Configurar campos de razón para el estado

El concepto de los campos de razón para el estado no suele estar presente en preguntas como, por ejemplo, "¿Cómo puedo personalizar el formulario Cerrar oportunidad?", "¿Cómo puedo personalizar el formulario Resolver caso" o "¿Cómo puedo cambiar las opciones que se muestran cuando descalifico un Cliente potencial?". Aunque no es posible modificar estos formularios, sí que es posible modificar las opciones de Razón para el estado disponibles en los formularios:

• Los formularios Cerrar oportunidad, Resolver caso o Convertir cliente potencial en realidad no son formularios reales. Tan solo son ejemplos de cuadros de diálogo de cierre. Estos cuadros de diálogo ofrecen la oportunidad de confirmar el cambio de estado de un registro y de incluir información adicional sobre dicha acción. Puesto que no son verdaderos formularios, estos cuadros de diálogo de cierre no pueden personalizarse como, por ejemplo, los formularios de entidad.
• Para la mayoría de tipos de registro, es posible cambiar las opciones de razón de cambio de registro, objetivo habitual de las solicitudes de cambio de formulario. Las opciones de categorización se almacenan en el atributo statuscode, que incluye el nombre para mostrar de la Razón para el estado.

  Nota

  La configuración de opciones de atributo requiere privilegios que permitan personalizar entidades. Suelen ser necesarios roles de seguridad de Administrador del sistema o Personalizador del sistema, ya que estos roles son los que cuentan con los privilegios necesarios.

  Este artículo le resultará útil incluso si no dispone de ninguno de estos roles de seguridad. Al comprender cómo funcionan estas opciones podrá saber qué cambios puede solicitar.

Entidades con opciones personalizables de razón para el estado

Las entidades en la siguiente tabla poseen opciones personalizables de razón para el estado.

Los campos de Estado y Razón para el estado están relacionados

Muchos tipos de registros (entidades) en Microsoft Dynamics CRM Online tienen el concepto de estado para describir el estado de un registro. Por ejemplo, para muchas entidades las opciones de Estado posibles son simplemente Activo y Inactivo.

Cada entidad que usa este concepto tiene dos atributos:

• El atributo statecode (nombre para mostrar: Estado) define las opciones de estado disponibles y no se puede modificar.
• El atributo statuscode (nombre para mostrar: Razón para el estado) define las razones para el estado a través de opciones:
  • Las opciones para este atributo se pueden modificar para muchas entidades.
  • Cada opción está vinculada con una opción de atributo Estado específica.
  • Existe una opción Razón para el estado predeterminada para cada opción Estado.

Para comprender mejor esta relación, vea Default values of Status and Status Reason attributes.

Debido a que la Razón para el estado es única para los tipos de registro y procesos de cada empresa, Microsoft Dynamics CRM Online no incluye muchas opciones Razón para el estado predeterminadas. Para la mayoría de las entidades, existe sólo una opción Razón para el estado para cada opción Estado. Se espera que las opciones Razón para el estado se personalicen.

Los usuarios y los flujos de trabajo pueden establecer los valores de Estado y Razón para el estado

Antes de personalizar las opciones Razón para el estado, es importante comprender cómo Microsoft Dynamics CRM Online establece los valores Estado y Razón para el estado para un registro:

• Para algunas entidades, los usuarios pueden establecer los valores Razón para el estado al cerrar un registro. Para muchas entidades, incluidas las entidades personalizadas, si existe una sola opción Razón para el estado, los usuarios verán un solo cuadro de diálogo de confirmación. Si existe más de una opción Razón para el estado posible, habrá una lista desplegable que permita elegir una de las opciones. Si no se elige ninguna, se aplicará la opción predeterminada.
• La aplicación establece el valor Estado cuando un registro cambia de estado, ya sea porque un usuario cerró el registro o porque un flujo de trabajo cambió el Estado. A menos que el usuario o el flujo de trabajo especifiquen el valor de la Razón para el estado, cuando la aplicación cambia el Estado del registro, también establece el valor de la Razón para el estado en la opción predeterminada para el estado.
• Si se personaliza un formulario para que incluya el valor de la Razón para el estado, los usuarios pueden actualizar la Razón para el estado en el formulario. Sin embargo, muchos tipos de registros cerrados no se pueden actualizar, de modo que esto cobra mayor sentido para actualizar valores de la Razón para el estado para registros activos en lugar de registros cerrados.

Varianza de implementación de razón para el estado entre entidades del sistema

Comprobará que el comportamiento del campo Razón para el estado puede variar entre diferentes entidades del sistema. Esto se debe a que dichas entidades se diseñaron con un objetivo específico.

Importante

Siempre debería experimentar y comprender como se usan las opciones de la Razón para el estado para las entidades del sistema.

Por ejemplo:

• Al cancelar un Caso, el cuadro de diálogo de cierre no mostrará ninguna opción de la Razón para el estado. Si existe más de una opción, el valor que se guardará será la opción que se haya configurado como predeterminada. Todavía es posible establecer la Razón para el estado en un valor diferente mediante un flujo de trabajo.
• A pesar del hecho de que la entidad Campaña posee un atributo Razón para el estado, existe sólo un Estado (Activo). Como consecuencia, no puede desactivar una Campaña y no existe un el cuadro de diálogo de cierre. El campo Razón para el estado se muestra de forma predeterminada en el formulario Campaña. Pero se comporta, en gran medida, como el campo de una lista desplegable.

Procedimiento para configurar los campos de Razón para el estado

Las tareas para configurar un campo Razón para el estado son casi las mismas que las empleadas para los campos de conjunto de opciones.

1. En Panel de navegación, haga clic en Configuración, haga clic en Personalizaciones y luego haga clic en Personalizar el sistema.
2. En la lista de Componentes, expanda Entidades y luego expanda la entidad específica (por ejemplo, Cliente potencial o Contacto) cuyo campo Razón para el estado desee cambiar.
3. Haga clic en Campos. En la lista, localice el campo statuscode y haga doble clic en él. Observe que solo se muestran 50 campos cada vez. Es posible que deba desplazarse entre las páginas de datos para localizar el campo statuscode .
4. En el campo Estado del formulario Razón para el estado, seleccione el valor apropiado para las opciones que desea gestionar. Normalmente estos valores son Activo y Inactivo, pero pueden variar según la entidad.
5. Agregue, elimine o vuelva a ordenar los elementos de estado, según desee.  Consulte Configurar los campos de conjuntos de opciones (desplegables) para ver los detalles sobre cómo editar opciones, incluida la opción predeterminada.
6. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el formulario.
7. Cuando termine de editar la entidad, publíquela.

Vínculos relacionados

Configurar campos de lista desplegable

Default values of Status and Status Reason attributes

Configure fields