Pasos clave para empezar a usar Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook

Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook es un complemento para Outlook que se instala en el equipo. Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook integra Microsoft Dynamics CRM Online en la experiencia diaria de Outlook, ya que muestra las áreas de Microsoft Dynamics CRM Online como carpetas en el panel de navegación de Outlook. Con algunas excepciones, este complemento pone a su disposición toda la funcionalidad de Microsoft Dynamics CRM Online, incluidas las características de instalación y configuración.

Pasos clave

1. Descargar e instalar Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook en el equipo de escritorio o portátil

   Puede instalar Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook directamente desde la Aplicación web de Microsoft Dynamics CRM Online. El asistente para instalación también configura Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook para trabajar con la organización.

   • En la Barra de mensajes, haga clic en Obtener CRM para Outlook y, a continuación, siga las instrucciones del asistente para instalación.

     Nota

     Si no ve este botón, es posible que ya tenga instalado Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook o que el administrador haya quitado la opción.

2. Tener acceso a Microsoft Dynamics CRM Online mediante nuevas barras de herramientas, menús y carpetas de CRM en Outlook

   Después de configurar Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook y reiniciar Outlook puede obtener acceso a las características, herramientas e información de Microsoft Dynamics CRM Online:

   • El panel de navegación muestra la organización, las carpetas de Microsoft Dynamics CRM Online (como el lugar de trabajo) y los datos de Microsoft Dynamics CRM Online.
   • Outlook 2007 tiene un menú CRM que proporciona acceso a características y opciones adicionales de Microsoft Dynamics CRM Online. Esto incluye sus opciones personales, sincronización y la ayuda de Microsoft Dynamics CRM Online.

     Outlook 2010 tiene una pestaña CRM en la cinta de opciones y en la vista Backstage de Outlook.

   • Puede obtener acceso rápido a muchas características de Microsoft Dynamics CRM Online a través de la barra de herramientas de CRM en Outlook 2007 o la ficha CRM en Outlook 2007. Puede:
     • Crear nuevas actividades y registros
     • Sincronizar datos
     • Conectarse y desconectarse con Microsoft Dynamics CRM Online
     • Obtener acceso a la característica Búsqueda avanzada, que se usa para crear consultas para buscar información en Microsoft Dynamics CRM Online
   • Las citas, tareas y mensajes de correo electrónico de Outlook incluyen un grupo de CRM con comandos que le permiten:
     • Convertir mensajes de correo electrónico, citas y tareas en otros tipos de registros de Microsoft Dynamics CRM Online
     • Agregar vínculos a otros registros de Microsoft Dynamics CRM Online mediante conexiones
     • Abrir el registro del elemento seleccionado en Microsoft Dynamics CRM Online

     Los elementos individuales de Outlook, como los mensajes de correo electrónico y las citas, también incluyen un panel de Microsoft Dynamics CRM que proporciona una forma rápida de abrir el registro de Microsoft Dynamics CRM Online vinculado, y muestra información acerca de si se está realizando seguimiento al elemento en Microsoft Dynamics CRM Online.

3. Configurar las opciones de correo electrónico en las opciones personales de Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook

   Si la organización usa flujos de trabajo, combinación de correspondencia u otros trabajos del sistema automatizados, debe configurar sus opciones personales de modo que Microsoft Dynamics CRM Online pueda usar Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook para enviar un mensaje de correo electrónico en su nombre.

   1. Si tiene Microsoft Office Outlook 2007 instalado,
      • En el menú CRM, haga clic en Opciones.

      O bien:

      Si tiene Outlook 2010 instalado:

      • haga clic en Archivo, luego haga clic en la ficha CRM y, a continuación, en Opciones.
   2. En el cuadro de diálogo Definir opciones personales, haga clic en la pestaña Correo electrónico. Seleccione la casilla Permitir que Microsoft Dynamics CRM envíe correos electrónicos mediante Microsoft Dynamics CRM para Outlook.
4. Pasar los contactos de Outlook a Microsoft Dynamics CRM Online

   Las formas más fáciles de tener los contactos de Outlook en Microsoft Dynamics CRM Online son realizando seguimiento a los contactos o usando el Asistente para agregar contactos.

   Para realizar seguimiento a los contactos en Outlook:

   • Abra un registro de contacto o seleccione varios registros de contactos. A continuación, dependiendo de si tiene Microsoft Office Outlook 2007 o Microsoft Office Outlook 2010 instalados y de si abre uno o varios registros de contactos, haga clic en Seguimiento o en Seguimiento en CRM. Si desea incluir la empresa que aparece en el registro de Outlook como la cuenta principal en Microsoft Dynamics CRM Online, establézcalo así en la ficha Sincronización.

     Más información:Establecer opciones de sincronización en Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook

   O bien:

   Use el Asistente para agregar contactos

   • Para iniciar el asistente, si tiene instalado <ms_Outlook_short_2007>, en el menú CRM, haga clic en Agregar contactos.
   • Si tiene instalado Outlook 2010, haga clic en Archivo. Haga clic en la ficha CRM. Haga clic en Importar contactos y, a continuación, en Agregar contactos. Si desea incluir la empresa que aparece en el registro como la cuenta principal en Microsoft Dynamics CRM Online, establézcalo así en el asistente.

   Más información: Adición de contactos de Outlook a Microsoft Dynamics CRM Online con el Asistente para agregar contactos

5. Realizar un seguimiento de las tareas de Outlook como actividades de Microsoft Dynamics CRM Online

   En Outlook, abra una tarea o seleccione varias tareas en la lista de tareas y, a continuación, haga clic en el botón Seguimiento.

   En una tarea abierta, puede hacer clic en la flecha en el botón Seguimiento para seleccionar el tipo de registro de actividad de Microsoft Dynamics CRM Online, como una carta, que se crea en Microsoft Dynamics CRM Online y se vincula al elemento de tarea. De lo contrario, Microsoft Dynamics CRM Online realiza seguimiento a la tarea como una tarea de Microsoft Dynamics CRM Online.

6. Establecer y ver el registro relacionado de Microsoft Dynamics CRM Online desde Outlook

   Después de realizar seguimiento a un registro (contacto, mensaje de correo electrónico o tarea), haga clic en Establecer Referente a para buscarlo y vincularlo con otro registro Microsoft Dynamics CRM Online. Este puede ser una cuenta o un caso. En el panel Microsoft Dynamics CRM, haga clic en el vínculo junto a Referente a para abrir el registro de Microsoft Dynamics CRM Online.

   Si hace clic en el registro incorrecto, haga clic en Establecer Referente a para elegir uno distinto.

7. Tener acceso a direcciones de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM Online desde Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook

   Cuando cree un mensaje de correo electrónico nuevo en Outlook, haga clic en Para para abrir el Libreta de direcciones. Las direcciones de correo electrónico de sus registros de Microsoft Dynamics CRM Online se muestran en una lista en Libreta de direcciones.

   En la lista Libreta de direcciones, seleccione primero el tipo de registro Microsoft Dynamics CRM Online para filtrar la lista. A continuación, haga clic en la dirección de correo electrónico que desee.

Si actualizó desde Microsoft Dynamics CRM 4.0 para Outlook

• El Área de Configuración y el Área Calendario de servicios están disponibles en Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook. La mayoría de las características de Microsoft Dynamics CRM Online están disponibles en el panel de navegación de Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook.

Vínculos relacionados

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Configurar Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook