Didacticiel : Création d'un processus de vente à étapes à l'aide d'un workflow

L’équipe de vente de votre organisation respecte probablement un ensemble spécifique d’étapes quand elle entretient une relation avec les clients potentiels afin de parvenir à une vente. Dans Microsoft Dynamics CRM, vous pouvez automatiser nombre des tâches et des activités associées à votre processus de vente en créant un workflow.

Vous pouvez aussi afficher les informations des workflows des processus de vente dans les rapports des ventes. Par exemple, le rapport Opportunités de vente affiche l’étape du workflow où se situent les opportunités.

Leçon 1 : Planifier et concevoir le workflow de processus de vente

Les workflows de processus de vente peuvent être les workflows les plus complexes que vous ayez à concevoir dans Microsoft Dynamics CRM. Avant d’ouvrir l’application Web et de commencer à créer un workflow, il est important de prendre le temps de réfléchir à la logique que doit suivre votre workflow et aux actions que celui-ci doit effectuer. Les workflows étant composés d’étapes logiques, il peut être suffisant de commencer par un diagramme simple.

Le processus de vente pris en exemple dans cet article montre essentiellement les activités de vente principales autour de l’entité Opportunité . Il est composé des étapes suivantes :

1. Engagement initial : lorsqu’un enregistrement d’opportunité est créé, attribuez-le au commercial approprié, sur la base des informations géographiques associées à l’opportunité.
2. Qualification : lorsque le pourcentage indiqué dans le champ Probabilité du formulaire Opportunité prend une valeur supérieure à 25, créez une activité d’appel téléphonique pour le commercial. Liez cet appel téléphonique à l’opportunité et définissez la date d’échéance à 2 semaines après le changement de probabilité.
3. Vente probable : lorsque le champ Probabilité prend une valeur supérieure à 50, créez une activité d’appel téléphonique pour le commercial. Définissez la date d’échéance de l’appel téléphonique à 1 semaine après la date de création de l’activité.
4. Vente en attente : lorsque le champ Probabilité prend une valeur supérieure à 90, créez une tâche pour planifier un rendez-vous entre le commercial et le client potentiel. Définissez la date d’échéance de la tâche à 2 jours après la date à laquelle la probabilité a augmenté.
5. Vente réalisée : lorsque le pourcentage indiqué dans le champ Probabilité prend la valeur 100, fermez l’opportunité et attribuez-lui le statut Conclu.

À chaque étape du processus de vente, Microsoft Dynamics CRM attend que l’opportunité réponde aux critères avant de la faire passer à l’étape suivante. Dans cet exemple, une opportunité peut passer à l’étape suivante si la valeur du champ Probabilité augmente. Dans d’autres processus de vente, il peut être nécessaire que toutes les activités d’une étape soient terminées pour que l’opportunité progresse.

Leçon 2 : Créer un workflow de processus de vente dans Microsoft Dynamics CRM

La création d’un workflow de processus de vente implique le suivi des étapes de base suivantes :

1. Créez un workflow vide.
2. Créez les étapes dans le workflow.
3. Ajoutez une logique et des actions aux étapes du workflow.

Créer un workflow vide

Avant de pouvoir ajouter des étapes, une logique ou des actions à votre workflow, vous devez créer le workflow en lui-même.

Créer un workflow vide

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Paramètres, puis sur Processus.
2. Dans la Actions, cliquez sur Nouveau.
3. Dans la boîte de dialogue Créer un processus, définissez les propriétés appropriées.
   1. Dans la zone Nom de processus, tapez le nom que vous souhaitez attribuer au workflow, tel que « Processus de vente ».
   2. Dans la liste Entité, sélectionnez Opportunité comme entité principale Entité à laquelle est associée une autre entité. Elle est parfois appelée Entité parente. du workflow.
   3. Dans la liste Catégorie, sélectionnez Workflow.
4. Cliquez sur OK.
5. Dans la zone Propriétés du processus de la partie supérieure du Formulaire de processus, attribuez davantage de propriétés au workflow :
   1. Dans la liste Étendue sous Options des processus automatiques, sélectionnez une étendue qui correspond aux enregistrements de votre organisation qui doivent être affectés par le workflow.

      L’étendue que vous spécifiez permet aux tâches de workflow de ne s’exécuter que sur les enregistrements appropriés, tels que Organisation pour tous les enregistrements ou Division pour les enregistrements possédés par les utilisateurs d’un groupe spécifique.

      Conseil

      Si vous désirez être absolument certain que le workflow fonctionne comme prévu, définissez Étendue avec la valeur Utilisateur, puis testez le workflow du processus de vente avant de le déployer sur le reste de votre organisation.

   2. Sous Démarrer quand, confirmez que la case à cocher L’enregistrement est créé est activée.
6. Dans la barre d'outils Formulaire, cliquez sur Enregistrer.

Créer des étapes dans le workflow

Après avoir créé un workflow vide, définissez la structure de votre processus de vente en y ajoutant des étapes.

Ajouter des étapes à un workflow

1. Dans la Barre d’outils Logique de processus, cliquez sur Ajouter une étape, puis sur Étape.
2. Confirmez que vous souhaitez ajouter une étape à votre workflow en cliquant sur OK.
3. Cliquez sur Tapez une description de la phase et entrez le nom de la première étape de votre processus de vente, par exemple, Nouvelle opportunité.
4. Répétez ces étapes pour chaque étape du processus de vente de votre organisation.

