Yhteyshenkilöiden tuominen .csv-tiedostosta Microsoft Dynamics CRM-järjestelmään

Voit tuoda Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmään yhteyshenkilötietoja muista lähteistä, kuten Microsoft Office Outlook ‑ohjelmasta, käyttämällä .csv-tiedostoa.

Voit lisätä yhteyshenkilötiedot Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmään seuraavasti:

• Tuo tiedot .csv-tiedostosta.

  Jos yhteyshenkilötiedot on tallennettu johonkin toiseen muotoon, esimerkiksi Microsoft Office Excel ‑työkirjaan, tallenna tai muunna tiedot .csv-tiedostoksi ja tuo tiedosto Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmään.

  Jos haluat tuoda Outlook-yhteystiedot Microsoft Dynamics CRM ‑liiditietueina tai jos olet mukauttanut Outlook-yhteystietojen tietuetyyppiä merkittävästi, vie ensin tiedot Outlook-ohjelmasta .csv-tiedostoon ja tuo sitten tiedosto Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmään. Käytä yhteystietojen vientiin Outlook-ohjelman Ohjattu tietojen tuominen ja vieminen ‑toimintoa.

• Tuo Outlook-yhteystiedot Microsoft Dynamics CRM for Outlook ‑ohjelman Ohjattu yhteyshenkilöiden lisääminen ‑toiminnolla.

  Ohjattu yhteyshenkilöiden lisääminen ‑toiminnolla Outlook-yhteystiedot voi tuoda nopeasti Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmään. Lisätietoja: Outlook-yhteystietojen lisääminen Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmään ohjatulla yhteyshenkilöiden lisäämistoiminnolla

Tämän artikkelin esimerkeissä opastetaan viemään seuraavat yhteystietokentät Outlook-ohjelmasta ja tuomaan ne Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmään:

• Etunimi, Toinen nimi, Sukunimi, Tehtävänimike
• Lähiosoite (työ), Postitoimipaikka (työ), Osavaltio (työ), Postinumero (työ), Maa/alue (työ)
• Työpuhelin, Matkapuhelin, Sähköpostiosoite

Vihje

Jos Outlook-yhteystiedoissa on seuraavantyyppisiä tietoja, tutustu niihin liittyviin artikkeleihin, ennen kuin toimit tässä artikkelissa olevien ohjeiden mukaisesti:

• Aksenttimerkein varustetut merkit tai muut kuin englanninkielisessä merkistössä yleisesti käytettävät merkit: Muita kuin ASCII-merkkejä sisältävien tietojen tuominen
• Outlookin Huomautuksia-kentän tiedot: Muistiinpanoja sisältävien Outlook-yhteystietojen tuominen
• Outlookin Luokat-kentän tiedot: Luokkia sisältävien Outlook-yhteystietojen tuominen

Outlook-yhteystietojen vieminen CSV-tiedostoon

1. Käynnistä Outlook.
2. Jos käytössä on Outlook 2007:
   • Valitse Tiedosto-valikosta Tuonti ja vienti.

   - TAI -

   Jos käytössä on Outlook 2010:

   • Napsauta Tiedosto-välilehteä. Valitse sitten Asetukset ja Lisäasetukset. Valitse Vie-kohdasta Vie.

   Näkyviin tulee Ohjattu tietojen tuominen ja vieminen.

3. Valitse Vieminen tiedostoon ja valitse sitten Seuraava.
4. Tarkista, että Luetteloerottimella erotetut tiedot (DOS) on valittu, ja valitse sitten Seuraava.

   Jos näkyviin tulee sanoma, jonka mukaan ominaisuutta ei ole asennettu, asenna se valitsemalla Kyllä.

