Clonar registros sin código

Con frecuencia, los usuarios desean crear un registro nuevo a partir de un registro existente. Esto permite ahorrar mucho tiempo que, de otro modo, se dedicaría a escribir datos.

En las anteriores versiones de Microsoft Dynamics CRM Online existían varias soluciones para habilitar esta funcionalidad pero, por lo general, esas soluciones requerían la creación de botones personalizados y código JScript.

Sin embargo, en Microsoft Dynamics CRM Online se pueden lograr los mismos resultados sin necesidad de escribir código. En este tutorial se describe cómo agregar la capacidad de "clonar" un registro de Cliente potencial, aunque estos mismos principios se pueden aplicar a prácticamente cualquier tipo de registro en Microsoft Dynamics CRM Online.

Nota

Debe tener el rol de Administrador del sistema, Personalizador del sistema o similar para realizar estos pasos.

Lección 1: Crear una relación que haga referencia a sí misma

1. En el panel de navegación, haga clic en Configuración.
2. En Personalización, haga clic en Personalizaciones. En el área Personalización , haga clic en Personalización del sistema.
3. Expanda Entidades.
4. Expanda la entidad Cliente potencial, seleccione Relaciones de N:1 y, a continuación, haga clic en Nueva relación varios a uno.
5. En la sección Definición de relación, escriba lo siguiente:

   Campo	Valor	Descripción
   Entidad principal	Cliente potencial	Crea una relación que hace referencia a sí misma.
   Nombre predeterminado	nuevo_cliente_potencial_clonado	Este valor debe ser único. Puede modificarlo de modo que sea relevante para los usuarios que vean este nombre al crear informes.

6. En la sección Campo de búsqueda, escriba lo siguiente:

   Campo	Valor	Descripción
   Nombre para mostrar	[Registro clonado de]	Cuando se crea la relación, se puede agregar el campo búsqueda al formulario Cliente potencial. Sin embargo, no hay motivo para hacerlo. Por lo tanto, proporcione un nombre para mostrar que indique claramente qué representan los datos del campo.
   Nombre	nuevo_cliente_potencial_clonado	Este nombre debe ser único. Debe asignar un nombre significativo para los usuarios que lo vean al crear informes.
   Nivel de requisito	cualquier valor	Puede elegir cualquier valor de esta lista desplegable.
   Descripción	Este campo de búsqueda forma parte de la relación que permite a los usuarios "clonar" registros de una vista asociada. Este campo no debería mostrarse en el formulario de Cliente potencial.	Registre el motivo por el que existe el campo. Ayuda a documentar el motivo de la existencia del campo y la relación.

7. En la sección Elemento del panel de navegación para una entidad principal, escriba lo siguiente:

   Campo	Valor	Descripción
   Opción de visualización	Usar etiqueta personalizada	Indica que especificará una etiqueta mediante el campo Etiqueta personalizada.
   Etiqueta personalizada	Clientes potenciales clonados	Es el texto que se mostrará en el área de navegación de la página Cliente potencial de modo que los usuarios puedan ver la vista asociada creada por esta relación. Es la ubicación que los usuarios usan para "clonar" un cliente potencial.

8. En la sección Comportamiento de relación, escriba lo siguiente:

   Campo	Valor	Descripción
   Tipo de comportamiento	De referencia	En este campo, seleccione los valores de Asignar Los registros relacionados se asignarán al mismo usuario., Compartir Los registros de la entidad relacionada se compartirán también con el mismo usuario o equipo., Dejar de compartir Los recursos de la entidad relacionada ya no se compartirán con el mismo usuario o equipo., Cambiar primario Si el propietario del registro de la entidad principal cambia porque cambia el primario del registro de la entidad principal, el propietario de los registros relacionados se establecerá en el mismo propietario que el registro de la entidad principal., Eliminar Los registros relacionados se pueden eliminar, a diferencia del registro de entidad principal, o bien la acción de eliminación se puede cancelar., Combinar A los registros relacionados asociados con el registro subordinado se les cambiará el primario al registro maestro.

9. Haga clic en Guardar, pero no cierre todavía el formulario de relación.

Lección 2: Configurar asignaciones de relaciones

Una vez que haya creado la relación, puede modificar cualquier asignación definida en ella. Al crear un registro nuevo desde una vista asociada, las asignaciones definen qué datos del registro actual se copian en el nuevo registro. Los usuarios pueden cambiar los valores de los campos antes de guardar el registro.

A menos que desee duplicar un registro intencionadamente, asegúrese de no asignar campos que identifiquen de forma exclusiva el registro de origen, como campos de nombre, número de teléfono móvil o correo electrónico.

Debido a que algunos campos se asignan automáticamente al crear la relación, existen tres formas de evitarlo:

• Quitar todos los campos que no desee. La entidad podría tener campos que no están incluidos en el formulario. Los campos que no se incluyan en el formulario no se asignarán.
• Quitar todos los campos y volver a agregar sólo los que necesite. Este método puede ser más rápido si sólo son relevantes unos cuantos campos. Sólo puede asignar un atributo cada vez, por lo que este proceso puede resultar laborioso si necesita asignar muchos atributos.

  Nota

  No puede eliminar ningún campo de búsqueda.

• Generar asignaciones. Generará automáticamente las asignaciones en función de los nombres de campo y tipos de datos comunes. Cuando exista una relación que haga referencia a sí misma, se generará una coincidencia de prácticamente el 100%.

Quitar una asignación de campo

1. En el formulario de relaciones, haga clic en Asignaciones.
2. En la lista, seleccione una o varias asignaciones de campos.

   Sugerencia

   Mantenga presionada la tecla Ctrl para seleccionar varias asignaciones.

3. Haga clic en el botón Eliminar (el botón "X") en la barra de herramientas.

Asignar un campo

1. En el formulario de relaciones, haga clic en Asignaciones.
2. Haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo, seleccione el campo de origen en Campos de entidad de origen, seleccione el campo de destino en Campos de entidad de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

   Nota

   Al seleccionar los campos, tenga en cuenta los requisitos de asignación:

   • Los dos campos deben ser del mismo tipo y del mismo formato.
   • La longitud del campo de destino debe ser igual o mayor que la longitud del campo de origen.
   • El campo de destino no puede estar asignado a otro campo.
   • El campo de origen debe estar visible en el formulario.
   • El campo de destino debe ser un campo en el que un usuario pueda especificar datos.
   • Si los campos son conjuntos de opciones, los valores enteros de cada opción deben ser idénticos.
   • Los valores de identificador de dirección no se pueden asignar.

   Importante

   Si desea que el propietario del registro nuevo sea el usuario que lo creó, no asigne el campo propietario.

Lección 3: Guardar y publicar

Para que las relaciones y las asignaciones surtan efecto, debe guardarlas y publicarlas.

1. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el formulario de relación.
2. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar todas las personalizaciones.

Lección 4: Crear un registro clonado

Una vez que haya creado la relación y haya configurado las asignaciones de relaciones, puede probar a crear un registro clonado.

1. Abra un registro de cliente potencial existente.
2. En Común, haga clic en Clientes potenciales clonadosvista asociada.
3. En la barra de herramientas, haga clic en NuevoCliente potencial
4. Confirme que los campos del formulario del nuevo cliente potencial se han rellenado con los datos deseados del registro de origen.

   Nota

   Asegúrese de comprobar todas las fichas.

Vínculos relacionados

Descripción de las relaciones de entidades jerárquicas