   Par exemple, vous pouvez ajouter les étapes suivantes au processus de vente de votre workflow :

   • Engagement initial
   • Qualification
   • Vente probable
   • Vente en attente
   • Vente réalisée
5. Dans la barre d'outils Formulaire, cliquez sur Enregistrer.

Ajoutez une logique et des actions aux étapes du workflow

La logique et les actions que vous ajoutez à votre workflow déterminent les opérations que ce dernier doit effectuer sur les enregistrements de votre base de données Microsoft Dynamics CRM. Vous devez ajouter une logique et des actions à chacune des étapes que vous avez définies précédemment pour votre workflow de processus de vente.

Remarque

La logique et les actions spécifiques que vous ajoutez dépendent des besoins métiers précis de votre organisation. Pour obtenir les instructions pas à pas permettant d’ajouter des éléments individuels à des workflows, voir Utilisation des workflows dans l’Aide de Microsoft Dynamics CRM.

Ajouter une logique et des actions au processus de vente de votre workflow

1. Développez la première étape du workflow, puis cliquez sur Sélectionnez cette ligne et cliquez sur Ajouter une étape.
2. Ajoutez la logique et les actions du processus de vente de votre organisation. Répétez cette étape pour chaque étape de votre workflow.
   1. Dans l’étape « Engagement initial », ajoutez la logique et les actions suivantes.

      

   2. Dans l’étape « Qualification », ajoutez la logique et les actions suivantes.

      

   3. Dans l’étape « Vente probable », ajoutez la logique et les actions suivantes.

      

   4. Dans l’étape « Vente en attente », ajoutez la logique et les actions suivantes.

      

   5. Dans l’étape « Vente réalisée », ajoutez la logique et les actions suivantes.

      

3. Dans la barre d'outils Formulaire, cliquez sur Enregistrer.
4. Dans la barre d'outils Formulaire, cliquez sur Activer, puis sur OK.

Important

Le workflow de votre processus de vente commencera à entreprendre des actions pour les nouvelles opportunités dès que vous l’activerez. Afin de vous assurer que le workflow effectue exactement ce que vous souhaitez qu’il fasse, testez-le avant de le déployer à grande échelle.

Leçon 3 : Tester le workflow de processus de vente

Même s’il ne vous est pas demandé d’être programmeur pour créer un workflow, les workflows de processus de vente en particulier, peuvent disposer d’une logique nécessitant la réalisation d’un test. Une méthode simple pour tester un workflow automatique consiste à définir l’étendue du workflow de façon à ce qu’il effectue des actions uniquement sur les enregistrements que vous créez. Vous pouvez ainsi contrôler les entrées qu’il reçoit et vous assurer qu’il fonctionne correctement avant de le publier plus largement.

1. Ouvrez le workflow et dans la liste Étendue, sélectionnez Utilisateur.

   Remarque

   Si vous avez déjà publié le workflow, vous devez annuler sa publication avant de pouvoir apporter des modifications.

2. Enregistrez et activez le workflow.
3. Créez un enregistrement d’opportunité.

   Conseil

   Assurez-vous que la nouvelle opportunité et ses enregistrements associés contiennent toutes les données nécessaires à votre workflow de processus de vente, telles que l’adresse dans le compte ou le contact, afin d’attribuer l’opportunité au bon propriétaire.

4. Patientez quelques secondes pendant le démarrage du workflow, puis ouvrez l’opportunité et cliquez sur Exécuter le workflow.

   Votre workflow de processus de vente doit figurer ici. Dans le cas contraire, vérifiez la logique de votre workflow et les données de l’opportunité afin d’identifier les éventuelles erreurs de logique, puis renouvelez l’opération.

5. Une fois le workflow démarré, effectuez d’autres tests en modifiant les données d’autres opportunités associées à la logique du workflow.

   Par exemple, modifiez la valeur du champ Probabilité de l’opportunité afin de déplacer l’enregistrement d’une étape.

6. Lorsque le fonctionnement du workflow vous satisfait, modifiez l’étendue et définissez l’étendue finale de votre choix, puis activez à nouveau le workflow.

Leçon 4 : Mesurer les avancements avec le rapport Pipeline des ventes

Le rapport Opportunités de vente disponible dans Microsoft Dynamics CRM peut vous aider à visualiser le résultat de votre workflow de processus de vente sur les enregistrements d’une opportunité. Ce rapport permet d’afficher les ventes potentielles anticipées. Il affiche un graphique des ventes potentielles groupées par utilisateur, secteur de vente, secteur de vente du client, date, produits, évaluation ou étape de vente.

Exécuter le rapport Pipeline des ventes

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Ventes, puis sur Opportunités.
2. Si vous souhaitez exécuter le rapport sur un groupe précis d’enregistrements, sélectionnez ces enregistrements avant d’exécuter le rapport.
3. Dans la Actions, cliquez sur Exécuter le rapport, puis sur Opportunités de vente.
4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les enregistrements, sélectionnez une option pour définir l’étendue de votre rapport, puis cliquez sur Exécuter le rapport.
5. Dans la fenêtre Propriétés, sélectionnez Processus de vente dans la liste Regrouper par processus de vente, puis cliquez sur Afficher le rapport.

   Microsoft Dynamics CRM affiche le rapport. Les opportunités y sont groupées en fonction des étapes de processus de vente dans lesquelles elles se trouvent.

Liens connexes

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