5. Valitse Valitse kansio, josta viedään ‑luettelosta haluamasi Yhteyshenkilöt-kansio ja valitse sitten Seuraava.
6. Kirjoita Tallenna viety tiedosto nimellä ‑ruutuun tiedostonimi, jolla on .csv-tunniste, esimerkiksi mycontacts.csv, ja valitse sitten Seuraava.
7. Valitse Mukautettujen kenttien yhdistäminen.
8. Outlook vie oletusarvon mukaan ohjelmasta enemmän kenttiä kuin tarvitaan. Siksi joitakin kenttiä on poistettava ennen yhteystietojen vientiä .csv-tiedostoon. Tässä esimerkissä säilytetään vain seuraavat kentät:
   • Etunimi
   • Toinen nimi
   • Sukunimi
   • Tehtävänimike
   • Lähiosoite (työ)
   • Postitoimipaikka (työ)
   • Osavaltio (työ)
   • Postinumero
   • Maa tai alue (työ)
   • Puhelin (työ)
   • Matkapuhelin
   • Sähköpostiosoite

   Jos haluat poistaa .csv-vientitiedostosta tarpeettomia kenttiä (esimerkiksi Laskutustiedot-kentän), vedä kenttien nimet Kenttä-sarakkeesta Arvo-sarakkeeseen. Poista kenttiä tarpeen mukaan. Tässä esimerkissä viedään vain edellä esitetyt 12 kenttää.

9. Valitse OK.
10. Valitse Valmis.

Outlook-yhteystietojen tuominen Microsoft Dynamics CRM järjestelmään

1. Käynnistä Microsoft Dynamics CRM.
2. Valitse siirtymisruutu-alueen Omat työt ‑kohdasta Tuonnit.
3. Valitse Tietueet-ryhmässä Tuo tiedot.
4. Valitse Datatiedosto-ruudusta Selaa, etsi ja valitse mycontacts.csv-tiedosto ja valitse Avaa.
5. Valitse Seuraava ja noudata Ohjattu tietojen tuonti ‑toiminnossa näkyviä ohjeita.

   Muistiinpano

   Jos tarvitsemaasi yhdistämismääritystä ei ole, pyydä sitä organisaation Microsoft Dynamics CRM -järjestelmänvalvojalta tai katso sen luontiohjeet ohjeaiheen osasta Tietojen yhdistämismäärityksen luominen tietojen tuontia varten.

   Lähdekenttä	Yhdistämismääritys	Kohdekenttä	Kommentti
   Sukunimi	Yhdistettävä kohteeseen	Sukunimi	Tätä ei yleensä tarvitse yhdistää uudelleen
   Puhelin (työ)	Yhdistettävä kohteeseen	Puhelin (työ)	Tätä ei yleensä tarvitse yhdistää uudelleen
   Etunimi	Yhdistettävä kohteeseen	Etunimi	Tätä ei yleensä tarvitse yhdistää uudelleen
   Tehtävänimike	Yhdistettävä kohteeseen	Tehtävänimike	Tätä ei yleensä tarvitse yhdistää uudelleen
   Toinen nimi	Yhdistettävä kohteeseen	Toinen nimi	Tätä ei yleensä tarvitse yhdistää uudelleen
   Matkapuhelin	Yhdistettävä kohteeseen	Matkapuhelin	Tätä ei yleensä tarvitse yhdistää uudelleen
   Lähiosoite (työ)	Yhdistettävä kohteeseen	Osoite 1: Lähiosoite 1	Tämä on yleensä yhdistettävä uudelleen
   Postitoimipaikka (työ)	Yhdistettävä kohteeseen	Osoite 1: Postitoimipaikka	Tätä ei yleensä tarvitse yhdistää uudelleen
   Osavaltio (työ)	Yhdistettävä kohteeseen	Osoite 1: Osavaltio/provinssi	Tämä on yleensä yhdistettävä uudelleen
   Postinumero	Yhdistettävä kohteeseen	Osoite 1: Postinumero	Tämä on yleensä yhdistettävä uudelleen
   Maa tai alue (työ)	Yhdistettävä kohteeseen	Osoite 1: Maa tai alue	Tämä on yleensä yhdistettävä uudelleen
   Sähköpostiosoite	Yhdistettävä kohteeseen	Sähköposti	Tämä on yleensä yhdistettävä uudelleen

Yhdistettävät kentät

Muistiinpano

Voit tarkistaa tuontitiedot, kuten tuotujen yhteystietojen määrän ja mahdolliset virheet. Valitse Siirtymisruutu-alueessa Työtehtävät ja valitse sitten Tuonnit. Kaksoisnapsauta luettelossa mycontacts.csv-tiedostoa tai joukkotuontitietueen nimeä.

Aiheeseen liittyvät linkit

Yhteystietojen vieminen Outlook 2010 ‑ohjelmasta