A jelentéskészítéssel való ismerkedés kilenc lépésben

Az ebben a cikken szereplő tudnivalók a Microsoft Dynamics CRM adatelemzési és jelentéshasználati funkcióinak alapjait ismertetik. Az egyes szakaszokban a megfelelő videókra, cikkekre vagy súgótémakörökre mutató hivatkozások szerepelnek.

1. Tanulás megfigyelés útján

A Jelentések létrehozása és futtatása videó bemutatja, hogyan elemezhetők az ügyféladatok a meglévő jelentések futtatásával, illetve új jelentések létrehozásával, a Jelentés varázsló segítségével.

2. A lehetőségek ismerete

A Microsoft Dynamics CRM rendszerben tárolt adatok elemzésére háromféle mód van. A következő felsorolás mutatja, hogy mikor melyik megközelítést célszerű használni:

• Adatok exportálása a Microsoft Office Excel programba.

  Ezt a megközelítést akkor érdemes alkalmazni, ha az adatok összegzéséhez vagy összesítéséhez szükség van az Excel szolgáltatásaira, illetve ha különböző szempontokból szeretné megtekinteni az adatokat egy kimutatás segítségével. Ez a Microsoft Dynamics CRM rendszerbe is felvehető jelentésként. Az adatok frissítése minden megnyitáskor dinamikus módon végbemehet.

• Alapértelmezett vagy más felhasználó által létrehozott jelentés használata.

  A Microsoft Dynamics CRM számos alapértelmezett jelentést tartalmaz, emellett a kifejezetten az adott vállalat számára beállított egyéni jelentések is szerepelhetnek a rendszerben. Sok ilyen jelentés nyújt szűrési, csoportosítási és rendezési lehetőségeket, amelyek megkönnyítik a szükséges információk összegyűjtését és megjelenítését.

• Saját jelentés létrehozása.

  Ha rendelkezik a megfelelő engedélyekkel, a Jelentés varázsló segítségével saját jelentést hozhat létre, és így egyszerűen hozzájuthat a szükséges adatokhoz. A varázslóval egyszerre két bejegyzéstípusból összegezhetők és jeleníthetők meg az adatok.

  Ez a megközelítés bizonyos előnyökkel jár az adatoknak az Excel programba való exportálásával szemben:

  • Lehetőséget ad olyan táblázatok és diagramok létrehozására, amelyekben egy-egy elemre kattintva elérhet egy bizonyos bejegyzést a Microsoft Dynamics CRM rendszerben.
  • Az adatok időintervallum vagy bármelyik mező szerint csoportosíthatók, és összegezhetők összeadott, átlag-, maximális, minimális vagy százalékos érték szerint.
  • Megadhatja, hogy egy adott feltétel szerint a legnagyobb vagy legkisebb értékű bejegyzések jelenjenek meg, például kiválaszthatja a legkevesebb kapcsolódó rendeléssel rendelkező 5 terméket.
• A gyakorlott felhasználók összetettebb jelentéseket is létrehozhatnak. Az ilyen feladatokat általában tapasztalt jelentéstervező végzi, mivel jelentéskészítési fejlesztői környezet beállítását és az Microsoft SQL Server Reporting Services ismeretét igénylik. További információkért tekintse meg a Jelentések testreszabása vagy az Egyéni fetch alapú Reporting Services-jelentés létrehozása című cikket.

3. Csak azokat az adatokat látja, amelyek megtekintésére engedélye van

Alapértelmezés szerint a Microsoft Dynamics CRM rendszerben minden jelentés látható az összes felhasználó számára, de a jelentések futtatásakor az egyes felhasználók csak azokat az adatokat láthatják, amelyek megtekintéséhez rendelkeznek az engedéllyel.

Egy értékesítő például engedéllyel rendelkezhet saját lehetőségeinek megtekintésére, de a más értékesítőkhöz tartozó lehetőségekéhez nem, míg az értékesítési igazgató rendelkezhet az engedéllyel, hogy az összes hozzá beosztott értékesítő lehetőségeit megtekintse. Amikor tehát az értékesítő futtatja a Értékesítési folyamat jelentést, a saját lehetőségeit látja, de amikor az értékesítési igazgató futtatja ugyanezt a jelentést, látja összes közvetlen beosztottjának lehetőségeit.

4. Ha egy jelentésre szüksége van, kérje

Ha nincs engedélye jelentések létrehozására, érdemes megkérdeznie felettesét vagy a rendszertestreszabót, hogy hozzáadható-e egy adott jelentés, amelyre szüksége lenne.

