw Microsoft Dynamics CRM-records worden vermeld in het Adresboek.

   Selecteer in de lijst van het Adresboek eerst het Microsoft Dynamics CRM-recordtype waarop u de lijst wilt filteren. Klik vervolgens op het gewenste veld.

Als u een upgrade vanaf Microsoft Dynamics CRM 4.0 voor Outlook hebt uitgevoerd

• Het Gebied Instellingen en het gebied Serviceagenda zijn beschikbaar in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook. De meeste Microsoft Dynamics CRM-functies zijn beschikbaar in het navigatiedeelvenster van Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.

Verwante koppelingen

Uw Outlook-contactpersonen importeren in Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM voor Outlook configureren