Les points de cet article constituent les règles essentielles que vous devez connaître pour commencer à créer des vues personnelles et à rechercher des données et les analyser en utilisant la Recherche avancée dans Microsoft Dynamics CRM.La Recherche avancée est l’un des meilleurs moyens de rechercher des enregistrements particuliers dans Microsoft Dynamics CRM.
Cependant, vous pouvez également vous en servir pour préparer des données à exporter vers Microsoft Office Excel et les analyser. N’oubliez pas qu’elle peut vous aider à créer vos propres rapports. Cette approche est utile lorsque vous voulez utiliser les fonctionnalités d’Excel pour synthétiser ou agréger des données, ou un tableau croisé dynamique pour afficher vos données selon plusieurs perspectives.
Principales étapes
Créez une vue personnelle du début ou démarrez à partir d’une vue relativement semblable à celle que vous recherchez.Les vues personnelles sont des recherches de Recherche avancée que vous avez enregistrées pour en vue d’une prochaine utilisation. Elles apparaissent dans vos listes Afficher des types d’enregistrements sur lesquels les vues effectuent la recherche.
Pour créer une vue personnelle, accédez à la zone de liste du type d’enregistrement souhaité, puis dans la liste Afficher, cliquez sur Créer des vues personnelles. Définissez les critères selon les besoins.
Pour créer une autre vue basée sur une vue existante, sélectionnez une vue dans la liste des vues, puis dans le groupe Données, cliquez sur Recherche avancée. Les critères de filtre seront téléchargés pour vous, afin que vous puissiez affiner les critères et les colonnes affichés en cliquant sur Détails dans le groupe Requête, au lieu de démarrer du début.
- Limitez la quantité de données basées sur les informations comprises dans plusieurs types d’enregistrements.
Vous pouvez spécifier et sélectionner des critères de recherche pour le principal type de d’enregistrement que vous recherchez, (par exemple, Comptes), mais aussi pour les Activités ou Incidents associés, ou d’autres types d’informations. Ainsi, par exemple, vous pouvez rechercher des Comptes présentant des Incidents actifs, ou des Contacts associés à de nombreuses Opportunités.
- Prenez le temps de personnaliser les colonnes affichées dans les résultats.
Cliquez sur Modifier colonnes pour organiser vos colonnes de manière à voir les données que vous souhaitez sans devoir utiliser la barre de défilement horizontale :
- Placez celles dont vous vous servez le plus en premier, et supprimez celles dont vous n’avez pas besoin.
- Ajoutez les colonnes nécessaires. Vous pouvez inclure des colonnes d’enregistrements associés.
- Laissez la requête de la Recherche avancée trier les résultats pour vous.
Une fois les résultats affichés, vous pouvez les trier de nouveau. Pour plus d’informations, voir Quick tip: Sort records by multiple columns.
- Enregistrez votre requête lorsque vous avez terminé de manière à pouvoir la réutiliser.
Cliquez sur Enregistrer sous et nommez votre requête de manière à ce qu’elle soit claire pour vous plus tard. La requête est stockée en tant que vue enregistrée et disponible sous Mes vues dans la liste des vues pour n’importe quelle liste d’enregistrements. Si vous voulez modifier la vue, vous pouvez l’ouvrir en cliquant sur Vues enregistrées dans le groupe Afficher dans Recherche avancée.
- Si votre requête est pertinente, partagez-la.
D’abord, vous devez enregistrer la requête Recherche avancée en tant que vue enregistrée sous un nom clair et significatif pour les autres utilisateurs, puis définir qui peut accéder à la vue enregistrée :
- Pour enregistrer la requête, cliquez sur Enregistrer sous et définissez un nom.
- Pour partager la vue enregistrée avec d’autres utilisateurs ou d’autres équipes, dans Recherche avancée, dans le groupe Afficher, cliquez sur Vues enregistrées. Sélectionnez la vue enregistrée, puis dans le groupe Collaborer, cliquez sur Partager.
Les utilisateurs qui utilisent la vue enregistrée ne peuvent voir que les données qui leur sont autorisées.
- Maîtrisez les options d’exportation des données vers Excel.
L’alternative suivante se présente à vous :
- Exportez des données statiques ou dynamiques. Une feuille de calcul statique contient un instantané des données pris au moment de leur exportation. À chaque fois que vous l’ouvrez, elle comprend les mêmes chiffres. Les feuilles de calcul conviennent parfaitement aux informations de synthèse de la période de rapport. Les données contenues dans une feuille de calcul dynamique peuvent être actualisées depuis la base de données à chaque ouverture, de manière à ce que vous puissiez utiliser la même feuille de calcul même si les données changent au fil du temps.
- Exportez des données vers une feuille de calcul ou un tableau croisé dynamique. Une feuille de calcul exportée inclut un tableau contenant des données qui ressemble à la liste d’enregistrements dans Microsoft Dynamics CRM. Vous pouvez utiliser ces données pour effectuer les mêmes opérations que dans Excel. Un tableau croisé dynamique exporté est très utile pour compter, synthétiser et explorer les données à la recherche de tendances. Si vous n’avez jamais utilisé Excel Tableaux croisés dynamiques, consultez Vue d’ensemble du rapport de tableau croisé et de graphique croisé.
Si vous pensez que d’autres utilisateurs pourraient profiter de la feuille de calcul que vous avez créée, vous pouvez l’ajouter en tant que rapport à Microsoft Dynamics CRM, ou, si vous ne disposez pas des autorisations adéquates, le demander à un responsable ou administrateur système.
Pour plus d’informations sur l’affinement des critères de recherche, la modification des colonnes et l’enregistrement des vues, consultez la rubrique d’aide Utilisation de la fonctionnalité Recherche avancée.
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Liens connexes
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