9 trinn for å komme i gang med rapportering

Elementene i denne artikkelen dekker det grunnleggende for å komme i gang med å analysere data og bruke rapporter i Microsoft Dynamics CRM Online. Hver del har koblinger til relevante videoer, artikler eller hjelpeemner.

1. Lær ved å se

Se Video: Opprette og kjøre rapporter for å lære hvordan du kan opprette og kjøre eksisterende eller nye rapporter for å analysere kundedata ved hjelp av rapportveiviseren.

2. Kjenn til alternativene dine

Du kan analysere data lagret i Microsoft Dynamics CRM Online på tre måter. Denne listen viser når de forskjellige metodene bør brukes:

• Eksportere data til Microsoft Office Excel.

  Bruk denne metoden når du trenger Excel-funksjoner til å oppsummere eller aggregere data eller vil bruke en pivottabell til å vise dataene fra forskjellige perspektiver. Du kan også legge dem til i Microsoft Dynamics CRM Online som en rapport. Dataene kan oppdateres dynamisk hver gang du åpner det.

• Bruk en standardrapport eller en rapport som er opprettet av andre brukere.

  Microsoft Dynamics CRM Online inneholder mange standardrapporter og kan inneholde egendefinerte rapporter konfigurert spesielt for organisasjonen du tilhører. Mange av disse rapportene inneholder filtrerings-, grupperings- og sorteringsalternativer som er til hjelp når du skal samle inn og vise bare den informasjonen du trenger.

• Lag din egen rapport.

  Hvis du har den aktuelle tillatelsen, kan du enkelt opprette en rapport med rapportveiviseren for å hente bare den informasjonen du trenger. Du kan bruke veiviseren til å oppsummere og vise data fra to typer oppføringer samtidig.

  Denne metoden har en del fordeler i forhold til å eksportere data til Excel:

  • Den kan brukes til å opprette tabeller og diagrammer der du kan klikke et element for å gå direkte til en bestemt oppføring i Microsoft Dynamics CRM Online.
  • Dataene kan grupperes etter tidsintervaller eller hvilket som helst felt og oppsummeres etter sum, gjennomsnitt, maksimum, minimum eller prosentverdi.
  • Du kan velge om du vil vise oppføringer med bare ett eller minst ett vilkår, for eksempel de fem produktene som har færrest ordrer tilordnet seg.
• Avanserte brukere kan også opprette mer komplekse rapporter. Dette blir vanligvis gjort av en erfaren rapportutformer fordi det krever konfigurasjon av et rapportutviklingsmiljø og kunnskap om Microsoft SQL Server Reporting Services. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Rapporttilpassinger eller Opprette en egendefinert Fetch-basert Reporting Services-rapport.

3. Du kan bare se dataene du har tillatelse til å vise

Som standard er alle rapportene i Microsoft Dynamics CRM Online synlige for alle brukere, men den som kjører en rapport, ser bare dataene den aktuelle personen har tillatelse til å vise.

En selger kan for eksempel ha tillatelse til å se sine egne salgsmuligheter, men ikke salgsmuligheter som tilhører andre selgere, mens en salgsleder kan ha tillatelse til å vise salgsmulighetene for alle selgere som rapporterer til seg. Når selgeren kjører Salgsforløp-rapporten, vises derfor bare egne salgsmuligheter, men når en slagsleder kjører den samme rapporten, vises salgsmulighetene for alle direkte underordnede til lederen.

4. Be om en rapport hvis du trenger en

Hvis du ikke har tillatelse til å opprette rapporter, kan du vurdere om du skal be lederen din eller systemtilpasseren om å legge til en bestemt rapport du trenger.

Følgende er noen av rapporttypene som kan legges til:

• Rapporter opprettet med Rapportveiviser.
• En kopi av en eksisterende rapport, men med andre standard filtreringsvilkår.
• Excel-regneark som oppdaterer data dynamisk.
• Koblinger til websider, for eksempel et Windows SharePoint Services-område.

Hvis du trenger mer komplekse rapporter, må du finne en erfaren bruker av Microsoft SQL Server Reporting Services. Et godt sted å starte er Microsoft Dynamics Partner Solutions.

5. Forstå hva du har tillatelse til å gjøre

Kjøring og opprettelse av rapporter styres av tillatelsene i sikkerhetsrollen du er tilordnet. Her er noen av de ulike tingene tillatelser kan styre:

• Hvem som kan opprette en rapport med Rapportveiviser.
• Hvem som kan dele en rapport vedkommende oppretter, med bestemte andre personer eller team eller med alle i organisasjonen.

Som standard kan bare noen ledere, systemtilpasseren og den systemansvarlige opprette rapporter.

Du kan finne ut hvilke oppgaver du kan utføre, ved å følge fremgangsmåten i Hjelp, en video eller en artikkel for å utføre en oppgave. Hvis et menyelement mangler, har du ikke tillatelse til å bruke det. Hvis det for eksempel ikke finnes noen Ny -knapp i Rapporter-området, har du ikke tillatelse til å opprette en egen rapport. Hvis du vil se nærmere på tillatelsene dine, viser du brukerprofilen for å se hvilke tillatelser du har i sikkerhetsrollen som er knyttet til Microsoft Dynamics CRM Online-kontoen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se emnet Rapporttillatelser i Hjelp.

