Tietueiden päivittäminen ohjatulla tietojen tuontitoiminnolla

Voinko tehdä tämän tehtävän?

Voit viedä aiemmin luotuja tietueita, lisätä tai muuttaa vietyjen tietueiden tietoja ja tuoda sitten vain ne tietueet, joihin on tehty muutoksia.

1. Valitse päivitettävät tietueet ja vietävät sarakkeet Erikoishaku-toiminnolla.
2. Vie tiedot Exceliin. Muista valita valintaruutu Tee tiedoista kelvollisia uudelleen tuotaviksi lisäämällä pakolliset sarakeotsikot.

   Lisätietoja on kohdassa Muuttumattomien tietojen vieminen staattiseen Excel-laskentataulukkoon.

   Huomautus

   Jos käytössäsi on Microsoft Excel 2010, älä napsauta Avaa-painiketta. Jos valitset Avaa, näkyviin tulee seuraava virhe: "Tiedosto on vahingoittunut, eikä sitä voi avata." Voit välttää virheen tallentamalla tiedoston ja avaamalla sen uudelleen. Jos tiedosto ei avaudu, toimi seuraavasti:

   1. Lisää Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmän URL-osoite selaimen luotettujen sivujen vyöhykkeeseen.
   2. Poista ladatun Excel-tiedoston suojaus käytöstä.
      1. Napsauta ladattua tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet.
      2. Valitse Yleiset-välilehdestä Suojaus-asetukseksi Poista esto.
   3. Ota Microsoft Excel 2010 ‑ohjelmassa käyttöön suojattu näkymä, jos tiedosto on peräisin Internetistä.
      1. Avaa Microsoft Excel 2010.
      2. Napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten Asetukset.
      3. Valitse Valvontakeskus ja valitse sitten Valvontakeskuksen asetukset.
      4. Valitse Suojattu näkymä ja valitse sitten Käytä Suojattu näkymä -toimintoa, jos tiedosto on peräisin Internetistä ‑vaihtoehto.
3. Avaa Excel-laskentataulukko.

   Jos näyttöön tulee virhesanoma, jossa lukee Tiedosto 'Tiedostonimi', jota yrität avata, on eri muotoa kuin sen tiedostotunniste ilmaisee, valitse Kyllä.

4. Lisää uudet tiedot tai muuta laskentataulukon tietoja.

   Tärkeää

   Älä poista tai muokkaa niiden sarakkeiden tietoja, joissa on muokkaamisen kieltävä merkintä.

   Jotkin laskentataulukon sarakkeista on tarkoituksella piilotettu:

   • Kaksi piilotettua saraketta. Toisessa on tietueen GUID-tunnus Yksilöllinen 128-bittinen arvo, jonka avulla tietue tunnistetaan.. Toisessa on tietueen edellinen muokkauspäivä ja ‑aika.
   • Sarakeotsikot.
5. Tallenna laskentataulukko.
6. Valitse Tiedosto-välilehdestä Työkalut ja valitse sitten Tuo tiedot.
7. Valitse vaiheessa 5 tallentamasi laskentataulukkotiedosto. Huomaa seuraavat seikat:
   • Voit päivittää vain muokatut rivit tai luoda tietueita viedyn tiedoston lisätyistä riveistä. Ohjattu tietojen tuontitoiminto ei tunnista viedystä tiedostosta poistettuja rivejä. Toisin sanoen jos poistat viedystä tiedostosta rivin ja tuot sitten tiedoston uudelleen, vastaavaa tietuetta ei poisteta Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmästä.
   • Tietue ei päivity, jos sitä on muutettu Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmässä viennin jälkeen.
8. Valitse Seuraava.
9. Viimeistele tuonti ohjatun tietojen tuontitoiminnon ohjeiden mukaan. Lisätietoja on aiheessa Tietueiden tuominen tiedostosta.
10. Anna tuontityölle tarvittaessa uusi nimi ja muuta ilmoitusasetuksia. Valitse sitten Tuo.

    Tuontityö käynnistetään taustalla. Voit jatkaa työskentelyä Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmässä tuonnin aikana.

Huomautuksia

Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmässä ei voi oletusarvoisesti viedä staattiseen Tiedosto, joka ei muutu, vaikka tiedot muuttuisivat Microsoft Dynamics CRM Online ‑järjestelmässä. Excel ‑laskentataulukkoon luetteloa, jossa on yli 10 000 tietuetta. Voit kiertää tämän rajoituksen toiminnon Erikoishaku avulla rajaamalla kunkin viennin tietuemäärän 10 000 tietueeseen ja yhdistämällä sitten viedyt laskentataulukot. Lisätietoja: Erikoishaku-toiminnon käsitteleminen.