Découvrir les rapports en neuf étapes

Les points de cet article couvrent les règles essentielles que vous devez connaître pour commencer à analyser des données et à utiliser des rapports dans Microsoft Dynamics CRM. Chaque section comprend des liens vers des vidéos, articles ou rubriques d’Aide qui peuvent vous être utiles.

1. Apprenez en regardant

Visionnez la vidéo Création et exécution des rapports pour découvrir comment créer et exécuter des rapports existants ou de nouveaux rapports pour analyser les données concernant les clients en utilisant l'Assistant Rapport.

2. Vous avez le choix

Trois méthodes peuvent être utilisées pour analyser les données stockées dans Microsoft Dynamics CRM. La liste suivante vous indique quand utiliser chaque approche :

• Exportez des données vers Microsoft Office Excel.

  Cette approche est utile lorsque vous voulez utiliser les fonctionnalités d'Excel pour synthétiser ou agréger des données, ou un tableau croisé dynamique pour afficher vos données selon plusieurs perspectives. Vous pouvez également l'ajouter à Microsoft Dynamics CRM en tant que rapport. Les données peuvent être mises à jour automatiquement à chaque fois que vous ouvrez la feuille de calcul.

• Utilisez un rapport par défaut ou un rapport créé par d'autres utilisateurs.

  Microsoft Dynamics CRM comprend de nombreux rapports par défaut et peut inclure des rapports personnalisés définis spécifiquement pour votre organisation. La plupart de ces rapports proposent des options de filtrage, de regroupement et de tri afin de vous aider à rassembler et à afficher les informations dont vous avez besoin.

• Créez votre propre rapport.

  Si vous disposez de l'autorisation appropriée, créer votre propre rapport en utilisant l'Assistant Rapport permet d'obtenir facilement les informations dont vous avez besoin. L'Assistant permet la synthèse et l'affichage immédiats de données à partir de deux types d'enregistrements.

  Cette approche présente certains avantages par rapport à l'exportation de données vers Excel :

  • Elle peut créer des tables et des graphiques vous permettant de cliquer sur un élément et d'accéder à un enregistrement spécifique dans Microsoft Dynamics CRM.
  • Les données peuvent être regroupées par intervalles de temps ou par tout autre champ, et synthétisées par somme, moyenne, maximum, minimum ou pourcentage.
  • Vous avez le choix entre afficher les enregistrements comprenant le plus ou le moins d'éléments correspondant à un critère particulier, comme les 5 produits les moins commandés.
• Les utilisateurs avancés peuvent également créer des rapports plus complexes. En général, un rédacteur de rapports expérimenté se charge de ces rapports, car il convient de définir un environnement de développement de rapports, ce qui nécessite une bonne maîtrise de Microsoft SQL Server Reporting Services. Pour plus d'informations, consultez l'article Personnalisation de rapports ou la rubrique Création d'un rapport Fetch Reporting Services personnalisé.

3. Vous pouvez voir uniquement les données qui vous sont autorisées

Par défaut, dans Microsoft Dynamics CRM, tous les rapports sont visibles pour tous les utilisateurs, mais les utilisateurs qui exécutent un rapport ne voient que les données qu’ils sont autorisés à visualiser.

Par exemple, un commercial sera autorisé à voir ses propres opportunités, mais pas celles d’autres commerciaux, alors qu’un directeur commercial pourra consulter les opportunités de tous les commerciaux placés sous sa direction. Ainsi, lorsque le commercial exécute le rapport Opportunités de vente, il peut voir ses propres opportunités, mais si le directeur commercial exécute le même rapport, il verra les opportunités de tous ses rapports directs.

4. Si vous avez besoin d'un rapport, demandez-le

Si vous n'êtes pas autorisé à créer des rapports, demandez à votre directeur ou personnalisateur de systèmes si un rapport spécifique peut être ajouté.

Vous pouvez ajouter, entre autres, les types de rapports suivants :

• Rapports créés à l'aide de l'Assistant Rapport.
• Copie d'un rapport existant, avec des critères de filtre par défaut différents.
• Instantanés de rapports Microsoft Dynamics CRM pris à une date ou une heure spécifique.
• Feuilles de calcul Excel actualisant les données de manière dynamique.
• Liens vers des pages Web tels qu'un site Windows SharePoint Services.

Si vous avez besoin de rapports plus complexes, vous devez vous adresser à une personne connaissant Microsoft SQL Server Reporting Services. Pour commencer, vous pouvez consulter la page Solutions de partenaires Microsoft Dynamics (en anglais).

5. Gardez à l'esprit ce à quoi vous êtes autorisé

L'exécution et de la création de rapports sont régis par les autorisations définies dans votre rôle de sécurité. Par exemple, les autorisations peuvent déterminer :

• qui peut créer un rapport en utilisant Assistant Rapport.
• qui peut partager un rapport avec un groupe de personnes ou plusieurs équipes, voire avec la totalité de l'organisation.

Par défaut, seuls certains responsables, le personnalisateur et l'administrateur système peuvent créer des rapports.

Pour savoir quelles tâches vous pouvez effectuer, suivez les différentes étapes de l'Aide, d'une vidéo ou d'un article pour effectuer une tâche. Si un élément de menu est absent, cela signifie que vous ne disposez pas de l'autorisation adéquate. Par exemple, s'il n'y a pas de bouton Nouveau dans la zone Rapports, vous n'êtes pas autorisé à créer votre propre rapport. Pour en savoir plus sur les autorisations, accédez à votre profil utilisateur pour voir les autorisations définies dans le rôle de sécurité associé à votre compte Microsoft Dynamics CRM. Pour plus d'informations, consultez la rubrique d'aide suivante : Autorisations liées aux rapports.

