Importar datos de contactos de Outlook que incluyen notas

Debido a que Microsoft Dynamics CRM está estructurado de forma distinta a Microsoft Office Outlook, hay pasos de preparación adicionales necesarios antes de importar contactos de Outlook que contengan datos en el campo Notas.

Las notas en Microsoft Dynamics CRM se almacenan en el tipo de registro Notas en vez de como un campo en un registro de contacto.

El primer paso en el proceso es exportar los contactos de Outlook en un formato de archivo de valores separados por coma (CSV), siguiendo el procedimiento indicado en "Exportar contactos de Outlook a un archivo .csv" en Importar los contactos de Outlook a Microsoft Dynamics CRM.

Nota:

Agregue el campo Notas a la lista de campos que va a exportar.

Los datos exportados se deben dividir en archivos separados antes de importar: un archivo para todos los contactos y uno para todas las notas.

Este artículo proporciona instrucciones para separar los datos en dos archivos e importarlos.

Dividir datos exportados en dos archivos

La manera más fácil de dividir el archivo de datos exportado en archivos independientes es crear una copia del archivo Miscontactos.csv exportado. Cambie el nombre de la copia a Notas.csv.

Prepare el archivo Miscontactos.csv

• Abra el archivo Miscontactos.csv y elimine la columna Notas.

Prepare el archivo Notas.csv

1. Abra el archivo Notas.csv y elimine todas las columnas, excepto Nombre, Apellidos y Notas y actividades.
2. Combine las columnas Nombre y Apellidos en una columna llamada Nombre completo.
   • Identifique cómo Microsoft Dynamics CRM almacena los datos de Nombre completo. La forma más fácil de hacerlo es dirigirse al área Contactos en Microsoft Dynamics CRM y, a continuación, buscar en la columna Nombre completo para ver si los nombres se almacenan como "Nombre de pila Apellido", o "Apellido, Nombre de pila". Generalmente, los nombres se almacenan como "Nombre de pila Apellido". Deberá hacer que su columna Nombre completo coincida con la configuración de Microsoft Dynamics CRM.
   • Para obtener información acerca de cómo combinar dos columnas usando Excel, vea el tema sobre cómo combinar nombre de pila y apellido en Excel 2007, o combinar dos o más columnas usando una función en Excel 2010.
3. Cambie el nombre de la columna Notas y actividades a Descripción.
4. Cambie el nombre de la columna Nombre completo a Referente a.
5. Agregue una columna con el nombre Título. Si no lo hace, el título predeterminado para cada nota será:

   "Nota creada el fecha y hora por su nombre"

   Si prefiere que el título sea distinto como "Migrado desde Outlook", agregue este valor en la columna Título en todas las filas.

Por ejemplo, el archivo Notas.csv podría tener el siguiente aspecto:

Importe los archivos Miscontactos.csv y Notas.csv

1. Importe el archivo Miscontactos.csv siguiendo las instrucciones sobre cómo importar los contactos de Outlook a Microsoft Dynamics CRM. Espere hasta que la importación finalice antes de continuar al paso siguiente.
2. Para importar el archivo Notas.csv, use la asignación automática de datos. Esto significa que su archivo debe tener la columna Título obligatoria. También puede tener las columnas opcionales Descripción y Referente a con estos títulos exactos. Haga una doble comprobación a los encabezados de columna antes de continuar:
   1. Inicie Microsoft Dynamics CRM.
   2. En el Panel de navegación, haga clic en Importaciones.
   3. En el grupo Datos, haga clic en Importar datos.
   4. En el cuadro Nombre del archivo de datos, haga clic en Examinar, busque y seleccione el archivo Notas.csv y, a continuación, haga clic en Abrir.
   5. Haga clic en Siguiente.
   6. En la página Revisar resumen de carga de archivos, haga clic en Siguiente.

      En el cuadro de diálogo Seleccionar asignación de datos, la opción Predeterminado (Asignación automática) está seleccionada.

   7. Haga clic en Siguiente para continuar con el asistente.
   8. En la página Tipos de registro de asignación, en la columna Tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Nota y, a continuación, haga clic en Siguiente.
   9. En la página Asignar campos, compruebe que las asignaciones sean correctas y, a continuación, haga clic en Siguiente.
   10. Haga clic en Siguiente para continuar con el asistente.
   11. Elija si desea permitir duplicados y seleccionar el propietario de los registros importados. Haga clic en Enviar para finalizar el asistente.

Vínculos relacionados

Importar los contactos de Outlook a Microsoft Dynamics CRM

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