Creación de un proceso de venta con fases mediante un flujo de trabajo

Es probable que el equipo de ventas de su organización siga unos pasos determinados mientras cultivan las relaciones con los clientes potenciales para realizar una venta. En Microsoft Dynamics CRM Online, puede automatizar muchas de estas tareas y actividades asociadas a los procesos de ventas mediante la creación de un flujo de trabajo.

También puede mostrar la información de los flujos de trabajo de los procesos de ventas en los informes de ventas. Por ejemplo, el informe Canalización de ventas muestra la fase del flujo de trabajo en la que se encuentran las oportunidades.

Lección 1: Planear y diseñar el flujo de trabajo del proceso de ventas

El flujo de trabajo del proceso de ventas puede ser uno de los flujos de trabajo más complejos que deberá diseñar en Microsoft Dynamics CRM Online. Antes de abrir la Aplicación web y comenzar a crear el flujo de trabajo, es importante tomarse el tiempo de planear la lógica que desea que siga el flujo de trabajo y qué acciones desea que realice. Debido a que los flujos de trabajo están compuestos por pasos lógicos, la mejor forma de comenzar puede ser usando un diagrama simple.

El proceso de ventas de ejemplo en este artículo se concentra en las actividades de ventas principales relacionadas con la entidad Oportunidad e incluyen las siguientes fases:

1. Contacto inicial: cuando se crea un registro de oportunidad, asígnelo al comercial adecuado en función de la información geográfica de la oportunidad.
2. Calificación: cuando el porcentaje en el campo Probabilidad del formulario Oportunidad cambia a un número mayor que 25, cree una actividad de llamada telefónica para el comercial. Vincule la llamada telefónica a la oportunidad y establezca una fecha de vencimiento para dos semanas después del cambio de la probabilidad.
3. Venta probable: cuando Probabilidad cambia a un número mayor que 50, cree una actividad de llamada telefónica para el comercial. Establezca la fecha de vencimiento de la llamada para una semana después de la creación de la actividad.
4. Venta pendiente: cuando Probabilidad cambia a un número mayor que 90, cree una tarea para programar una cita entre el comercial y el cliente potencial. Establezca la fecha de vencimiento de la tarea para dos días después del aumento de la probabilidad.
5. Venta completada: cuando el porcentaje de Probabilidad cambie a 100, cierre la oportunidad como Lograda.

En cada fase del proceso de ventas, Microsoft Dynamics CRM Online espera que se cumplan los criterios antes de mover la oportunidad a la siguiente fase. En este ejemplo, una oportunidad puede progresar a la siguiente fase cuando aumenta el valor del campo Probabilidad. Otros procesos de ventas pueden requerir que se completen todas las actividades para que la oportunidad avance.

Lección 2: Crear el flujo del trabajo del proceso de ventas en Microsoft Dynamics CRM Online

La creación de un flujo de trabajo del proceso de ventas implica los siguientes pasos básicos:

1. Crear un flujo de trabajo vacío.
2. Crear fases en el flujo de trabajo.
3. Agregar lógica y acciones a las fases del flujo de trabajo.

Crear un flujo de trabajo vacío

Antes de poder agregar fases, lógica o acciones al flujo de trabajo, debe crear el flujo de trabajo en sí.

Crear un flujo de trabajo vacío

1. En el panel de navegación, haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic en Procesos.
2. En la Actions toolbar, haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Crear proceso, establezca las propiedades necesarias para el flujo de trabajo.
   1. En el cuadro Nombre del proceso, escriba el nombre que desea usar para este flujo de trabajo; por ejemplo "Proceso de ventas".
   2. En la lista Entidad, seleccione Oportunidad como entidad principal Entidad con la que está asociada una entidad relacionada. de este flujo de trabajo.
   3. En la lista Categoría, seleccione Flujo de trabajo.
4. Haga clic en Aceptar.
5. En el Área de propiedades de procesos, en la mitad superior del formulario Proceso , establezca otras propiedades del flujo de trabajo.
   1. En la lista Ámbito, en Opciones para procesos automáticos, seleccione un ámbito que corresponda a los registros de su organización a los que desea aplicar el flujo de trabajo.

      El ámbito que especifique permite que las tareas del flujo de trabajo se ejecuten solo en los registros apropiados; por ejemplo, Organización para todos los registros o Unidad de negocio para los registros que sean propiedad de las personas de un grupo determinado.

      Sugerencia

      Si desea asegurarse de que el flujo de trabajo funciona tal y como espera, establezca Ámbito en Usuario por el momento y, a continuación, pruebe el flujo de trabajo de proceso de ventas antes de implementarlo en el resto de la organización.

   2. En Iniciar al, confirme que la casilla Registro creado está activada.
6. En la barra de herramientas Formulario, haga clic en Guardar.

Crear fases en el flujo de trabajo

Después de crear un flujo de trabajo vacío, agregue el marco de trabajo para el proceso de ventas agregando fases al flujo de trabajo.

Agregar fases al flujo de trabajo

1. En la barra de herramientas de lógica del proceso, haga clic en Agregar paso y, a continuación, en Fase.
2. Para confirmar que desea agregar una fase al flujo de trabajo, haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Escriba aquí la descripción de la fase y escriba el nombre de la primera fase del proceso de ventas, como Nueva oportunidad.
4. Repita estos pasos para cada fase del proceso de ventas de la organización.

