Importar datos de contactos de Outlook que incluyen categorías

Debido a que Microsoft Dynamics CRM Online está estructurado de forma distinta a Microsoft Office Outlook, hay pasos de preparación y planeamiento adicionales necesarios para poder importar contactos de Outlook que contengan datos en el campo Categorías.

• No hay ningún campo en Microsoft Dynamics CRM Online que coincida con el campo Categorías de Outlook. Por lo tanto, tendrá que decidir dónde asignar los datos.
• Outlook puede almacenar varios valores en el campo Categorías, mientras que la mayoría de los campos a los que podría asignar los datos en Microsoft Dynamics CRM Online solo permiten un valor. Deberá dividir la columna Categorías en columnas diferentes con un valor en cada columna.

En este tutorial se identifican las preguntas que debe hacerse acerca de los datos y ofrece varias alternativas para importar los datos.

Nota

Algunas de estas opciones requieren la ayuda del administrador del sistema o del personalizador del sistema porque se necesitan permisos que, normalmente, sólo están disponibles para usuarios con el rol de seguridad Administrador del sistema o Personalizador del sistema.

Lección 1: Asignar los datos de categorías de Outlook

Revise sus datos de Outlook para ver cómo ha clasificado sus contactos. La manera más sencilla de hacerlo es en Outlook:

• Si tiene instalado Outlook 2007:
  1. En el Panel de navegación de Contactos, seleccione la vista Por categoría.
  2. En el menú Vista, seleccione Expandir o contraer grupos y haga clic en Contraer todos los grupos.
• Si tiene instalado Outlook 2010, en Contactos, cambie la vista a una lista y, a continuación, ordene la lista por categorías.
  1. Haga clic en la pestaña Vista. En el grupo Vista actual, haga clic en el botón Cambiar vista y, a continuación, haga clic en Lista.
  2. En el grupo Organización, haga clic en Categorías.
  3. En el grupo Organización, haga clic en Expandir/contraer y, a continuación, haga clic en Contraer todos los grupos.

Se mostrarán todos los valores de categorías que necesita asignar a Microsoft Dynamics CRM Online.

Pregúntese lo siguiente:

1. ¿Mis datos de contactos de Outlook se asignan a más de un tipo de registro de Microsoft Dynamics CRM Online? Por ejemplo, ¿tengo algunos contactos clasificados como cuentas y otros como clientes potenciales?

   Si la respuesta es sí, vea la "Lección 2: Dividir los datos exportados por tipo de registro en función de los valores de las categorías", más adelante en este tutorial.

2. ¿Almaceno varios valores en el campo Categorías? Por ejemplo, cada uno de los siguientes podrían ser los valores del campo Categorías para un registro:
   • Cuenta, Estreno de cliente, Restaurante
   • Cliente potencial, Activo

   Si la respuesta es sí, vea la "Lección 3: Separar varios valores en la columna Categorías", más adelante en este tutorial.

3. ¿La implementación de Microsoft Dynamics CRM Online de mi compañía tiene un campo o un valor de campo para cada una de mis categorías de Outlook? Por ejemplo, si tengo las categorías "Prioridad 1" y "Prioridad 2", ¿existe un campo en Microsoft Dynamics CRM Online que tenga estos valores exactos?

   Hay varios campos predeterminados de Microsoft Dynamics CRM Online que podrían asignarse a sus categorías Outlook:

   • Los campos Puesto o Rol en el tipo de registro Contacto.
   • Los campos Tipo de relación, Categoría o Sector en el tipo de registro Cuenta.
   • Los campos Puesto, Nivel de interés, Sector u Origen del cliente potencial en el tipo de registro Cliente potencial.

   Es posible que su organización ya haya personalizado Microsoft Dynamics CRM Online y agregado otros campos o valores de campo que pueda usar. Para ver qué otros campos podría haber disponibles, abra Microsoft Dynamics CRM Online y examine los formularios para especificar registros de nuevos contactos, clientes potenciales y cuentas.

   Si no existen campos a los que asignar cada uno de los valores de sus categorías, puede personalizar Microsoft Dynamics CRM Online para que coincida con sus datos de Outlook. Vea la "Lección 4: Personalizar Microsoft Dynamics CRM Online", más adelante en este tutorial.

