Esercitazione: Importare i dati dei contatti di Outlook che includono categorie

Poiché Microsoft Dynamics CRM è strutturato in modo diverso da Microsoft Office Outlook, sono necessari passaggi di pianificazione e preparazione aggiuntivi prima di poter importare contatti di Outlook che contengono dati nel campo Categorie.

• In Microsoft Dynamics CRM non esiste alcun campo corrispondente al campo Categorie di Outlook. Per questo motivo, è necessario stabilire dove eseguire il mapping dei dati.
• Outlook consente l'archiviazione di più valori nel campo Categorie, mentre la maggior parte dei campi con cui si potrebbe eseguire il mapping dei dati in Microsoft Dynamics CRM consente un solo valore. Sarà pertanto necessario dividere la colonna Categorie in colonne distinte con un valore in ogni colonna.

In questa esercitazione vengono identificate le domande che è necessario porsi per quanto riguarda i dati e vengono illustrate diverse alternative per l'importazione dei dati.

Nota

Per alcune delle opzioni descritte è necessario l'intervento dell'amministratore di sistema o dell'addetto alla personalizzazione del sistema in quanto richiedono autorizzazioni in genere disponibili solo per gli utenti con il ruolo di sicurezza Amministratore di sistema o Addetto personalizzazione sistema.

Lezione 1: Eseguire il mapping dei dati delle categorie di Outlook

Esaminare i dati di Outlook per determinare come sono stati categorizzati i contatti. Per eseguire questo controllo nel modo più semplice, è consigliabile utilizzare Outlook:

• In Outlook 2007:
  1. Nel riquadro di spostamento per Contatti selezionare la visualizzazione Per categoria.
  2. Scegliere Espandi/Comprimi gruppi dal menu Visualizza e quindi fare clic su Comprimi tutti i gruppi.
• In Outlook 2010, in Contatti, passare alla visualizzazione elenco e quindi ordinare l'elenco per categoria.
  1. Fare clic sulla scheda Visualizza. Nel gruppo Visualizzazione corrente fare clic sul pulsante Cambia visualizzazione e quindi su Elenco.
  2. Nel gruppo Disposizione fare clic su Categorie.
  3. Nel gruppo Disposizione fare clic su Espandi/comprimi e quindi su Comprimi tutti i gruppi.

In questo modo verranno visualizzati tutti i valori categoria di cui è necessario eseguire il mapping con Microsoft Dynamics CRM.

Porsi le domande seguenti:

1. I dati relativi ai contatti di Outlook corrispondono a più di un tipo di record di Microsoft Dynamics CRM? Sono ad esempio presenti contatti categorizzati come account e altri come lead?

   In caso affermativo, vedere "Lezione 2: Dividere i dati esportati per tipo di record in base ai valori categoria" più avanti in questa esercitazione.

2. Nel campo Categorie sono archiviati più valori? Nel campo Categorie di un record potrebbero ad esempio essere presenti i valori seguenti:
   • Account, Cliente fedele, Ristorante
   • Lead, Alto

   In caso affermativo, vedere "Lezione 3: Separare valori multipli nella colonna Categorie" più avanti in questa esercitazione.

3. L'implementazione di Microsoft Dynamics CRM della società include un campo o un valore di campo per ogni categoria di Outlook? Se, ad esempio, sono presenti le categorie "Priorità 1" e "Priorità 2", è disponibile un campo di Microsoft Dynamics CRM con gli stessi valori esatti?

   Esistono vari campi predefiniti di Microsoft Dynamics CRM che potrebbero corrispondere alle categorie di Outlook:

   • Campo Posizione o Ruolo nel tipo di record Contatto.
   • Campo Tipo relazione, Categoria o Settore nel tipo di record Account.
   • Campo Posizione, Livello di interesse, Settore o Fonte nel tipo di record Lead.

   L'organizzazione potrebbe aver già personalizzato Microsoft Dynamics CRM e aggiunto altri campi o valori di campo che è possibile utilizzare. Per verificare quali altri campi sono disponibili, aprire Microsoft Dynamics CRM e cercare i moduli per l'immissione di record per nuovi contatti, lead e account.

   Se non sono presenti campi esistenti corrispondenti a ogni valore di categoria, è possibile personalizzare Microsoft Dynamics CRM in modo che corrisponda ai dati di Outlook. Vedere "Lezione 4: Personalizzare Microsoft Dynamics CRM" più avanti in questa esercitazione.