   Por ejemplo, puede agregar las siguientes fases a su flujo de trabajo del proceso de ventas:

   • Contacto inicial
   • Calificación
   • Venta probable
   • Venta pendiente
   • Venta completada
5. En la barra de herramientas Formulario, haga clic en Guardar.

Agregar lógica y acciones a las fases del flujo de trabajo

La lógica y las acciones que incluye en el flujo de trabajo determinan lo que el flujo de trabajo hace con los registros en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM Online. Para el flujo de trabajo del proceso de ventas, agregue lógica y acciones a cada una de las fases que definió anteriormente.

Nota

La lógica y las acciones específicas que agregue dependen de las necesidades comerciales propias de su organización. Para ver instrucciones paso a paso acerca de cómo agregar elementos individuales a flujos de trabajo, vea cómo trabajar con flujos de trabajo en la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM Online.

Agregue lógica y acciones al flujo de trabajo del proceso de ventas

1. Expanda la primera fase en el flujo de trabajo y luego haga clic en Seleccione esta fila y haga clic en Agregar paso.
2. Agregue la lógica y acciones al proceso de ventas de la organización. Repita este paso para cada fase en el flujo de trabajo.
   1. En la fase de "Contacto inicial", agregue la siguiente lógica y acciones.

      

   2. En la fase de "Calificación", agregue la siguiente lógica y acciones.

      

   3. En la fase de "Venta probable", agregue la siguiente lógica y acciones.

      

   4. En la fase de "Venta pendiente", agregue la siguiente lógica y acciones.

      

   5. En la fase de "Venta completada", agregue la siguiente lógica y acciones.

      

3. En la barra de herramientas Formulario, haga clic en Guardar.
4. En la barra de herramientas Formulario, haga clic en Activar y, a continuación, en Aceptar.

Importante

El flujo de trabajo del proceso de ventas comenzará a actuar en las nuevas oportunidades tan pronto como lo active. Para garantizar que el flujo de trabajo hace exactamente lo que se desea que haga, se puede realizar una prueba antes de implementarlo más ampliamente.

Lección 3: Probar el flujo de trabajo del proceso de ventas

Aunque no tiene que ser un programador para crear un flujo de trabajo, los flujos de trabajo del proceso de ventas en particular pueden contener una lógica compleja que requiera comprobación. Una forma simple de probar un flujo de trabajo automático es establecer el ámbito del flujo de trabajo de modo que sólo actúe en registros creados por el usuario. De esta forma, puede controlar la entrada que recibe el flujo de trabajo y garantiza que la salida sea correcta antes de publicarla más ampliamente.

1. Abra el flujo de trabajo y, en la lista Ámbito, seleccione Usuario .

   Nota

   Si ya ha publicado el flujo de trabajo, debe cancelar la publicación para poder hacer los cambios.

2. Guarde y active el flujo de trabajo.
3. Cree un nuevo registro de oportunidad.

   Sugerencia

   Asegúrese de que la nueva oportunidad y sus registros relacionados incluyan todos los datos que el flujo de trabajo del proceso de ventas espera, como la información de la dirección en la cuenta o el contacto para asignar la oportunidad al propietario correcto.

4. Espere unos segundos a que se inicie el flujo de trabajo. Luego, abra la oportunidad y haga clic en Ejecutar flujo de trabajo.

   El flujo de trabajo del proceso de ventas debe aparecer en la lista. Si no aparece, revise la lógica y los datos de la oportunidad para identificar errores de no coincidencia o de lógica y vuelva a intentarlo.

5. Después de que el flujo de trabajo se inicie correctamente, efectúe más pruebas realizando cambios en otros datos de la oportunidad que estén ligados a la lógica de flujo de trabajo.

   Por ejemplo, cambie el valor del campo Probabilidad de la oportunidad para mover el registro de una fase a otra.

6. Cuando esté satisfecho con la forma en que funciona el flujo de trabajo, cambie el ámbito al ámbito final que desee y vuelva a activar el flujo de trabajo.

Lección: Medir el progreso con el Informe de canalización de ventas

El informe Canalización de ventas de Microsoft Dynamics CRM Online puede ayudarle a ver el efecto que tiene el flujo de trabajo del proceso de ventas en los registros de oportunidad. Use este informe para ver ventas potenciales anticipadas. El informe muestra un gráfico de ventas potenciales agrupadas por usuario, zona de ventas, zona de clientes, fecha, productos, nivel de interés o fase de ventas.

Ejecute el Informe de canalización de ventas

1. En el panel de navegación, haga clic en Ventas y, a continuación, haga clic en Oportunidades.
2. Si desea ejecutar el informe en un grupo específico de registros, seleccione esos registros antes de ejecutar el informe.
3. En la Actions toolbar, haga clic en Ejecutar informe y, a continuación, en Canalización de ventas.
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar registros, elija una opción para el ámbito de su informe y haga clic en Ejecutar informe.
5. En la ventana Visor de informes, seleccione Proceso de venta en la lista Agrupar por proceso de venta y, a continuación, haga clic en Ver informe.

   Microsoft Dynamics CRM Online muestra el informe con las oportunidades agrupadas según la fase del proceso de ventas en la que se encuentran.

Vínculos relacionados

Seguir un proceso desde la creación hasta la acción

Cerrar varias actividades con un flujo de trabajo