Aprovechar las listas de marketing en el equipo

Microsoft Dynamics CRM Online incluye características de búsqueda que se pueden usar para administrar y filtrar cuentas, contactos y clientes potenciales. Use estas características para configurar y compartir listas que pueda usar todo el equipo. Para centrar el trabajo de marketing, configure una lista basada en los criterios que defina e imprima las etiquetas postales que se usarán para el correo de destino. Mientras, imprima una hoja de llamadas que el grupo de televentas usará para los seguimientos.

Nota

Este tutorial se creó para obtener el mejor rendimiento con Office 2010.

Lección 1: Crear una lista de marketing útil

Es posible que desee dirigir una campaña a un subconjunto de sus cuentas, contactos o clientes potenciales, como las cuentas ubicadas en Chicago o las cuentas con un valor de oportunidades abiertas superior a 1.000 €. La forma más sencilla de agregar integrantes a una lista en Microsoft Dynamics CRM Online es crear una lista vacía y, a continuación, agregar los integrantes.

Puede crear una lista de marketing estática o dinámica. Los integrantes de una lista de marketing dinámica cambian cada vez que ésta se abre. En una lista de marketing estática, necesita actualizar los integrantes explícitamente. Vamos a crear una lista de marketing dinámica que pueda compartir con su equipo.

Creación de una lista de marketing con integrantes que cambian dinámicamente

1. En el Panel de navegación, haga clic en Marketing o en Ventas y, a continuación, en Listas de marketing.
2. En el grupo Administración de registros, haga clic en Nuevo.
3. En el formulario Lista de marketing, especifique los detalles siguientes:
   1. Escriba el nombre de la nueva lista.
   2. En la lista Tipo de integrante, seleccione Cuenta y, a continuación, haga clic en Guardar.
4. En Relacionado, haga clic en Integrantes de la lista de marketing.
5. En Herramientas de listas, en la ficha Integrantes de la lista de marketing, en el grupo Acciones, haga clic en Administrar integrantes.
6. En el cuadro de diálogo Administrar integrantes, defina los criterios de búsqueda.
   1. Haga clic en Seleccionar y, a continuación, seleccione Dirección 1: ciudad. Haga clic en Escribir valor y, a continuación, escriba Chicago.
   2. Haga clic en Seleccionar y baje hasta la sección final de la lista, bajo el encabezado Relacionado. En esta sección se muestran todos los registros relacionados.
   3. En Relacionado, seleccione Oportunidades (Cliente).
   4. Haga clic en Seleccionar y, a continuación, seleccione Ingresos estimados.
   5. Cambie Es igual a por Es mayor que, haga clic en Escribir valor y, a continuación, escriba 1.000.
7. Haga clic en Buscar.
8. Si está satisfecho con los resultados de la búsqueda, haga clic en Usar consulta.

   Ahora puede compartir esta lista de marketing con los integrantes de su equipo.

   Sugerencia

   Si desea usar una lista de marketing estática, use Búsqueda o Búsqueda avanzada para agregar los integrantes.

Lección 2: Crear etiquetas para correo a la lista de marketing

Puede exportar cualquier lista que haya creado en Microsoft Dynamics CRM Online a Microsoft Office Excel como una hoja de cálculo estática o como una hoja de cálculo o tabla dinámica. Para crear etiquetas postales, agregue los integrantes a una lista de marketing en Microsoft Dynamics CRM Online y, a continuación, combine los datos de Microsoft Dynamics CRM Online en una plantilla de etiqueta en Microsoft Word 2010. Hay dos formas de exportar listas desde Microsoft Dynamics CRM Online:

• Cree una vista que incluya todos los datos de direcciones y expórtela como una hoja de cálculo estática. Una hoja de cálculo estática exportada contiene todas las columnas visibles en la vista en el momento de la exportación.
• Exporte una vista como una hoja de cálculo dinámica. Cuando se exporta a una hoja de cálculo dinámica, se pueden elegir las columnas que desea exportar.

Realizar una combinación de correspondencia con una hoja de cálculo dinámica

1. En el Panel de navegación, haga clic en Marketing o en Ventas y, a continuación, en Listas de marketing.
2. Abra la lista de marketing que desee usar para la combinación de correspondencia.
3. En la ficha Agregar, en el grupo Marketing, haga clic en Combinación de correspondencia en integrantes de lista.
4. Si tiene instalados otros idiomas, puede seleccionar un idioma para filtrar la lista de plantillas.
5. En la lista Seleccione el tipo de combinación de correspondencia, seleccione Etiqueta.
6. Seleccione si desea empezar con un documento en blanco o una plantilla. Si selecciona la opción de plantilla, haga clic en el botón Búsqueda para seleccionar una plantilla.

