Tärkeitä tietoja Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook ohjelman käytön aloittamisesta

Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook on Outlookin apuohjelma, joka asennetaan tietokoneeseen. Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook tukee Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän käyttöä Outlook-ohjelmassa siten, että Microsoft Dynamics CRM Online ‑alueet näkyvät kansioina Outlook-ohjelman siirtymisruutu-alueessa. Apuohjelman avulla kaikki Microsoft Dynamics CRM Online ‑toiminnot, mukaan lukien asennus- ja määritysominaisuudet, ovat käytettävissä muutamin poikkeuksin.

Tärkeimmät vaiheet

1. Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook -ohjelman lataaminen ja asentaminen pöytäkoneeseen tai kannettavaan tietokoneeseen

   Voit asentaa Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook ‑ohjelman suoraan Microsoft Dynamics CRM Online:n WWW-sovellusta käyttämällä. Ohjattu asennus määrittää myös Microsoft Dynamics CRM Online for Outlookin toimimaan organisaation kanssa.

   • Valitse Sanomariviltä Hae CRM for Outlook ja noudata ohjatun asennustoiminnon ohjeita.

     Huomautus

     Jos tätä painiketta ei näy, Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook on ehkä jo asennettu tai järjestelmänvalvoja on poistanut tämän vaihtoehdon.

2. Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän käyttäminen Outlook-ohjelman uusilla CRM-työkaluriveillä, ‑valikoilla ja ‑kansioilla

   Kun olet määrittänyt Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook ‑asetukset ja käynnistänyt Outlook-ohjelman, voit käyttää Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän ominaisuuksia, työkaluja ja tietoja:

   • siirtymisruutu-alueessa näkyy organisaatio, Microsoft Dynamics CRM Online ‑kansiot (esimerkiksi Työtehtävät) ja Microsoft Dynamics CRM Online ‑tiedot.
   • Outlook 2007 ‑ohjelmassa on CRM-valikko, jossa on lisää Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän toimintoja ja asetuksia. Näitä ovat muun muassa henkilökohtaiset asetukset, synkronointi ja Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän ohje.

     Outlook 2010 ‑ohjelman valintanauhassa ja Outlookin Backstage-näkymässä on CRM-välilehti.

   • Voit käyttää monia Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän toimintoja nopeasti Outlook 2007 ‑ohjelman CRM-työkaluriviltä tai CRM-välilehdessä. Voit esimerkiksi
     • luoda uusia aktiviteetteja ja tietueita
     • synkronoida tietoja
     • siirtyä offline- tai online-tilaan Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmässä
     • käyttää Erikoishaku-toimintoa, jolla voit luoda kyselyitä Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän tietojen hakua varten.
   • Yksittäisissä Outlook-ohjelman sähköpostiviesteissä, tapaamisissa ja tehtävissä on CRM-ryhmä, jonka komennoilla voit
     • muuntaa sähköpostiviestejä, tapaamisia ja tehtäviä muuntyyppisiksi Microsoft Dynamics CRM Online ‑tietueiksi
     • lisätä linkkejä muihin Microsoft Dynamics CRM Online ‑tietueisiin yhteyksien kautta
     • avata valitun kohteen tietueen Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmässä.

     Yksittäisissä Outlook-kohteissa, kuten sähköpostiviesteissä ja tapaamisissa, on myös Microsoft Dynamics CRM ‑ruutu, jossa voit nopeasti avata linkitettyjä Microsoft Dynamics CRM Online ‑tietueita. Ruudussa näkyy myös, seurataanko kohdetta Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmässä.

3. Sähköpostiasetusten määrittäminen Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook ‑ohjelman omissa asetuksissa

   Jos organisaatiossasi käytetään työnkulun töitä, yhdistämistöitä tai muita automatisoituja järjestelmätöitä, sinun täytyy määrittää henkilökohtaiset asetukset, jotta Microsoft Dynamics CRM Online voi lähettää sähköpostiviestejä nimelläsi Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook ‑ohjelmassa.

   1. Jos Microsoft Office Outlook 2007 on asennettu:
      • Valitse CRM-valikosta Asetukset.

      - TAI -

      Jos Outlook 2010 on asennettu:

      • Valitse Tiedosto, napsauta CRM-välilehteä ja valitse sitten Asetukset.
   2. Valitse Henkilökohtaisten asetusten määritys ‑valintaikkunassa Sähköposti-välilehti. Valitse Microsoft Dynamics CRM voi lähettää sähköpostia Microsoft Dynamics CRM for Outlookin avulla ‑valintaruutu.
4. Outlook-yhteystietojen siirtäminen Microsoft Dynamics CRM Online -järjestelmään

   Helpoin tapa tuoda Outlook-yhteystiedot Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmään on seurata yhteystietoja tai käyttää Ohjattu yhteyshenkilöiden lisääminen ‑toimintoa.

