Envoi et réception de courrier électronique dans Microsoft Dynamics CRM pour Outlook

Lorsque vous travaillez dans Microsoft Dynamics CRM pour Microsoft Office Outlook, vous pouvez utiliser les boutons et les barres d’outils d’Outlook avec le menu Barre d’outils Microsoft Dynamics CRM, ou l’onglet pour gérer les messages électroniques et la plupart des autres activités Actions à effectuer, telles que des tâches, ou éléments de communication envoyés ou reçus (par exemple, messages électroniques, appels téléphoniques, lettres, télécopies et rendez-vous).L’état des activités est suivi et leur historique est stocké dans le système pour que les utilisateurs puissent consulter les activités ouvertes et fermées..

Vous pouvez à tout moment effectuer le suivi Lier un enregistrement entre Microsoft Dynamics CRM et Microsoft Office Outlook. Les enregistrements marqués pour être suivis sont mis à jour dans les deux applications, y compris pour la création de nouvelles activités. d’un message électronique Outlook dans Microsoft Dynamics CRM. Les messages suivis restent dans les dossiers de la messagerie Outlook. Par défaut, les messages suivis affichent un symbole Microsoft Dynamics CRM . Une copie d’un message électronique est enregistrée comme activité, accessible dans la zone Activités de Microsoft Dynamics CRM. Vous pouvez associer l’activité à un enregistrement dans Microsoft Dynamics CRM ou encore personnaliser des options pour effectuer le suivi de tous les messages électroniques entrants dans Microsoft Dynamics CRM.

Informations supplémentaires : Définir les options personnelles

Important

Microsoft Dynamics CRM permet aux utilisateurs de partager les données. C’est pourquoi la plupart des fonctions de confidentialité par défaut d’un système de messagerie complet ne s’appliquent pas. Cela signifie qu’une activité de messagerie associée à un enregistrement Microsoft Dynamics CRM (par exemple, un incident, un compte ou un contact) a les mêmes caractéristiques que les autres activités associées à cet enregistrement. Les utilisateurs pouvant accéder à l’enregistrement et aux activités connexes peuvent donc accéder au message électronique.

Gestion du courrier électronique entrant

Lorsque vous utilisez Microsoft Dynamics CRM pour Outlook, l’ensemble du courrier électronique que vous recevez est stocké dans votre boîte de réception Outlook. Seuls les messages électroniques envoyés en tant qu’activités de courrier électronique Microsoft Dynamics CRM (en d’autres termes, une réponse au message électronique que vous envoyez à partir de Microsoft Dynamics CRM) ou faisant l’objet d’un suivi dans Microsoft Dynamics CRM arrivent dans la zone Files d’attente de Microsoft Dynamics CRM, sous Activités et Mes tâches. Si vous préférez, vous pouvez :

• suivre tous les messages électroniques entrants sous la forme d’activités de courrier électronique Microsoft Dynamics CRM ;
• suivre uniquement les messages électroniques créés dans Microsoft Dynamics CRM (en d’autres termes, le courrier électronique envoyé en réponse à une activité de courrier électronique Microsoft Dynamics CRM) parmi les activités de courrier électronique Microsoft Dynamics CRM ;
• suivre uniquement les messages électroniques relatifs aux comptes, aux contacts ou aux prospects ;
• suivre les messages électroniques relatifs à l’ensemble des types d’enregistrements Microsoft Dynamics CRM et personnalisés qui contiennent un champ de courrier électronique.

  Remarque

  Plusieurs types d’enregistrements personnalisés peuvent contenir la même adresse de messagerie. Dans ce cas, Microsoft Dynamics CRM lie les messages électroniques reçus à partir de cette adresse de messagerie à l’enregistrement qui appartient à l’entité personnalisée créée en premier. Par exemple, un enregistrement de type Patient créé en janvier liste l’adresse de messagerie xyz@example.com. Un enregistrement de type Docteur créé en février liste également la même adresse de messagerie. Microsoft Dynamics CRM lie les messages électroniques reçus de xyz@example.com uniquement à l’enregistrement de type Patient. L’envoi d’un message électronique à xyz@example.com permet de lier le message électronique à l’enregistrement de type Patient et à l’enregistrement de type Docteur.

Si vous choisissez de ne pas suivre l’ensemble des messages électroniques entrants, vous pouvez suivre manuellement les messages sélectionnés dans Outlook en tant qu’activités de courrier électronique dans Microsoft Dynamics CRM.

Si vous effectuez le suivi de tous vos messages électroniques sous la forme d’activités de courrier électronique Microsoft Dynamics CRM, tous les utilisateurs dotés des autorisations requises peuvent y accéder. En outre, si vous effectuez le suivi d’un message électronique comprenant des pièces jointes à une activité Microsoft Dynamics CRM, les pièces jointes sont comprises dans l’activité. Si vous ne souhaitez pas que ces pièces jointes soient accessibles aux autres utilisateurs, supprimez-les de l’activité de courrier électronique.