6. Conseils pour exécuter des rapports

Exécutez un rapport où que vous soyez. Vous n’avez pas besoin d’accéder à la zone de rapports pour exécuter la plupart des rapports. Ils sont supposés être exécutés sur des enregistrements spécifiques. Par conséquent, où que vous vous trouviez dans Microsoft Dynamics CRM, dans le groupe Données, cliquez sur Exécuter le rapport puis sélectionnez un rapport adapté aux données que vous être en train de visualiser.

Cliquez sur une zone réactive pour accéder à l’enregistrement. Faites glisser votre souris sur les données d’un rapport et vous verrez le curseur changer d’apparence s’il passe sur une zone réactive. Cliquez pour ouvrir l’enregistrement dans Microsoft Dynamics CRM.

Cliquez sur un graphique pour afficher le tableau utilisé pour créer le rapport. La plupart des tableaux sont définis de manière à ce que vous puissiez voir les données sous-jacentes d’une section donnée en cliquant sur la section. Vous pouvez également cliquer sur Afficher tout pour afficher les données de la totalité des sections du tableau.

Apprenez à modifier les critères de filtre. Un filtre définit les enregistrements à inclure dans un rapport. La plupart des rapports intègrent un filtre par défaut. Certains rapports vous invitent toujours à entrer des critères de filtre avant de s’afficher. Pour certains autres, vous devez cliquer sur Modifier le filtre pour modifier les critères.

7. Conseils pour l'utilisation de l'Assistant Rapport

Voici quelques conseils pour vous aider à créer vos premiers rapports :

• Sachez ce que l'Assistant Rapport peut et ne peut pas faire :

  Possible

  Impossible

  Afficher et regrouper des données provenant de deux types d'enregistrement différents. Afficher un tableau de résultats sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher l'enregistrement original dans Microsoft Dynamics CRM. Afficher un graphique sur lequel vous pouvez cliquer pour afficher le tableau correspondant. Résumer des données numériques en affichant la moyenne, le minimum, le maximum ou un pourcentage du total.

  Afficher et regrouper des données provenant de plus de deux types d'enregistrement différents. Compter le nombre d'enregistrements.

• Lorsque vous créez un rapport, il est ajouté dans la liste des rapports dans Microsoft Dynamics CRM mais vous êtes le seul à pouvoir le voir. Par conséquent, vous avez le temps de faire des essais et des corrections avant de le partager avec d'autres utilisateurs.
• Lorsque vous cliquez d'abord sur Nouveau, une page affiche les propriétés du rapport. Vous devez cliquer sur Assistant Rapport pour lancer l'Assistant et commencer à créer un rapport.
• Lorsque vous avez défini les données à afficher dans le rapport, enregistrez-le et affichez-en un aperçu. Si le résultat n'est pas entièrement satisfaisant, exécutez de nouveau l'Assistant et apporter les modifications souhaitées.
• Par défaut, un nouveau rapport s'affiche uniquement dans la zone de rapports. Pour qu'il s'affiche sur les formulaires ou listes de types d'enregistrements spécifiques, spécifiez-le de manière explicite dans la section Catégorisation de la page de propriétés du rapport plutôt que dans l'Assistant Rapport.

8. Si votre rapport est intéressant, partagez-le.

Vous seul pouvez visualiser un nouveau rapport que vous avez créé dans l'Assistant Rapport. Deux options vous permettent d'autoriser d'autres utilisateurs à le visualiser :

• Pour partager le rapport avec des utilisateurs ou des équipes spécifiques, dans le groupe Collaborer, cliquez sur Partager.
• Pour que le rapport soit accessible à tous dans l'organisation, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Modifier, puis sous l'onglet Administration, attribuez à l'option Consultable par la valeur Organisation.

9. Autres fonctionnalités utiles...

Microsoft Dynamics CRM vous offre de nombreuses possibilités qu’il est utile de connaître afin d’obtenir ce que vous voulez. Il est possible que certaines tâches requièrent l’intervention d’un responsable ou du Personnalisateur de système, mais vous pouvez effectuer la plupart rapidement :

• Planifier les rapports. Vous pouvez programmer un rapport de manière à l’exécuter à un moment précis et à obtenir un instantané de ce moment. Cette fonctionnalité est pratique pour les rapports de synthèse à la fin d’une période comptable, qu’il s’agisse d’une semaine ou d’un trimestre.
• Enregistrez une copie d'un rapport avec des filtres par défaut différents. Si un rapport est utilisé différemment par des utilisateurs faisant partie de deux groupes distincts, copiez et renommez le rapport, et modifiez les critères de filtre pour que chaque groupe dispose d'un rapport sur mesure.
• Créez vos propres catégories de rapports. Vous pouvez personnaliser les catégories de rapports en fonction de votre organisation, ce qui permet ensuite de reclasser les rapports dans les nouvelles catégories. Vous pouvez par exemple créer une catégorie de rapport pour chaque service. Pour plus d'informations, consultez la rubrique d'aide Boîte de dialogue Paramètres du système - onglet Rapports.
• Créez des rapports reposant sur des processus. Vous pouvez utiliser des rapports pour assurer le suivi de l'utilisation des processus prédéfinis dans votre organisation. Par exemple, s'il existe un workflow concernant les phases de qualification de prospect, vous pouvez voir combien de temps chaque prospect reste à chaque phase. Pour plus d'informations, consultez l'entrée du blog de l'équipe Microsoft Dynamics CRM Création de rapports sur les processus et pas simplement sur les données.

Liens connexes

Créer et utiliser des rapports (Aide)

Utiliser la fonctionnalité Recherche avancée (Aide)