A hozzáadható jelentéstípusok közé tartoznak többek között a következők:

• A(z) Jelentéskészítő varázsló használatával létrehozott jelentések.
• Meglévő jelentés másolata eltérő alapértelmezett szűrőfeltételekkel.
• A Microsoft Dynamics CRM jelentéseiről adott napon vagy időpontban készített pillanatfelvételek.
• Az adatokat dinamikus módon frissítő Excel-számolótáblák.
• Webhelyekre, például egy Windows SharePoint Services webhelyre mutató hivatkozások.

Ha összetettebb jelentésekre van szüksége, keressen valakit, aki ismeri a(z) Microsoft SQL Server Reporting Services használatát. Jó kiindulópont a Microsoft Dynamics partnermegoldásainak webhelye (előfordulhat, hogy a lap angol nyelven jelenik meg).

5. Az engedélyezett műveletek ismerete

A jelentések futtatását és létrehozását a biztonsági szerepkör engedélyei szabályozzák. Íme néhány az engedélyekkel szabályozható különböző tényezők közül:

• A(z) Jelentéskészítő varázsló használatával jelentések létrehozására jogosult felhasználók.
• A létrehozott jelentés más felhasználókkal vagy munkacsoportokkal, illetve a szervezet összes tagjával való megosztására jogosult felhasználók.

Alapértelmezés szerint csak néhány vezető, a rendszertestreszabó és a rendszergazda hozhat létre jelentéseket.

Ha tudni szeretné, hogy milyen feladatokat hajthat végre, kövesse a súgóban vagy egy adott feladat elvégzését ismertető videóban vagy cikkben leírt lépéseket. Ha egy menüparancs hiányzik, akkor ahhoz nincs engedélye. Ha például a Jelentések területen nincs Új gomb, nincs engedélye saját jelentés létrehozására. Az engedélyekkel kapcsolatos részletesebb tájékozódáshoz jelenítse meg a felhasználói profilját, ahol megtekintheti a Microsoft Dynamics CRM-fiókjához tartozó biztonsági szerepkör jogosultságait. További tájékoztatást a súgó Jelentésre vonatkozó jogosultságok című témaköre tartalmaz.

6. Jelentések futtatása \endash tippek

A jelentést futtathatja onnan, ahol éppen van. A legtöbb jelentés futtatásához nem szükséges a Jelentésterület megnyitása. A legtöbb jelentés úgy van kialakítva, hogy konkrét bejegyzéseken fusson, tehát a Microsoft Dynamics CRM rendszer bármelyik részében is tartózkodik, a Adatok csoport Jelentés futtatása pontjára kattintva kiválaszthat egy olyan jelentést, amelynek az éppen megjelenített adatok szempontjából értelme van.

Egy interaktív területre kattintva megnyithatja az adott bejegyzést. Húzza végig az egérmutatót a jelentésben szereplő adatokon – interaktív terület fölé érve látja, hogy az egérmutató megváltozik. Ha itt kattint, megnyithatja a bejegyzést a Microsoft Dynamics CRM rendszerben.

Ha rákattint egy diagramra, megtekintheti a jelentés létrehozásához használt táblát. A legtöbb diagram úgy van beállítva, hogy ha rákattint valamelyik szakaszra, láthatja az adott szakasz mögöttes adatait. Másik lehetőségként az Összes megjelenítése gombra kattintva megtekintheti az összes diagramszakaszra vonatkozó adatokat.

A szűrési feltételek módosítási lehetőségeinek ismerete. A szűrő meghatározza, hogy a jelentésben milyen bejegyzések szerepeljenek. A legtöbb jelentéshez tartozik egy alapértelmezett szűrő. Bizonyos jelentések minden esetben rákérdeznek a szűrőfeltételek megadására, mielőtt megjelenne a jelentés. Más jelentések esetében a Szűrő szerkesztése gombra kell kattintania a feltételek módosításához.

7. A Jelentéskészítő varázsló használata – tippek

Néhány tipp, amely segítséget jelent első saját jelentéseinek létrehozásánál:

• Érdemes ismerni a(z) Jelentéskészítő varázsló képességeit és korlátait:

  Lehetséges	Nem lehetséges
  Adatok megjelenítése és csoportosítása két bejegyzéstípusból. Eredménytáblázat megjelenítése, amelyre kattintva megtekinthető az eredeti bejegyzés a Microsoft Dynamics CRM rendszerben. Diagram megjelenítése, amelyre kattintva megtekinthető a mögöttes táblázat. A numerikus adatok összegzése az átlag-, a minimális, a maximális vagy az összeg százalékos értékének megjelenítésével.	Adatok megjelenítése és csoportosítása kettőnél több bejegyzéstípusból. A bejegyzések megszámolása.