Informations supplémentaires : Enregistrement des contacts, tâches et messages électroniques Outlook en tant qu’enregistrements Microsoft Dynamics CRM

Envois et réponses relatifs à des messages électroniques

Vous pouvez lier des activités de courrier électronique Microsoft Dynamics CRM à des contacts Personnes qui représentent des clients ou des prospects, ou des individus associés à des comptes. Par exemple, un individu qui achète des produits ou services pour son propre compte, ou un employé d’un compte. Un contact peut également être une personne impliquée dans une transaction commerciale, comme un fournisseur ou un collègue., comptes Sociétés susceptibles de vouloir établir une relation professionnelle avec votre organisation., prospects Clients potentiels qui doivent être inclus ou exclus en tant qu’opportunités de vente. Si le prospect est qualifié, il peut être converti en opportunité, compte et/ou contact., installations Espaces physiques, tels que des salles de conférence ou des postes de travail, où une activité de service peut être effectuée., équipements Outils utilisés pour réaliser une activité de service., files d’attente Conteneurs d’attente des activités à terminer.Il s’agit de files d’attente qui contiennent des incidents et des activités dans l’espace de travail et des files d’attente d’articles de la Base de connaissances. ou utilisateurs Personnes qui disposent de comptes d’utilisateurs actifs dans Microsoft Dynamics CRM. actifs dans Microsoft Dynamics CRM. Vous pouvez sélectionner des enregistrements Microsoft Dynamics CRM actifs dotés d’adresses électroniques dans le carnet d’adresses Microsoft Dynamics CRM (installé automatiquement lors de l’installation de Microsoft Dynamics CRM pour Outlook). Il est également possible de suivre les activités de courrier électronique dans Microsoft Dynamics CRM sans association avec un autre enregistrement.

Lorsque vous utilisez les fonctions d’envoi, de réponse ou de transfert d’un message électronique qui fait l’objet d’un suivi en tant qu’activité de courrier électronique, une activité fermée est créée pour chaque compte et contact référencé, puis est affichée dans la zone Activités. Les activités fermées ne peuvent pas être actualisées, sauf s’il s’agit de les lier à un enregistrement Microsoft Dynamics CRM connexe. S’il ne l’est pas déjà, vous pouvez sélectionner un enregistrement connexe.

Informations supplémentaires : Gestion des activités de courrier électronique

Utilisation de Microsoft Dynamics CRM pour Outlook en mode hors connexion et synchronisation avec Microsoft Dynamics CRM

Si vous installez Microsoft Dynamics CRM pour Outlook, vous avez la possibilité de travailler en mode hors connexion à partir du serveur Microsoft Dynamics CRM. Vous pouvez créer des messages électroniques Microsoft Dynamics CRM qui sont envoyés lorsque vous vous reconnectez au serveur Microsoft Dynamics CRM. Si vous envoyez des messages électroniques Outlook, ceux-ci sont envoyés immédiatement si vous disposez d’un accès réseau pour l’envoi de courrier électronique.

Informations supplémentaires : Synchronisation des informations

Lors de l’utilisation de Microsoft Dynamics CRM pour Outlook en mode hors connexion, un message électronique envoyé peut ne pas être remis ou peut rester bloqué. Cela arrive lorsque le destinataire ne souhaite pas recevoir le message électronique ou que le serveur de messagerie est hors service. Dans ce cas, Outlook enregistre le message électronique dans votre dossier Brouillons, mais Microsoft Dynamics CRM crée une activité fermée. Dans Microsoft Dynamics CRM, utilisez l’affichage du Courrier électronique en attente pour voir les messages non envoyés.

Lorsque vous travaillez en mode hors connexion, les messages électroniques Microsoft Dynamics CRM que vous envoyez sont enregistrés dans votre file d’attente hors connexion Outlook. Lorsque vous êtes en ligne, Microsoft Dynamics CRM tente automatiquement de les envoyer et crée les activités nécessaires. Si un message électronique ne peut pas être envoyé, Microsoft Dynamics CRM l’enregistre en tant qu’activité de brouillon, mais il n’apparaît pas dans votre dossier Brouillons dans Outlook.

Informations supplémentaires : Utilisation du mode hors connexion

Utilisation du carnet d’adresses Microsoft Dynamics CRM

Utilisez le carnet d’adresses Microsoft Dynamics CRM pour sélectionner des enregistrements Microsoft Dynamics CRM dans Outlook. Le carnet d’adresses comprend des comptes, des contacts, des installations/équipements, des prospects, des files d’attente et des utilisateurs. Accédez au carnet d’adresses Microsoft Dynamics CRM et utilisez-le via le même menu que vos autres carnets d’adresses Outlook.

Le carnet d’adresses permet de rapprocher les destinataires des messages entrants et les contacts Microsoft Dynamics CRM afin de les lier automatiquement. Ce rapprochement dépend des options personnelles que vous définissez.

Informations supplémentaires : Définir les options personnelles

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