Tässä artikkelissa on perustietoja henkilökohtaistennäkymien luomisen sekä tietojen etsimisen ja analysoinnin aloittamisesta Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmän Erikoishaku-toiminnolla. Erikoishaku on yksi parhaista tavoista etsiä tiettyjä tietueita Microsoft Dynamics CRM ‑järjestelmästä.
Toiminnolla voit myös valmistella tietoja vietäviksi Microsoft Office Excel ‑ohjelmaan analysointia varten. Se on helppo tapa laatia omia raportteja. Tätä tapaa kannattaa käyttää, jos haluat käyttää Excelin tietojen yhteenveto- ja yhdistämistoimintoja tai jos haluat tarkastella tietoja eri näkökulmista Pivot-taulukko-näkymässä.
Tärkeimmät vaiheet
Luo henkilökohtainen näkymä kokonaan alusta tai aiemmin luodusta näkymästäHenkilökohtaiset näkymät ovat Erikoishaku-toiminnon hakuja, jotka olet tallentanut käytettäviksi uudelleen. Ne näkyvät niiden tietuetyyppien Näkymä-luetteloissa, joissa näkymät suorittavat hakuja.
Jos haluat luoda henkilökohtaisen näkymän, siirry haluamasi tietuetyypin luetteloalueeseen ja valitse Näkymä-luettelosta Luo henkilökohtainen näkymä. Määritä haluamasi ehdot.
Jos haluat luoda uuden näkymän aiemmin luodun pohjalta, valitse näkymä näkymäluettelosta ja valitse sitten Tiedot-ryhmästä Erikoishaku. Suodatusehdot latautuvat valmiiksi, joten voit tehdä niihin ja sarakkeisiin pieniä muokkauksia valitsemalla Kysely-ryhmästä Tiedot. Tällöin sinun ei siis tarvitse aloittaa näkymän luomista kokonaan alusta.
- Rajoita tietoja tietuetyypin perusteella
Määrittäessäsi hakuehtoja voit valita ehdot haettavan päätietuelajin, esimerkiksi Asiakkuudet-tyypin, lisäksi myös siihen liittyville Aktiviteetti- tai Palvelupyyntö-tietueille tai muille tietuelajeille. Voit esimerkiksi hakea asiakkuuksia, joihin liittyy aktiivisia palvelupyyntöjä, tai yhteyshenkilöitä, joihin liittyy merkittäviä mahdollisuuksia.
- Mukauta tuloksissa näytettävät sarakkeet huolellisesti
Valitse Muokkaa sarakkeita ja järjestä sarakkeet niin, että näet haluamasi tiedot vierittämättä näyttöä vaakasuunnassa:
- Siirrä useimmin käyttämäsi sarakkeet ensimmäisiksi ja poista tarpeettomat sarakkeet.
- Lisää tarvittavat sarakkeet. Voit lisätä sarakkeita liittyvistä tietueista.
- Anna Erikoishaku-kyselyn lajitella tiedot puolestasi.
Kun tulokset tulevat näkyviin, voit lajitella niitä lisää. Lisätietoja on aiheessa Quick tip: Sort records by multiple columns.
- Kun olet valmis, tallenna kysely uudelleenkäyttöä varten
Valitse Tallenna nimellä ja anna kyselyllesi nimi, jonka perusteella tunnistat sen myöhemmin. Kysely siirtyy tallennettuna näkymänä Omat näkymät ‑kohtaan tietueluettelon näkymäluetteloon. Jos haluat muokata näkymää, voit avata sen valitsemalla Erikoishaku-toiminnon Näytä-ryhmästä Tallennetut näkymät.
- Jaa hyödylliset kyselyt muiden kanssa
Tallenna ensin erikoishakukysely näkymänä, jonka nimen muut käyttäjät tunnistavat, ja määritä sitten käyttäjät, jotka voivat käyttää tallennettua näkymää:
- Tallenna näkymä valitsemalla Tallenna nimellä ja määrittämällä nimi.
- Jos haluat jakaa tallennetun näkymän muiden käyttäjien tai ryhmien kanssa, valitse Erikoishaku-toiminnossa Näytä-ryhmästä Tallennetut näkymät. Valitse tallennettu näkymä ja valitse sittenTee yhteistyötä-ryhmästä Jaa.
Kukin tallennettua näkymää käyttävä käyttäjä näkee vain ne tiedot, joihin hänellä on katseluoikeudet.
- Tutustu eri tapoihin viedä tietoja Exceliin
Voit valita kahdesta vaihtoehdosta:
- Staattisten tai dynaamisten tietojen vieminen. Staattinen laskentataulukko sisältää tilannevedoksen tiedoista niiden vientihetkellä. Luvut säilyvät samoina aina, kun taulukko avataan. Staattiset laskentataulukot sopivat hyvin raportointijakson loppuraporttiin. Dynaamisen laskentataulukon tiedot voidaan päivittää tietokannasta aina, kun laskentataulukko avataan, joten samaa laskentataulukkoa voi käyttää, vaikka tiedot ajan kuluessa muuttuisivat.
- Vieminen laskentataulukkoon tai pivot-taulukkoon. Viedyssä laskentataulukossa tiedot ovat taulukossa, joka näyttää samalta kuin Microsoft Dynamics CRM -järjestelmän tietueluettelo. Näitä tietoja voi käsitellä kaikilla Excel-ohjelman toiminnoilla. Viety Pivot-taulukko sopii hyvin tietojen laskemiseen ja tiivistämiseen sekä trendien etsimiseen. Jos Excel-ohjelman Pivot-taulukot eivät ole sinulle tuttuja, katso lisätietoja artikkelista Yleistä pivot-taulukko- ja pivot-kaavioraporteista.
Jos muille käyttäjille voisi mielestäsi olla hyötyä luomastasi laskentataulukosta, voit lisätä sen raporttina Microsoft Dynamics CRM -järjestelmään, tai jos sinulla ei ole tarvittavia käyttöoikeuksia, voit pyytää esimiestäsi tai järjestelmänvalvojaa lisäämään sen.
Lisätietoja ehtojen hienosäätämisestä, sarakkeiden muokkaamisesta, lajittelemisesta ja näkymien tallentamisesta on ohjeaiheessa Erikoishaku-toiminnon käsitteleminen.
|
 Ylös
|
Aiheeseen liittyvät linkit
Erikoishaku-toiminnon käsitteleminen
Tietojen vieminen Exceliin
Käytön aloittamista koskevat artikkelit
