Passaggi fondamentali per iniziare con Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook

Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook è un componente aggiuntivo per Outlook che si installa nel computer. Con Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook è possibile integrare Microsoft Dynamics CRM Online nelle attività quotidiane svolte in Outlook grazie alla possibilità di visualizzare le aree di Microsoft Dynamics CRM Online come sottocartelle nelle cartelle di posta di Outlook riquadro di navigazione. Con poche eccezioni, questo componente aggiuntivo rende disponibili tutte le funzionalità di Microsoft Dynamics CRM Online, incluse le funzionalità di installazione e configurazione.

Passaggi fondamentali

1. Scaricare e installare Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook nel computer desktop o laptop

   È possibile installare Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook direttamente dall'applicazione Web Microsoft Dynamics CRM Online. Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook verrà inoltre configurato tramite l'Installazione guidata per l'utilizzo nell'organizzazione.

   • Sulla Barra messaggi fare clic su Scarica CRM per Outlook e quindi seguire le istruzioni nell'installazione guidata.

     Nota

     Se questo pulsante non è visualizzato, è possibile che Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook sia già installato oppure che l'amministratore abbia rimosso questa opzione.

2. Accedere a Microsoft Dynamics CRM Online tramite le nuove barre degli strumenti, le nuove cartelle e i nuovi menu di CRM in Outlook

   Dopo aver configurato Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook e riavviato Outlook è possibile accedere alle funzionalità, agli strumenti e alle informazioni di Microsoft Dynamics CRM Online:

   • Nel riquadro di navigazione vengono visualizzati l'organizzazione, le cartelle di Microsoft Dynamics CRM Online (come Area di lavoro) e i dati di Microsoft Dynamics CRM Online.
   • Outlook 2007 include un menu CRM che consente di accedere a ulteriori funzionalità e opzioni di Microsoft Dynamics CRM Online, tra le quali le opzioni personali, la sincronizzazione e la Guida di Microsoft Dynamics CRM Online.

     In Outlook 2010 è disponibile una scheda CRM sulla barra multifunzione e nella visualizzazione Backstage di Outlook.

   • È possibile accedere rapidamente a molte funzionalità di Microsoft Dynamics CRM Online mediante la barra degli strumenti CRM in Outlook 2007 o la scheda CRM in Outlook 2007. È possibile eseguire rapidamente le operazioni seguenti:
     • Creare nuovi impegni e record
     • Sincronizzare i dati
     • Attivare la modalità offline o online con Microsoft Dynamics CRM Online
     • Accedere alla funzionalità ricerca avanzata, che consente di creare query per la ricerca di informazioni in Microsoft Dynamics CRM Online
   • Per i singoli messaggi di posta elettronica, appuntamenti e attività di Outlook è disponibile un gruppo CRM con comandi che consentono di eseguire le operazioni seguenti:
     • Convertire i messaggi di posta elettronica, gli appuntamenti e le attività in altri tipi di record di Microsoft Dynamics CRM Online
     • Aggiungere collegamenti ad altri record di Microsoft Dynamics CRM Online tramite le connessioni
     • Aprire il record dell'elemento selezionato in Microsoft Dynamics CRM Online

     Singoli elementi di Outlook, ad esempio messaggi di posta elettronica o appuntamenti, includono inoltre un riquadro Microsoft Dynamics CRM che consente di aprire con rapidità il record di Microsoft Dynamics CRM Online collegato e di visualizzare informazioni sull'eventuale registrazione dell'elemento in Microsoft Dynamics CRM Online.

3. Impostare le opzioni relative alla posta elettronica nelle opzioni personali di Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook

   Se nell'organizzazione si utilizza il flusso di lavoro, la stampa unione o altri processi di sistema automatizzati, è necessario impostare le opzioni personali per consentire a Microsoft Dynamics CRM Online all'interno di Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook di inviare un messaggio di posta elettronica a nome dell'utente.

