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Dans Microsoft Dynamics CRM, la détection des doublons garantit la précision des données en identifiant et même en empêchant les enregistrements identiques ou similaires.
Des données précises et fiables dans votre système CRM permettent à votre organisation de les exploiter avec davantage de succès.
En tant qu’administrateur système, vous devez exécuter trois tâches de configuration à une seule reprise avant que CRM ne puisse contrôler les doublons.
Votre première tâche consiste à configurer CRM pour la vérification automatique des doublons.
CRM peut contrôler les doublons, notamment quand un utilisateur : crée un nouvel enregistrement ou met à jour un enregistrement existant, passe du mode hors connexion au mode connecté après avoir utilisé Microsoft Dynamics CRM pour Outlook, ou importe des données dans CRM à partir d’une source externe, telle qu’Excel.
Après avoir déterminé le moment où CRM doit contrôler les doublons, votre deuxième tâche consiste à configurer les règles de détection des doublons.
Ces règles de détection définissent les modèles utilisés par CRM pour faire correspondre des enregistrements similaires ou identiques.
Par exemple, des contacts dont l’adresse de messagerie est exactement la même.
Chaque règle s’applique à une entité unique ou à une paire d’entités, telles que les entités Compte et Contact, qui sont similaires du fait qu’elles représentent toutes deux des clients.
CRM inclut des règles de détection des doublons simples que vous pouvez utiliser comme exemples pour créer des règles répondant aux besoins de votre organisation.
Pour créer une règle de détection des doublons, sélectionnez les champs que CRM doit utiliser pour identifier les correspondances possibles.
De même que pour les personnalisations et les workflows, les règles de détection des doublons doivent être publiées avant de pouvoir être utilisées.
Votre troisième et dernière tâche consiste à configurer des règles de détection des doublons qui s’exécutent automatiquement à intervalles réguliers. Bien que facultative, cette tâche est recommandée.
Pour les quantités importantes de données, la détection des doublons peut prendre un certain temps.
Afin que vous ne soyez pas bloqué dans votre travail sur CRM, la détection des doublons s’effectue en arrière-plan.
Vous pouvez décider de recevoir des notifications par courrier électronique lorsqu’une opération de détection des doublons est terminée.
Quand les utilisateurs entrent des données, CRM contrôle automatiquement les doublons en fonction des critères définis par les règles de détection des doublons.
Lorsque CRM trouve un doublon potentiel, il demande à l’utilisateur ce qu’il convient d’en faire.
Si des règles de détection des doublons sont définies pour une entité, n’importe qui peut démarrer une opération de détection des doublons manuellement.
Dans la mesure où même les données dupliquées peuvent être importantes, CRM ne supprime jamais automatiquement les enregistrements de votre système. C’est à vous ou à vos utilisateurs de décider de ce qu’il convient de faire avec les doublons potentiels.
La détection des doublons est un outil important dans Microsoft Dynamics CRM qui permet de s’assurer que les informations concernant vos clients sont fiables. Le fait de disposer de données précises permet aux équipes du marketing, des ventes et du service clientèle de votre organisation d’être aussi efficaces que possible.