6. Tips for kjøring av rapporter

Kjør en rapport der du befinner deg. Du trenger ikke gå til Rapporter-området for å kjøre dem. Mange rapporter er ment å kjøres på bestemte oppføringer, så uansett hvor du er i Microsoft Dynamics CRM Online, kan du klikke Kjør rapport i Data-gruppen, og deretter klikke en rapport som passer for dataene du vil vise.

Klikke på et aktiveringspunkt for å gå til oppføringen. Skyv musen over dataene i en rapport, og du får se at markøren endres når du kommer over et aktiveringspunkt. Klikk for å åpne Microsoft Dynamics CRM Online-oppføringen.

Klikke på et diagram for å vise tabellen som ble brukt til å opprette rapporten. De fleste diagrammer er konfigurert slik at du kan vise de underliggende dataene for en del ved å klikke på delen. Du kan også klikke Vis alle for å vise dataene for alle diagramdelene.

Forstå hvordan du endrer filtreringsvilkårene. Et filter definerer hvilke oppføringer som skal tas med i en rapport. De fleste rapporter har et standardfilter. I enkelte rapporter blir du bedt om å oppgi filtreringsvilkår før rapporten vises. I andre rapporter må du klikke Rediger filter for å endre vilkårene.

7. Tips for bruk av rapportveiviseren

Her er noen tips som kan være til hjelp når du skal opprette de første rapportene:

• Sett deg inn i hva du kan og ikke kan gjøre med Rapportveiviser:

  Mulig	Ikke mulig
  Vise og gruppere data fra to oppføringstyper. Vise en tabell med resultater som du kan klikke på for å vise den opprinnelige oppføringen i Microsoft Dynamics CRM Online. Vise et diagram som du kan klikke på for å vise den underliggende tabellen. Oppsummere talldata ved å vise gjennomsnitt, minimum, maksimum eller prosentandel av totalen.	Vise og gruppere data fra flere enn to oppføringstyper. Telle antall oppføringer.

• Når du oppretter en rapport, legges den til i rapportlisten i Microsoft Dynamics CRM Online slik at bare du kan vise den. Det betyr at du har tid til å eksperimentere og få den riktig før du deler den med andre.
• Når du klikker Ny første gang, vises en egenskapsside for rapporten. Du må klikke Rapportveiviser for å starte veiviseren og faktisk opprette en rapport.
• Når du har definert hva som skal være med i rapporten, lagrer du rapporten, og deretter forhåndsviser du den. Hvis den ikke viser akkurat det du trenger, går du gjennom veiviseren på nytt og gjør endringer.
• Som standard vises en ny rapport bare i Rapporter-området. Hvis du vil at den skal vises i skjemaer eller lister for bestemte oppføringstyper, må du eksplisitt angi dette under Kategorisering på egenskapssiden for rapporten i stedet for i Rapportveiviser.

8. Del rapporten med andre hvis du ender opp med en god rapport

Alle nye rapporter som du oppretter med Rapportveiviser, legges til slik at den er synlig bare for deg. Du har to alternativer når du vil gjøre den tilgjengelig for andre:

• Hvis du vil dele rapporten med bestemte brukere eller team, klikker du Del i Samarbeid-gruppen.
• Hvis du vil at alle i organisasjonen skal kunne vise rapporten, klikker du Rediger i Oppføringer-gruppen, og deretter angir du Organisasjon for Kan vises av i kategorien Administrasjon .

9. Funksjoner du kanskje ikke kjenner til ...

Få kjennskap til mulighetene slik at du kan få akkurat det du trenger fra Microsoft Dynamics CRM Online. Disse krever sannsynligvis en handling fra en leder eller systemtilpasser, men de fleste er oppgaver som er raske å utføre:

• Lagre en kopi av en rapport med et annet standardfilter. Hvis samme rapport skal brukes på ulike måter av personer i to ulike grupper, kopierer du rapporten, gir den nytt navn og endrer filtervilkårene slik at hver gruppe får en tilpasset rapport.
• Lag dine egne kategorier for rapporter. Rapportkategoriene kan tilpasses i organisasjonen, og deretter kan rapporter sorteres på nytt i de nye kategoriene. Du kan for eksempel ha én rapportkategori for hver avdeling. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se emnet Dialogboksen Systeminnstillinger – kategorien Rapportering i Hjelp.
• Opprett rapporter basert på prosesser. Du kan bruke rapporter til å spore hvordan personer ligger an, ved å bruke forhåndsdefinerte prosesser i organisasjonen. Hvis du for eksempel har en arbeidsflyt relatert til faser i kvalifisering av kundeemner, kan du se hvor lenge hvert kundeemne befinner seg i hver fase. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se oppføringen Rapporter på prosesser, ikke bare data i bloggen for Microsoft Dynamics CRM Online-teamet (kan være på engelsk).

Beslektede koblinger

Opprette og arbeide med rapporter (hjelp)

Arbeide med Avansert søk (hjelp)