   1. Se è installato Microsoft Office Outlook 2007:
      • Scegliere Opzioni dal menu CRM.

      -OPPURE-

      Se è installato Outlook 2010:

      • Fare clic su File, fare clic sulla scheda CRM e quindi fare clic su Opzioni.
   2. Nella finestra di dialogo Impostare opzioni personali fare clic sulla scheda Posta elettronica. Selezionare la casella di controllo Consenti a Microsoft Dynamics CRM di inviare messaggi di posta elettronica tramite Microsoft Dynamics CRM per Outlook.
4. Inserire i contatti di Outlook in Microsoft Dynamics CRM Online

   I modi più semplici per utilizzare i contatti di Outlook in Microsoft Dynamics CRM Online sono la registrazione dei contatti o l'utilizzo dell'Procedura guidata per l'aggiunta di contatti di Outlook.

   Per registrare i contatti in Outlook:

   • Aprire il record di un contatto oppure selezionare alcuni record di contatti. Fare clic su Registra o su Registra in CRM a seconda che sia installato Microsoft Office Outlook 2007 o Microsoft Office Outlook 2010 e che si desideri aprire uno o più contatti. Se si desidera includere la società elencata nel record di Outlook come record di account padre in Microsoft Dynamics CRM Online, impostare questa opzione nella scheda Sincronizzazione.

     Ulteriori informazioni: Impostare opzioni di sincronizzazione in Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook.

   -OPPURE-

   Utilizzare l'Procedura guidata per l'aggiunta di contatti di Outlook.

   • Per avviare la procedura guidata, se è installato <ms_Outlook_short_2007>, scegliere Aggiungi contatti dal menu CRM.
   • Se invece è installato Outlook 2010, scegliere File. Fare clic sulla scheda CRM. Fare clic su Importa contatti e quindi su Aggiungi contatti. Se si desidera includere la società elencata nel record come record di account padre in Microsoft Dynamics CRM Online, impostare questa opzione nella procedura guidata.

   Ulteriori informazioni: Aggiungere contatti di Outlook in Microsoft Dynamics CRM Online con l'Aggiunta guidata contatti

5. Registrare le attività di Outlook come impegni di Microsoft Dynamics CRM Online

   In Outlook aprire un'attività o selezionare alcune attività dall'elenco di attività, quindi fare clic sul pulsante Registra.

   In un'attività aperta è possibile fare clic sulla freccia sul pulsante Registra per selezionare il tipo di record di impegno di Microsoft Dynamics CRM Online, ad esempio una lettera, che viene creato in Microsoft Dynamics CRM Online e collegato all'elemento attività. In caso contrario, l'attività verrà registrata in Microsoft Dynamics CRM Online come attività di Microsoft Dynamics CRM Online.

6. Impostare e visualizzare il record relativo al tema di Microsoft Dynamics CRM Online da Outlook

   Dopo aver registrato un record (relativo a un contatto, a un messaggio di posta elettronica o a un'attività), fare clic su Imposta tema per cercare il record e collegarlo a un altro record di Microsoft Dynamics CRM Online, ad esempio a un account o a un caso. Nel riquadro Microsoft Dynamics CRM fare clic sul collegamento accanto a Tema per aprire il record di Microsoft Dynamics CRM Online.

   Se si fa clic su un record non corretto, fare clic su Imposta tema per scegliere un altro record.

7. Accedere agli indirizzi di posta elettronica di Microsoft Dynamics CRM Online da Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook

   Quando si crea un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook, fare clic su A per aprire la Rubrica. Gli indirizzi di posta elettronica dai record di Microsoft Dynamics CRM Online sono elencati nella Rubrica.

   Nell'elenco Rubrica selezionare prima di tutto il tipo di record di Microsoft Dynamics CRM Online per filtrare l'elenco e quindi fare clic sull'indirizzo di posta elettronica desiderato.

Se è stato eseguito l'aggiornamento da Microsoft Dynamics CRM 4.0 per Outlook

• L'area Impostazioniarea e l'area Calendario servizi sono disponibili in Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook. La maggiore parte delle funzionalità di Microsoft Dynamics CRM Online sono disponibili nel riquadro di navigazione di Microsoft Dynamics CRM Online per Outlook.

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