Creare un foglio di calcolo utilizzando le colonne seguenti per organizzare il mapping di ogni valore categoria:

Lezione 2: Dividere i dati esportati per tipo di record in base ai valori categoria

Se i dati esportati da Outlook includono record che appartengono a più di un tipo di record di Microsoft Dynamics CRM, è necessario dividere il file dei dati esportati in file distinti, uno per ogni tipo di record.

• Inserire tutti i record che diventeranno account in un file Account.csv.
• Inserire tutti i record che diventeranno contatti in un file Contatti.csv.
• Inserire tutti i record che diventeranno lead in un file Lead.csv.

Il metodo più semplice per eseguire questa operazione è il seguente:

1. Creare tre copie del file CSV esportato da Outlook. Rinominare i file in Account.csv, Contatti.csv e Lead.csv.
2. Aprire ogni file in Excel, ordinare i dati in base alla colonna Categorie e quindi eliminare i dati che non verranno importati nel tipo di record in questione.
3. Importare ogni file separatamente.

Lezione 3: Separare valori multipli nella colonna Categorie

Se nella colonna Categorie sono presenti valori multipli, è necessario creare nuove colonne e quindi dividere i dati in modo che sia presente un solo valore in ogni colonna. Ogni colonna rappresenta un campo di Microsoft Dynamics CRM in cui verranno inseriti i dati.

In un record mappato a Posizione e Ruolo in Contatti potrebbero ad esempio essere presenti due categorie. Eseguire la procedura seguente:

1. Aprire il file CSV esportato in Excel.
2. Creare due copie della colonna Categorie, modificando l'intestazione di una colonna in Posizione e l'altra in Ruolo.
3. Pulire i dati in ogni colonna in modo che sia presente un solo valore per ogni record.

File Contatti.csv originale

Nuovo file Contatti.csv con una colonna per ogni valore categoria

Lezione 4: Personalizzare Microsoft Dynamics CRM

Nota

Le personalizzazioni riflettono in genere il modo in cui tutti gli utenti dell'organizzazione desiderano organizzare i dati, pertanto quando si progettano modifiche è necessario attenersi ai processi in uso nell'organizzazione. L'esecuzione effettiva delle personalizzazioni richiede autorizzazioni in genere disponibili solo per i ruoli di sicurezza Amministratore di sistema e Addetto personalizzazione sistema.

È possibile considerare diverse opzioni:

• Modificare un elenco a discesa esistente o crearne uno nuovo.
  • Spesso è necessario semplicemente aggiungere nuovi valori a un elenco a discesa esistente. Potrebbe ad esempio essere necessario aggiungere un nuovo settore al campo Settore. Questa operazione è semplice e richiede pochi minuti.
  • Potrebbe essere necessario un nuovo elenco a discesa. Questa operazione è un po' più complessa in quanto il nuovo campo non viene visualizzato automaticamente nei report.

  Ulteriori informazioni: Configurare i campi di tipo set di opzioni (elenchi a discesa)

• Creare un nuovo campo a due opzioni per ogni categoria.

  Se i dati sono stati archiviati in cinque categorie nei dati di Outlook, ad esempio, potrebbe essere necessario disporre di cinque campi con i valori Sì/No o Vero/Falso. In questo modo è possibile semplificare la ricerca e l'esecuzione di report sui record di ogni categoria. Ulteriori informazioni: Informazioni sui campi delle entità.

• Creare un nuovo campo di tipo lookup.

  Se l'elenco di categorie è in continuo aumento, prendere in considerazione la possibilità di utilizzare un'entità personalizzata per i valori categoria e creare un campo di tipo lookup. Questo tipo di campi consente agli utenti di fare riferimento a un record in un altro tipo di record (entità) o di collegarlo. Ulteriori informazioni: Informazioni sui campi delle entità, Informazioni sulle relazioni di entità gerarchiche e Creare o modificare campi per un'entità.

  Questa operazione è più complessa. Se si decide di utilizzare questo metodo, dopo aver impostato il campo di tipo lookup in Microsoft Dynamics CRM, sarà necessario separare il file esportato di Outlook in due file, con le informazioni sulle categorie in un file separato. Ulteriori informazioni: Importare i dati dei contatti di Outlook che includono note.

Dopo aver completato la personalizzazione di Microsoft Dynamics CRM, è possibile eseguire il mapping dei dati delle Categorie di Outlook e procedere con l'organizzazione dei dati esportati per l'importazione.

Collegamenti correlati

Articoli relativi all'importazione di record

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