Importieren von Notiz- und Anlagendatensätzen

Alle Notizen und Anlagen werden dem Datensatztyp Hinweis (Anmerkung) zugeordnet. Notizen und Anlagen müssen in separaten Dateien gespeichert werden. Für Datensätze, von denen Notizen unterstützt werden, können mehrere Notizen importiert werden.

Hinweis

• Weisen Sie dem Feld "Dokument (documentbody)" des Datensatztyps Hinweis nur dann eine Spalte der Quelldatei zu, wenn die Quelldatei Informationen zu Anlagen enthält. Der zugeordnete Wert in der Quellspalte für das Dokument ist der Dateiname, der zum Suchen einer Datei im Anlagenordner der ZIP-Datei verwendet wird.

Jeder Notizendatensatz kann eine Dateianlage besitzen. Es ist nicht möglich, Anlagen in E-Mails, Vertriebsdokumentationselemente oder einen anderen Datensatztyp zu importieren, der keine Notizen unterstützt. Welche Dateitypen angefügt werden können, wird im Abschnitt Gesperrte Dateierweiterungen für Anlagen festlegen des Dialogfelds Systemeinstellungen festgelegt.

Notizen werden von den meisten Datensatztypen unterstützt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu ermitteln, ob Notizen von einem Datensatztyp unterstützt werden:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Einstellungen, auf Anpassungen und anschließend auf Anpassen des Systems.
2. Doppelklicken Sie auf den Datensatztyp.

   Ein Datensatztyp unterstützt Notizen, wenn im Abschnitt Beziehungen das Kontrollkästchen Notiz (enthält Anlagen) aktiviert ist.

Erforderliche Vorbereitung in Microsoft Dynamics CRM Online

In Microsoft Dynamics CRM Online sind keine Änderungen erforderlich.

Andere erforderliche Vorbereitungen

So importieren Sie Notizen:

• Speichern Sie alle Notizen, die für einen Datensatztyp bestimmt sind, in einer CSV- oder XML-Datei.
• Ordnen Sie die Spalte, die Informationen zum übergeordneten Datensatz enthält, dem Feld "Bezug" des Datensatztyps "Notiz" zu. Diese Spalte dient zum Erstellen der Beziehung zwischen der Notiz und dem übergeordneten Datensatz, dem die Notiz angefügt ist.
• Dem Feld "FileName" des Datensatztyps "Notiz" darf beim Importieren keine Spalte der Quelldatei zugeordnet werden.

So importieren Sie Anlagen:

• Beim Importieren von Dateianlagen besitzt jede Anlage einen physikalischen und einen logischen Namen. Die logischen Namen sind unter Umständen nicht eindeutig. Die physikalischen Namen müssen eindeutig sein.

  Beim Importieren muss die Spalte mit den physikalischen Namen dem Feld "Dokument (documentbody)" des Datensatztyps "Notiz" zugeordnet werden. Die Spalte mit den logischen Namen muss dem Feld "FileName" des Datensatztyps "Notiz" zugeordnet werden.

  Der Wert in der Quellspalte, der dem Dokument zugeordnet ist, ist der Dateiname, der zum Suchen einer Datei im Anlagenordner der ZIP-Datei verwendet wird.

  Jede zu importierende Anlage muss einen eindeutigen Namen besitzen. Die Quelldatei muss eine Spalte für die physikalischen Namen enthalten. Fügen Sie außerdem eine der importierten Datei zugewiesene Spalte mit logischen Namen hinzu. Die Spalte mit dem logischen Dateinamen muss dem Attribut Dateiname des Datensatztyps "Notiz" (Anmerkung) zugeordnet werden.

• Es empfiehlt sich, die Spalte, die Informationen zum übergeordneten Datensatz enthält, dem Feld "Bezug" des Datensatztyps "Notiz" zuzuordnen. Diese Spalte dient zum Erstellen der Beziehung zwischen der Notiz und dem übergeordneten Datensatz, dem die Notiz angefügt ist.
• Versehen Sie in der ZIP-Datei den Ordner, der die Anlagen enthält, mit der Bezeichnung Anlagen.