Oktatóanyag: Kategóriákat tartalmazó Outlook-kapcsolattartói adatok importálása

Mivel a Microsoft Dynamics CRM és a Microsoft Office Outlook adatainak szerkezete eltér, ezért további tervezési és előkészítő lépéseket kell végrehajtani ahhoz, hogy az Outlook névjegyeit, amelyek adatokat tartalmaznak a Kategóriák mezőben, importálni lehessen.

• Nincs olyan mező a Microsoft Dynamics CRM rendszerben, amely megfelel az Outlook Kategóriák mezőjének. El kell tehát döntenie, hogy hová képezi le az adatokat.
• Az Outlook több értéket is képes tárolni a Kategóriák mezőben, míg a Microsoft Dynamics CRM legtöbb olyan mezője, amelyre le lehet képezni az adatokat, csak egy mező tárolására alkalmas. A Kategóriák oszlopot fel kell osztania külön oszlopokra, amelyek mind csak egy-egy értéket tartalmaznak oszloponként.

Ez az oktatóanyag bemutatja azokat a kérdéseket, amelyeket az adatokkal kapcsolatban fel kell tennie saját magának, valamint többféle alternatívát ad meg az adatok importálására vonatkozóan.

Megjegyzés

E lehetőségek némelyikéhez a rendszergazda vagy a rendszertestreszabó segítségére lesz szükség, mivel olyan engedélyeket igényelnek, amelyek általában csak a rendszergazda vagy rendszertestreszabó szerepkörű felhasználók számára állnak rendelkezésre.

1. lecke: Az Outlook kategóriaadatainak leképezése

Vizsgálja meg saját Outlook-adatait, hogy lássa, hogyan kategorizálta a névjegyeket. Ezt legegyszerűbben magában az Outlook programban végezheti el:

• A Outlook 2007 használata esetén:
  1. A Navigációs ablak használatával a Névjegyek lapon válassza az Kategória szerint nézetet.
  2. Mutasson a Nézet menü Csoportok összecsukása/kibontása pontjára, majd kattintson a Minden csoport összecsukása parancsra.
• A Outlook 2010 használata esetén állítsa át listanézetre a Névjegyalbumot, majd rendezze kategória szerint a listát.
  1. Kattintson a Nézet fülre. Kattintson a Aktuális nézet csoport Nézet módosítása gombjára, majd a Lista elemre.
  2. Kattintson a Elrendezés csoport Kategóriák pontjára.
  3. A Elrendezés csoportban kattintson a Kibontás/összecsukás elemre, majd a Minden csoport összecsukása lehetőségre.

Ennek hatására megjelenik az összes kategóriaérték, amelyet le kell képeznie a Microsoft Dynamics CRM rendszerben.

Tegye fel magának a következő kérdéseket:

1. Léteznek olyan névjegyadatok az Outlook programban, amelyek a Microsoft Dynamics CRM több bejegyzéstípusának felelnek meg? Van-e például olyan kapcsolattartó, akit én ügyfélként, mások érdeklődőként sorolnának kategóriába?

   Ha igen, olvassa el a „2. lecke: Az exportált adatok bejegyzéstípus szerinti felosztása a kategóriaértékek alapján” című részt az oktatóanyag egy későbbi szakaszában.

2. Több értéket tárolok a Kategóriák mezőben? Például egyetlen bejegyzésre vonatkozóan a következők mindegyike érték lehet a Kategóriák mezőben:
   • Ügyfél, Kiemelt vevő, Étterem
   • Érdeklődő, komoly

   Ha igen, olvassa el a „3. lecke: A Kategóriák oszlopban található több érték különválasztása” című részt az oktatóanyag egy későbbi szakaszában.

3. Megfelel a vállalat Microsoft Dynamics CRM-megvalósításában egy mező vagy mezőérték az Outlook minden kategóriája? Ha például van „1-es prioritás” és „2-es prioritás” kategória, van a Microsoft Dynamics CRM rendszerben olyan mező, amelynek pontosan ezek az értékei?

   A Microsoft Dynamics CRM számos olyan alapértelmezett mezőt tartalmaz, amelyek megfeleltethetők lehetnek az Outlook kategóriáinak:

   • A Munkakör vagy a Szerepkör mező a Kapcsolattartó bejegyzéstípusban.
   • A Kapcsolattípus, a Kategória vagy az Iparág mező a Partner bejegyzéstípusban.
   • A Munkakör, a Minősítés, az Iparág vagy az Érdeklődőforrás mező az Érdeklődő bejegyzéstípusban.

   Előfordulhat, hogy a szervezet már testreszabta a Microsoft Dynamics CRM rendszert, és további olyan mezőket vagy mezőértékeket adott hozzá, amelyeket használni tud. Az esetleg használható egyéb mezők megtekintéséhez nyissa meg a Microsoft Dynamics CRM programot, és nézze meg az új kapcsolattartó, érdeklődő és partnerbejegyzések felvételére használható űrlapokat.

   Ha még nem lehet minden kategóriaértéknek megfeleltetni egy meglévő mezőt, akkor testreszabhatja a Microsoft Dynamics CRM programot, hogy megfeleljen az Outlook adatainak. Erről az oktatóanyag egy későbbi része („4. lecke: A Microsoft Dynamics CRM testreszabása”) nyújt tájékoztatást.

