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Durch die Duplikaterkennung in Microsoft Dynamics CRM, mit der identische oder ähnliche Datensätze ermittelt und sogar vermieden werden, wird gewährleistet, dass Sie stets über eindeutige Daten verfügen.
Eindeutige, verlässliche Daten in Ihrem CRM-System stellen einen wichtigen Baustein für den Erfolg der Organisation dar.
Von einem Systemadministrator müssen einmalig drei Einrichtungsaufgaben ausgeführt werden, damit von CRM nach Duplikaten gesucht werden kann.
Konfigurieren Sie zunächst CRM für die automatische Suche nach Duplikaten.
Von CRM kann eine Duplikatsuche ausgeführt werden, wenn ein Benutzer einen neuen Datensatz erstellt oder einen vorhandenen Datensatz aktualisiert, wenn ein Benutzer nach der Verwendung von Microsoft Dynamics CRM für Outlook aus dem Offline- in den Onlinemodus wechselt oder wenn ein Benutzer Daten aus einer externen Quelle wie Excel in CRM importiert.
Wenn Sie sich für den Zeitpunkt entschieden haben, zu dem von CRM nach Duplikaten gesucht werden soll, müssen im zweiten Schritt die Duplikaterkennungsregeln eingerichtet werden.
Mit den Duplikaterkennungsregeln werden für CRM die Muster definiert, mit deren Hilfe ähnliche oder identische Datensätze abgeglichen werden.
Beispiel: Kontakte mit der exakt gleichen E-Mail-Adresse.
Jede Regel gilt für eine einzelne Entität oder für ein Entitätenpaar wie Firma und Kontakt, die einander ähneln, da sie beide für Kunden stehen.
CRM enthält einfache Duplikaterkennungsregeln, an denen Sie sich bei der Erstellung von Regeln orientieren können, die auf die Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten sind.
Wählen Sie zum Erstellen einer Duplikaterkennungsregel die Felder aus, die von CRM zur Erkennung möglicher Übereinstimmungen verwendet werden sollen.
Genau wie Anpassungen und Workflows müssen auch Duplikaterkennungsregeln zunächst veröffentlicht werden, damit sie verwendet werden können.
Die dritte und zugleich letzte Aufgabe besteht darin, die Duplikaterkennungsregeln so zu konfigurieren, dass sie automatisch in regelmäßigen Intervallen ausgeführt werden. Diese Aufgabe ist zwar optional, wird jedoch empfohlen.
Bei umfangreichen Daten kann die Duplikaterkennung durchaus einige Zeit dauern.
Damit Sie ungestört mit CRM weiterarbeiten können, wird die Duplikaterkennung im Hintergrund ausgeführt.
Sie können angeben, dass Sie bei Abschluss eines Duplikaterkennungsauftrags eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchten.
Während der Dateneingabe durch die Benutzer wird von CRM automatisch nach Duplikaten gesucht. Die Grundlage hierfür bilden die in den Duplikaterkennungsregeln definierten Kriterien.
Wird von CRM ein potenzielles Duplikat gefunden, wird der Benutzer gefragt, wie mit dem Element verfahren werden soll.
Sind für eine Entität Duplikaterkennungsregeln definiert, kann von jedem Benutzer manuell ein Duplikaterkennungsauftrag gestartet werden.
Da auch Duplikate einen gewissen Wert besitzen können, werden von CRM niemals automatisch Datensätze aus dem System gelöscht. Die Entscheidung, wie mit einem potenziellen Duplikat verfahren werden soll, liegt stets bei Ihnen bzw. beim Benutzer.
Die Duplikaterkennung ist ein wichtiges Tool zur Gewährleistung der Verlässlichkeit von Kundendaten in Microsoft Dynamics CRM. Dank exakter Daten können die Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceteams ihr Effektivitätspotenzial voll ausschöpfen.