   Outlook-yhteystietojen seuraaminen:

   • Avaa yksi yhteyshenkilötietue tai valitse useita yhteyshenkilötietueita. Valitse tämän jälkeen Seuranta tai Seuraa CRM-järjestelmässä sen mukaan, onko tietokoneeseen asennettu Microsoft Office Outlook 2007 vai Microsoft Office Outlook 2010 ja onko avoinna yksi vai useampi yhteyshenkilötietue. Jos haluat liittää mukaan yrityksen, joka näkyy Outlook-tietueessa Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän pääasiakastietueena, valitse asetus Synkronoiminen-välilehdessä.

     Lisätietoja: Synkronointiasetusten määrittäminen Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook ‑ohjelmassa.

   - TAI -

   Käytä Ohjattu yhteyshenkilöiden lisääminen ‑toimintoa.

   • Jos <ms_Outlook_short_2007> on asennettu tietokoneeseen, käynnistä ohjattu toiminto valitsemalla CRM-valikosta Lisää yhteyshenkilöitä.
   • Jos asennettuna on Outlook 2010, valitse Tiedosto. Napsauta CRM-välilehteä. Valitse Tuo yhteyshenkilöt ja sitten Lisää yhteyshenkilöitä. Jos haluat liittää mukaan yrityksen, joka näkyy tietueessa Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän pääasiakastietueena, valitse asetus ohjatussa toiminnossa.

   Lisätietoja:Outlook-yhteystietojen lisääminen Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmään ohjatulla yhteyshenkilöiden lisäämistoiminnolla

5. Outlook-tehtävien seuraaminen Microsoft Dynamics CRM Online ‑aktiviteetteina

   Avaa Outlookissa yksi tehtävä tai valitse tehtäväluettelosta useita tehtäviä ja napsauta sitten Seuranta-painiketta.

   Napsauttamalla Seuranta-painikkeen nuolta avoimessa tehtävässä voit valita Microsoft Dynamics CRM Online ‑aktiviteettitietueen tyypin, esimerkiksi kirjeen, jonka Microsoft Dynamics CRM Online luo ja linkittää tehtäväkohteeseen. Muussa tapauksessa Microsoft Dynamics CRM Online seuraa tehtävää Microsoft Dynamics CRM Online ‑tehtävänä.

6. Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän liittyen-tietueen määrittäminen ja tarkasteleminen Outlookissa

   Kun olet seurannut haluamaasi tietuetta (yhteyshenkilöä, sähköpostiviestiä tai tehtävää), voit etsiä kyseisen kohteen ja linkittää sen toiseen Microsoft Dynamics CRM Online ‑tietueeseen valitsemalla Aseta Liittyen. Tietue voi olla asiakas tai palvelupyyntö. Avaa Microsoft Dynamics CRM Online ‑tietue napsauttamalla Microsoft Dynamics CRM ‑ruudussa Liittyy-kohdan viereistä linkkiä.

   Jos napsautat väärää tietuetta, voit valita toisen tietueen napsauttamalla Aseta Liittyen ‑kohtaa.

7. Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän sähköpostiosoitteiden käyttäminen Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook ‑ohjelmassa

   Kun luot uutta sähköpostiviestiä Outlook-ohjelmassa, avaa Osoitteisto valitsemalla Vastaanottaja. Microsoft Dynamics CRM Online ‑tietueiden sähköpostiosoitteet näkyvät Osoitteistossa.

   Valitse ensin Osoitteisto-luettelosta Microsoft Dynamics CRM Online ‑tietuetyyppi, jonka perusteella luettelo suodatetaan. Napsauta sitten haluamaasi sähköpostiosoitetta.

Jos päivitit Microsoft Dynamics CRM 4.0 for Outlookista

• Asetukset-alue ja Palvelukalenteri-alue ovat käytettävissä Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook ‑ohjelmassa. Useimmat Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän toiminnot ovat käytettävissä Microsoft Dynamics CRM Online for Outlook ‑ohjelman siirtymisruutu-alueessa.

Aiheeseen liittyvät linkit

Outlook-yhteystietojen tuominen Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmään

Microsoft Dynamics CRM Online for Outlookin määrittäminen