Jegyzeteket tartalmazó Outlook-kapcsolattartói adatok importálása

Mivel a Microsoft Dynamics CRM és a Microsoft Office Outlook adatainak szerkezete eltér, ezért további előkészítő lépéseket kell végrehajtani ahhoz, hogy az Outlook névjegyeit, amelyek adatokat tartalmaznak a Jegyzetek mezőben, importálni lehessen.

A Microsoft Dynamics CRM rendszerben a jegyzeteket a Jegyzetek bejegyzéstípus tárolja, nem a kapcsolattartó-bejegyzés egyik mezője.

A folyamat első lépéseként egy vesszővel tagolt (CSV) formátumú fájlba kell exportálni az Outlook névjegyeit, követve az „Outlook-kapcsolattartók exportálása .csv fájlba” című eljárást, amelyet A névjegyek importálása az Outlook programból a Microsoft Dynamics CRM programba cikk tartalmaz.

Megjegyzésdoc_aboutgetstartedEz az Első lépések ablaktábla

Vegye fel a Jegyzetek mezőt az exportált mezők listájába.

Az exportált adatokat külön fájlokra kell bontani az importálás előtt: az egyik fájlnak kell tartalmaznia az összes névjegyet, és egy másiknak a jegyzeteket.

Ez a cikk útmutatást ad az adatok két külön fájlba való felosztásához és azok importálásához.

Az exportált adatok két fájlba való felosztása

A legkönnyebben úgy lehet két fájlba felosztani az exportált adatokat, hogy másolatot készít az exportált Kapcsolattartok.csv fájlról. A másolatot nevezze át Jegyzetek.csv névre.

A Kapcsolattartok.csv fájl előkészítése

• Nyissa meg a Kapcsolattartok.csv fájlt, és törölje a Jegyzetek oszlopot.

A Jegyzetek.csv fájl előkészítése

1. Nyissa meg a Jegyzetek.csv fájlt, és az Utónév, a Vezetéknév és a Jegyzetek és tevékenységek oszlop kivételével törölje az összes oszlopot.
2. Egyesítse az Utónév és a Vezetéknév oszlopot egy Teljes név nevű oszlopban.
   • Határozza meg, hogyan tárolja a Microsoft Dynamics CRM rendszer a Teljes név adatait. Ennek legegyszerűbb módja az, ha megnyitja a Kapcsolattartók területet a Microsoft Dynamics CRM alkalmazásban, és megnézi, hogy a Teljes név oszlopban „Utónév, vezetéknév” vagy „Vezetéknév, utónév” formátumban vannak-e tárolva a nevek. Az általános formátum az „Utónév, vezetéknév”. A Teljes név oszlopnak igazodnia kell a Microsoft Dynamics CRM beállításához.
   • Ha a két oszlop Excel programmal történő egyesítéséhez segítségre van szükséges, akkor olvassa el az Utó- és vezetéknevek egyesítése című témakört az Excel 2007, vagy a Két vagy több oszlop egyesítése függvény használatával című témakört az Excel 2010 súgójában.
3. Nevezze át a Jegyzetek és tevékenységek oszlopot Leírás névre.
4. Nevezze át a Teljes név oszlopot Kapcsolódó elemek névre.
5. Adjon hozzá egy Cím nevű oszlopot. Ha ezt nem teszi meg, az összes jegyzet alapértelmezett címe a következő lesz:

   „Jegyzet létrehozva: dátum, idő – név”

   Ha a címnél valami mást részesítene előnyben – például „Áttelepítve az Outlookból” –, akkor írja ezt az értéket az összes sorban a Cím oszlopba.

A Jegyzetek.csv fájl például ilyen lehet:

A Kapcsolattartok.csv és a Jegyzetek.csv fájlok importálása

1. Importálja a Kapcsolattartok.csv fájlt az Outlook-kapcsolattartók importállása a Microsoft Dynamics CRM alkalmazásba című cikkben található útmutatás szerint. A következő lépés előtt várja meg, hogy befejeződjön az importálás.
2. A Jegyzetek.csv fájl importálásához automatikus adatleképezést kell használnia. A fájlnak tartalmaznia kell a kötelező Cím oszlopot. Emellett szerepelhet benne Leírás, Kapcsolódó elemek és oszlop, pontosan ezekkel a címekkel. A folytatás előtt ellenőrizze még egyszer az oszlopfejléceket.
   1. Indítsa el a Microsoft Dynamics CRM alkalmazást.
   2. A Navigációs ablakban válassza a Importálások lehetőséget.
   3. Kattintson a Adatok csoport Adatok beolvasása pontjára.
   4. Az Adatfájl neve mezőben kattintson a Tallózás elemre, keresse meg és jelölje ki a Jegyzetek.csv fájlt, majd kattintson a Megnyitás gombra.
   5. Kattintson a Tovább gombra.
   6. A Fájlfeltöltés áttekintése - összegzés oldalon kattintson a Tovább gombra.

      A Adatleképezés kiválasztása párbeszédpanelen a Alapértelmezés (automatikus leképezés) ki van jelölve.

   7. A varázsló végrehajtásának folytatásához kattintson a Tovább gombra.
   8. Kattintson a Bejegyzéstípusok leképezése oldal Microsoft Dynamics CRM-bejegyzéstípusok oszlopának Jegyzet: pontjára, majd a Tovább pontra.
   9. A Mezők leképezése oldalon ellenőrizze, hogy helyesek-e a leképezések, majd kattintson a Tovább pontra.
   10. A varázsló végrehajtásának folytatásához kattintson a Tovább gombra.
   11. Állítsa be, hogy engedélyezi-e a duplikátumokat, majd válassza ki az importált bejegyzések tulajdonosát. A varázsló befejezéséhez kattintson a Küldés gombra.

Kapcsolódó hivatkozások

A névjegyek importálása az Outlook programból a Microsoft Dynamics CRM programba

A bejegyzések importálásáról szóló cikkek