Seis pasos para empezar a usar la Búsqueda avanzada

En este artículo se describen los conceptos básicos para empezar a crear vistas personalizadas y encontrar y analizar los datos usando la Búsqueda avanzada en Microsoft Dynamics CRM. La Búsqueda avanzada es una de las mejores formas de encontrar registros específicos en Microsoft Dynamics CRM.

Sin embargo, también puede usarla para preparar datos y exportarlos a Microsoft Office Excel para analizarlos. Considere este método como una sencilla manera de crear sus propios informes. Utilícelo cuando desee usar las características de Excel para resumir o agregar datos, o cuando desee usar una Tabla dinámica para ver los datos en distintas perspectivas.

Pasos clave

1. Cree una vista personal desde cero o empiece desde una vista parecida a lo que está buscando

   Las vistas personales son búsquedas de Búsqueda avanzada que ha guardado para usarlas más adelante. Aparecen en las listas de Vista para los tipos de registros que buscan las vistas.

   Para crear una vista personal, desplácese al área de listas del tipo de registros en el que está interesado y, en la lista de Vista, haga clic en Crear vistas personales. Defina los criterios según corresponda.

   Para crear otra vista basada en una vista existente, seleccione la vista en la lista de vistas y, a continuación, en el grupo Datos, haga clic en Búsqueda avanzada. Los criterios de filtro se cargarán automáticamente, de modo que puede ajustar los criterios y las columnas que se muestran haciendo clic en Detalles en el grupo Consulta, en lugar de empezar desde cero.

2. Limite los datos basándose en información en múltiples tipos de registros

   Al especificar los criterios de búsqueda, puede seleccionar los criterios para el tipo de registro principal que esté buscando, como por ejemplo Cuentas, pero también por las Actividades relacionadas, Casos u otros tipos de información. Por tanto, podría buscar, por ejemplo, Cuentas que tengan Casos activos o contactos asociados con grandes Oportunidades.

3. Tómese el tiempo necesario para personalizar las columnas que se muestran en los resultados

   Haga clic en Editar columnas y organice las columnas de manera que pueda ver lo que necesita sin desplazarse horizontalmente:

   • Coloque primero las más usadas y elimine las que no necesite.
   • Agregue las columnas que necesite. Puede incluir columnas de los registros relacionados.
   • Haga que la consulta de Búsqueda avanzada ordene los resultados automáticamente.

   Una vez que se muestran los resultados, puede seguir ordenando. Para obtener más información, vea Quick tip: Sort records by multiple columns.

4. Guarde la consulta cuando haya terminado de modo que pueda volver a usarla

   Haga clic en Guardar como y ponga un nombre a la consulta que tenga sentido para usted más adelante. La consulta se almacena como una vista guardada y está disponible en Mis vistas en la lista de vistas para cualquier lista de registros. Si desea modificar la vista, puede abrirla haciendo clic en Vistas guardadas en el grupo Mostrar dentro de Búsqueda avanzada.

5. Si logra crear una buena consulta, compártala

   Primero, necesitará guardar la consulta de Búsqueda avanzada como una vista guardada con un nombre útil que tendrá sentido para otras personas y luego deberá especificar quién tendrá acceso a la vista guardada:

   1. Para guardar la consulta, haga clic en Guardar como y especifique un nombre.
   2. Para compartir la vista guardada con otros usuarios o equipos específicos, en Búsqueda avanzada, en el grupo Mostrar, haga clic en Vistas guardadas. Seleccione la vista guardada y, en el grupo Colaborar, haga clic en Compartir.

   Los usuarios que usen la vista guardada podrán ver solamente los datos para los que tengan permiso.

6. Conozca las opciones para exportar datos a Excel

   Tiene dos grupos de opciones:

   • Exportar datos estáticos o dinámicos. Una hoja de cálculo estática contiene una instantánea de los datos tomados al momento en que se exportó. Cada vez que la abra, verá los mismos números. Las hojas de cálculo estáticas son buenas para la información de resumen de cierre de períodos de informe. Los datos de las hojas de cálculo dinámicas se pueden actualizar desde la base de datos cada vez que se abren, de modo que puede continuar usando la misma hoja de cálculo aunque los datos cambien con el paso del tiempo.
   • Exportar a una hoja de cálculo o tabla dinámica. Una hoja de cálculo exportada incluye una tabla de datos que tiene un aspecto como el de la lista de recursos de Microsoft Dynamics CRM. Puede usar estos datos para hacer todo lo que Excel puede hacer. Una Tabla dinámica exportada es útil para contar, sumar y explorar datos en busca de tendencias. Si nunca ha explorado Excel Tablas dinámicas, vea la información general sobre informes de tablas y gráficos dinámicos (puede estar en inglés).

   Si considera que otros usuarios podrían beneficiarse con la hoja de cálculo que cree, puede agregarla como informe en Microsoft Dynamics CRM o, si no cuenta con permiso, puede solicitarle a un supervisor o al administrador de sistema que la agregue.

Para obtener más información sobre criterios de ajuste, edición de columnas, ordenación y almacenamiento de vistas, vea el tema de la Ayuda sobre cómo trabajar con búsquedas avanzadas.

Vínculos relacionados

Trabajar con búsquedas avanzadas

Exportación de datos a Excel

Artículos de introducción