Cree una hoja de cálculo con las siguientes columnas para organizar cómo desea asignar el valor de cada categoría:

Lección 2: Dividir los datos exportados por tipo de registro en función de los valores de las categorías

Si los datos exportados de Outlook contienen registros que pertenecen a más de un tipo de registro de Microsoft Dynamics CRM Online, deberá dividir el archivo de datos exportado en diferentes archivos, uno por cada tipo de registro.

• Ponga todos los registros que se convertirán en cuentas en un archivo Cuentas.csv.
• Ponga todos los registros que se convertirán en contactos en un archivo Contactos.csv.
• Ponga todos los registros que se convertirán en clientes potenciales en un archivo Clientes_potenciales.csv.

La manera más sencilla de hacerlo es:

1. Cree tres copias del archivo .csv que exportó desde Outlook. Cambie el nombre de los archivos por Cuentas.csv, Contactos.csv y Clientes_potenciales.csv.
2. Abra cada uno de los archivos en Excel, ordene los datos por la columna Categorías y elimine los que no se importarán a ese tipo de registro.
3. Importe cada archivo por separado.

Lección 3: Separar varios valores en la columna Categorías

Si tiene varios valores en la columna Categorías, debe crear nuevas columnas y, a continuación, dividir los datos de manera que sólo haya un valor en cada columna. Cada columna representa un campo en Microsoft Dynamics CRM Online donde pondrá los datos.

Por ejemplo, es posible que tenga dos categorías en un registro asignadas a Puesto y Rol en Contactos. Éstos son los pasos que debe seguir:

1. Abra el archivo .csv exportado en Excel.
2. Cree dos copias de la columna Categorías, cambie el encabezado de una de ellas a Puesto y el otro a Rol.
3. Limpie los datos de cada columna para que haya un valor por cada registro.

Archivo Contactos.csv original

El nuevo archivo Contactos.csv con una columna para cada valor de Categoría

Lección 4: Personalizar Microsoft Dynamics CRM Online

Nota

Normalmente, las personalizaciones reflejan cómo desean organizar sus datos los usuarios de la organización, por lo que los cambios de diseño deben seguir los procesos establecidos en su organización. En realidad, para realizar personalizaciones se necesitan permisos que normalmente solo se encuentran en los roles de seguridad Administrador del sistema y Usuario del sistema.

Existen varias opciones que quizás desee explorar:

• Modificar una lista desplegable existente o crear una nueva.
  • Con frecuencia, todo lo que se necesita es agregar los nuevos valores a una lista desplegable existente. Por ejemplo, quizás sea necesario agregar otro sector al campo Sector. Ésta es una tarea fácil que se realiza en unos minutos.
  • Quizás sea necesaria una nueva lista desplegable. Esta tarea es un poco más complicada, porque el nuevo campo no se muestra automáticamente en los informes.

  Más información: Configurar campos (desplegables) de conjunto de opciones

• Crear un nuevo campo de dos opciones para cada categoría.

  Por ejemplo, si sus datos de Outlook están almacenados en cinco categorías, quizás desee tener cinco campos con los valores Sí/No o Verdadero/Falso. De esta manera, resulta más fácil buscar registros en cada categoría y crear informes sobre ellos. Más información: Descripción de los campos de entidad.

• Crear un nuevo campo de búsqueda.

  Si su lista de categorías crece continuamente, considere la posibilidad de usar una entidad personalizada para los valores de las categorías, y crear un campo de búsqueda. Los campos de búsqueda permiten a los usuarios hacer referencia o crear un vínculo a un registro de otro tipo de registro (entidad). Más información: Descripción de los campos de entidad, Descripción de las relaciones jerárquicas entre entidades y Creación o edición de campos para entidades.

  Ésta es una tarea más compleja. Si decide usar este método, una vez configurada la búsqueda en Microsoft Dynamics CRM Online, deberá separar el archivo de Outlook exportado en dos archivos, con la información sobre las categorías en un archivo independiente. Más información:Importar datos de contactos de Outlook que incluyen notas.

Después de personalizar Microsoft Dynamics CRM Online, puede asignar los datos de las Categorías de Outlook y continuar organizando los datos exportados para su importación.

Vínculos relacionados

Artículos sobre la importación de registros

Importar contactos desde un archivo .csv a Microsoft Dynamics CRM Online