Videon esittely
Sinulla on todennäköisesti tietoja, joita haluat käsitellä Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmässä.
Esimerkkejä näistä ovat Outlook-yhteystiedot, luomasi laskentataulukot tai messuilta keräämäsi liidiluettelot.
Tietoja ei tarvitse kirjoittaa uudelleen, sillä Ohjattu tuontitoiminto ‑työkalulla ne voi siirtää CRM-järjestelmään. Et todennäköisesti tarvitse edes IT-henkilöstön apua.
Jos tiedot ovat yleisestä lähteestä, kuten Outlook-ohjelmasta, CRM järjestää ne puolestasi.
Ohjattu tuontitoiminto yhdistää Outlook-ohjelman yhteystietolomakkeen kentät automaattisesti CRM-järjestelmän kenttiin.
Jos tuot tietoja muista lähteistä, sinun täytyy ennen Ohjattu tuontitoiminto ‑toiminnon suorittamista tallentaa tiedot Ohjattu tuontitoiminto ‑toiminnon tukemassa muodossa, kuten CSV-, .txt- tai XML-tiedostona tai .zip-tiedostona, joka sisältää useita samantyyppisiä tiedostoja.
CSV-tiedostossa rivitekstit erotetaan toisistaan pilkuilla.
Ennen tietojen tuomista tarkista laskentataulukon tiedot ja varmista, että kaikissa sarakkeissa on otsikot eikä ylimääräisiä otsikoita ole, väärissä sarakkeissa ei ole tietoja ja tyhjät solut ovat oikeasti tyhjiä eivätkä vain sellaisia, joista puuttuu tietoja.
Kaikkien siirrettävien tietojen sarakeotsikoiden on vastattava jotakin CRM-tietueen kenttää. Jos joidenkin sarakkeiden otsikot eivät vastaa järjestelmän kenttiä, voit yhdistää nämä sarakkeet CRM-järjestelmän kenttiin tuonnin aikana.
Tietue on tiettyä kohdetta – tässä tapauksessa yhteyshenkilöä – koskevien tietojen kokoelma.
Suunnittelemalla hieman etukäteen voit jopa linkittää uusia tietueita aiemmin luotuun tietueeseen liittyvinä tietueina.
Voit esimerkiksi linkittää samaan asiakkaaseen uusia yhteyshenkilöitä.
Yritetään nyt suorittaa Ohjattu tuontitoiminto pienellä tietomäärällä, noin 10 rivillä.
Testin jälkeen tietoja on ehkä puhdistettava tai yhdistämistiedostoa on muutettava. Yritä tämän jälkeen uudelleen, kunnes saat oikeanlaiset tulokset.
Kun saat haluamasi tulokset, suorita Ohjattu tuontitoiminto lopuille tiedoille. Ohjattu toiminto suoritetaan taustalla, kun työskentelet CRM-järjestelmässä.
Juuri nyt sinun ei tarvitse välittää siitä, ovatko kaikki tietueet yksilöllisiä. Voit puhdistaa kaksoiskappaleet CRM-järjestelmästä myöhemmin, kun sinulla on aikaa.
Tiedot on nyt tuotu ja olet saanut haluamasi tulokset. Tallenna tuonnin aikana määrittämäsi yhdistämisasetukset, jotta voit käyttää niitä myöhemmin tuodessasi samanlaisia tietoja.
Voit myös jakaa asetukset muiden organisaation jäsenten kanssa.
Jos tiedot sisältävät paljon kenttiä tai toisiinsa liittyviä tietueita tai kentillä on eri nimet kuin CRM-järjestelmän lomakkeissa, sinun täytyy ehkä luoda mukautettu yhdistämistiedosto.
Prosessi voi olla tarpeen mukaan yksinkertainen tai monitasoinen.
Kun siirrät tiedot Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmään nopeasti ja tarkasti, sinulta ei kulu turhaan aikaa asiakastietojen kirjoittamiseen, vaan voit käyttää senkin ajan asiakassuhteiden luomiseen.