• Amikor a jelentést létrehozza, az bekerül a Microsoft Dynamics CRM jelentéslistájába, de úgy, hogy csak saját maga láthatja. Ez azt jelenti, hogy van ideje kísérletezni vele, és megfelelő állapotba hoznia, mielőtt másokkal megosztaná.
• Amikor kezdetben rákattint a(z) Új gombra, a jelentéshez tartozó tulajdonságlap jelenik meg. A varázsló elindításához és a jelentés tényleges létrehozásához a(z) Jelentéskészítő varázsló gombra kell kattintania.
• Amikor befejezte a jelentés tartalmának meghatározását, mentse a jelentést, majd tekintse meg az előnézetét. Ha nem pontosan az igényeknek megfelelően sikerült, a varázslón ismételten végighaladva elvégezheti a szükséges változtatásokat.
• Az új jelentéseket alapértelmezés szerint csak a(z) Jelentésterület jeleníti meg. Ha azt szeretné, hogy bizonyos bejegyzéstípusok űrlapjain vagy listáin is látható legyen, akkor ezt be kell állítania a jelentés tulajdonságlapjának Kategorizálás szakaszában (és nem a(z) Jelentéskészítő varázsló lapon).

8. Ha jó jelentést sikerül készítenie, ossza meg

A(z) Jelentéskészítő varázsló használatával létrehozott új jelentések csak Ön által megtekinthető állapotban kerülnek be a rendszerbe. Kétféleképpen teheti őket elérhetővé mások számára:

• A jelentés konkrét felhasználókkal vagy munkacsoportokkal való megosztásához kattintson a(z) Együttműködés csoport Megosztás pontjára.
• Ha a jelentést a szervezet minden tagja számára láthatóvá szeretné tenni, akkor kattintson a(z) Bejegyzések csoport Szerkesztés pontjára, majd a(z) Adminisztráció lapon állítsa a(z) Megtekintheti beállítást a(z) Szervezet értékre.

9. Funkciók, amelyeket esetleg nem ismer...

Ha ismeri a lehetőségeket, pontosan az igényeinek megfelelő eredményt érheti el a Microsoft Dynamics CRM rendszerrel. A következő lépésekhez valószínűleg vezető vagy rendszertestreszabó beavatkozása szükséges, de legtöbbjük gyorsan elvégezhető:

• A jelentések ütemezése. A jelentések adott időpontban való futtatásra ütemezhetők, így adott időpontban érvényes pillanatfelvételt lehet készíteni. Ez kapóra jön a pénzügyi időszak – például hét vagy negyedév – végén a jelentések összesítésénél.
• A jelentés másolatának mentése eltérő alapértelmezett szűrővel. Ha két csoport eltérő módon használja ugyanazt a jelentést, a jelentés másolásával és átnevezésével, illetve a szűrőfeltételek megváltoztatásával elérhető, hogy mindegyik csoport testreszabott jelentést kapjon.
• Saját kategóriák létrehozása a jelentésekhez. A jelentéskategóriák testreszabhatók a szervezeten belül, majd a jelentések új kategóriákba sorolhatók. Célszerű lehet mindegyik részleghez létrehozni egy-egy jelentéskategóriát. További tájékoztatásért tekintse meg a Rendszerbeállítások párbeszédpanel – Jelentéskészítés lap című témakört.
• Folyamatokon alapuló jelentések létrehozása. A jelentések segítségével nyomon követhető, hogyan teljesítenek a munkatársak a szervezetnél előre megadott folyamatok használatában. Ha például van az érdeklődők minősítési szakaszaihoz kapcsolódóan egy munkafolyamat, láthatóvá teheti, hogy az egyes szakaszokban mennyi időt tölt egy-egy érdeklődő. További tájékoztatást a következő Microsoft Dynamics CRM-csoportnapló tartalmaz: Report on Processes Not Just Data (Folyamatokról, nem csupán adatokról szóló jelentések).

Kapcsolódó hivatkozások

Jelentések létrehozása és használata (súgó)

Az irányított keresés használata (súgó)