   Las plantillas de combinación de correspondencia nuevas se crean en el área Configuración del sistema.

7. Haga clic en Campos de datos, seleccione las columnas de direcciones que necesita para las etiquetas postales, borre las columnas que no necesite y haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en Aceptar.

   Microsoft Dynamics CRM Online abre automáticamente un documento de Word. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en Abrir.

   Éste no es el documento de combinación de correspondencia: es una página intermedia. Siga las instrucciones del documento de Word, incluida la instrucción de hacer clic en CRM.

9. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, compruebe que la lista sea correcta y, a continuación, haga clic en Aceptar.
10. Para continuar la combinación de correspondencia, siga las instrucciones proporcionadas en el panel Combinar correspondencia.
    1. Para agregar campos de datos (marcadores de posición que insertan texto en un mensaje de correo electrónico o en un documento automáticamente) que muestren más información, haga clic en Más elementos. Puede usar hasta 64 campos de datos.
    2. En el documento, agregue saltos de línea, espacios en blanco, signos de puntuación y el formato requerido por el servicio postal.
    3. En el panel de tareas Combinar correspondencia, en Replique las etiquetas, haga clic en Actualizar todas las etiquetas.
    4. Haga clic en Siguiente: Vista previa de las etiquetas.
    5. Si está satisfecho con el formato de las etiquetas, haga clic en Completar la combinación.
    6. Coloque las hojas de etiquetas en la impresora y, a continuación, haga clic en Imprimir.

    Para obtener más información, vea la documentación de la Ayuda de Microsoft Word 2010.

11. Cuando haya finalizado el trabajo con el documento de combinación de correspondencia, ciérrelo y elimine el documento de combinación de correspondencia intermedio (Mail_Merge_nnnn.xml) y el archivo de texto asociado (Mail_Merge_nnnn.txt) con el mismo nombre.

    Advertencia

    La combinación de correspondencia puede dejar datos confidenciales en su equipo.

    • El proceso de combinación de correspondencia crea dos archivos además de los documentos de combinación de correspondencia. Estos archivos son los orígenes de datos usados por la combinación de correspondencia y contienen datos de Microsoft Dynamics CRM Online que pueden incluir datos confidenciales de clientes. Deberá eliminar estos archivos de origen de datos después de completar la combinación de correspondencia.
    • Ambos archivos tienen el mismo nombre: Mail_Merge[nnnn], donde nnnn es un número de cuatro caracteres generado de forma aleatoria. Uno es un archivo .doc y el otro es un archivo .txt. A menos que haya movido o guardado los archivos en otro directorio, estos archivos se encuentran normalmente en una carpeta de archivos temporales de su equipo.

Lección 3: Refinar una lista de marketing

Al mantener una lista de marketing actualizada, se garantiza que se incluyan los clientes potenciales correctos para que el personal de ventas pueda realizar su trabajo de forma adecuada. Si usa una lista de marketing dinámica, los integrantes se actualizan automáticamente, pero si usa una lista de marketing estática, deberá evaluar y actualizar los integrantes manualmente.

Actualización de los integrantes de una lista de marketing estática

1. En el Panel de navegación, haga clic en Marketing o en Ventas y, a continuación, en Listas de marketing.
2. Abra una lista de marketing estática que contenga cuentas, clientes potenciales o contactos.
3. En Relacionado, haga clic en Integrantes de la lista de marketing.
4. En Herramientas de listas, en la ficha Integrantes de la lista de marketing, en el grupo Acciones, haga clic en Administrar integrantes.
5. En el cuadro de diálogo Administrar integrantes, haga clic en Usar Búsqueda avanzada para evaluar integrantes y en Aceptar.
6. Agregue criterios a la consulta para ampliar o reducir las cuentas, los contactos o los clientes potenciales que desea incluir en la lista.
7. Haga clic en Buscar.
8. Seleccione la opción Mantener todos los integrantes devueltos por la búsqueda en la lista de marketing y, a continuación, haga clic en Actualizar lista de marketing.
9. Haga clic en Guardar y cerrar.

Ahora, su equipo puede usar esta lista para concentrarse en los integrantes actualizados.

Vínculos relacionados

Campañas de principio a fin