Az egyes kategóriaértékek leképezésének rendszerezése céljából készítsen táblázatot a következő oszlopokkal:

2. lecke: Az exportált adatok bejegyzéstípus szerinti felosztása a kategóriaértékek alapján

Ha egynél több Microsoft Dynamics CRM-bejegyzéstípushoz tartozó bejegyzéseket exportált az Outlook programból, az exportált adatfájlt külön adatfájlokba kell felosztania, mindegyik bejegyzéstípushoz külön fájlba.

• Helyezze az összes bejegyzést, amelyből partner lesz, egy Partnerek.csv fájlba.
• Helyezze az összes bejegyzést, amelyből kapcsolattartó lesz, egy Kapcsolattartok.csv fájlba.
• Helyezze az összes bejegyzést, amelyből érdeklődő lesz, egy Erdeklodok.csv fájlba.

Ennek legegyszerűbb módja a következő:

1. Készítsen három példányt a .csv fájlból, amelyet exportált az Outlook programból. Nevezze át a fájlokat Partnerek.csv, Kapcsolattartok.csv és Erdeklodok.csv névre.
2. Nyisson meg minden fájlt a Excel programban, rendezze az adatokat a Kategóriák oszlop szerint, és törölje azokat, amelyeket nem importál az adott bejegyzéstípusba.
3. Importálja az egyes fájlokat külön-külön.

3. lecke: A Kategóriák oszlopban található több érték különválasztása

Ha a Kategóriák oszlopban több érték található, új oszlopokat kell létrehoznia, majd az adatokat úgy kell felosztania, hogy mindegyik oszlopban csak egy-egy érték szerepeljen. Mindegyik oszlop a Microsoft Dynamics CRM egy mezőjének felel meg, ahová az adatokat majd elhelyezi.

Előfordulhat, például, hogy két kategória szerepel egy olyan rekordban, amely a kapcsolattartóknál a Munkakör és a Szerepkör megfelelője. A következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Nyissa meg az exportált .csv fájlt a Excel programban.
2. Készítsen két másolatot a Kategóriák oszlopról, közben az egyik oszlop fejlécét írja át Munkakör, a másikat Szerepkör fejlécre.
3. Törölje az adatokat mindegyik oszlopban, hogy mindegyik bejegyzéshez csak egy érték szerepeljen.

Eredeti Kapcsolattartok.csv fájl

Új Kapcsolattartok.csv fájl külön oszloppal mindegyik Kategória értékhez

4. lecke: A Microsoft Dynamics CRM testreszabása

Megjegyzés

A testreszabás rendszerint tükrözi azt, hogy a szervezet összes felhasználója milyen módon szeretné rendszerezni az adatokat, tehát a változtatások tervezésénél a szervezetnél létrehozott folyamatokat kell követni. A testreszabások tényleges végrehajtásához olyan engedélyek szükségesek, amelyekkel általában csak a rendszergazda és a rendszertestreszabó biztonsági szerepkörök rendelkeznek.

Többféle lehetőséget is érdemes megvizsgálni:

• Meglévő legördülő lista módosítása vagy új lista létrehozása.
  • Gyakran más nem is szükséges, mint csupán új értékeket felvenni egy meglévő legördülő listába. Előfordulhat például, hogy az Iparág mezőbe fel kell venni még egy iparágat. Ez egyszerű feladat, és végrehajtása csupán néhány percet vesz igénybe.
  • Esetleg új legördülő lista szükséges. Ez a feladat már kicsit összetettebb, mivel az új mező nem jelenik meg automatikusan a jelentéseken.

  További információk: Beállításhalmaz (legördülő lista) mezők létrehozása

• Hozzon létre egy két választási lehetőséget tartalmazó mezőt mindegyik kategóriához.

  Ha például öt kategóriában tárolta az adatokat az Outlook programban, akkor célszerű öt olyan mezőt létrehozni, amelyek Igen/Nem vagy Igaz/Hamis értéket tartalmaznak. Ez megkönnyíti az egyes kategóriák alapján történő keresést, illetve a kategóriákba tartozó bejegyzésekről történő jelentéskészítést. További információk: Az entitásmezők ismertetése

• Új keresőmező létrehozása

  Ha a kategórialista folyamatosan növekszik, érdemes a kategóriaértékekhez egyéni entitást használni, és keresőmezőt létrehozni. A keresőmező lehetőséget nyújt a felhasználók számára, hogy hivatkozzanak egy bejegyzésre vagy kapcsolatot hozzanak létre vele egy más típusú bejegyzésben (entitásnál). További információk: Az entitásmezők ismertetése, A hierarchikus entitáskapcsolatok ismertetése, és Entitás mezőinek létrehozása és módosítása

  Ez összetettebb feladat. Ha úgy dönt, hogy ezt a módszert használja, akkor miután beállította a keresést a Microsoft Dynamics CRM programban, két fájlra szét kell választania az Outlook programból exportált fájlt úgy, hogy a kategóriaadatok egy külön fájlban legyenek. További információk: Jegyzeteket tartalmazó Outlook-kapcsolattartói adatok importálása

A Microsoft Dynamics CRM testreszabása után leképezheti az Outlook Kategóriák-adatokat, és folytathatja az importálandó exportált adatok előkészítését.

Kapcsolódó hivatkozások

A bejegyzések importálásáról szóló cikkek

Kapcsolattartók importálása .csv fájlból a Microsoft Dynamics CRM programba