Allgemeines Interesse

Hinzufügen von Outlook-Kontakten zu Microsoft Dynamics CRM mithilfe des Assistenten zum Hinzufügen von Kontakten

Enthält Ihre Outlook-Kontaktliste eine Vielzahl von Kundeninformationen, können Sie diese Informationen mithilfe des Assistenten zum Hinzufügen von Kontakten in Microsoft Dynamics CRM kopieren.

Der Assistent zum Hinzufügen von Kontakten erstellt auf der Grundlage Ihrer Outlook-Kontakte Kontaktdatensätze in Microsoft Dynamics CRM. Zudem verknüpft der Assistent Ihre Outlook- und Ihre Microsoft Dynamics CRM-Kontaktdatensätze.

Ausführen des Assistenten

Starten Sie diesen Assistenten in Outlook.

  1. Wenn Outlook 2007 installiert ist, klicken Sie im Menü CRM auf Kontakte hinzufügen.

    Wenn Outlook 2010 installiert ist, klicken Sie auf Datei. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte CRM. Klicken Sie auf Kontakte importieren, und klicken Sie dann auf Kontakte hinzufügen.

  2. Sehen Sie sich die Übersicht an, und klicken Sie anschließend auf Kontakte hinzufügen.

  3. Sollten Sie über mehrere Kontaktordner verfügen, wählen Sie den zu verwendenden Outlook-Kontaktordner aus, und klicken Sie auf Kontakte hinzufügen. Andernfalls können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

    Notiz
    Delegierte Kontaktordner können nicht ausgewählt werden.

  4. Wählen Sie die gewünschte Gruppierung der Kontakte aus.

    • Firmenname. Hierbei handelt es sich um ein frei definierbares Textfeld im Kontaktformular. Für eine Gruppierung ist eine exakte Übereinstimmung erforderlich. So werden beispielsweise Kontakte mit "Microsoft" und Kontakte mit "Microsoft Corp" von Microsoft Dynamics CRM nicht gruppiert.

    • E-Mail-Domäne. Hierbei handelt es sich um den Teil einer E-Mail-Adresse nach dem @-Symbol. Beispiel: In der E-Mail-Adresse "jemand@beispiel.com" ist "beispiel.com" die Domäne. Alle Kontakte mit einer E-Mail-Adresse der gleichen Domäne können gruppiert werden.

    • Unter Kategorien werden alle Farben und Beschriftungen aufgeführt, die zum Organisieren der Elemente in Outlook eingerichtet wurden.

  5. Standardmäßig werden die Optionen unter Erweitert angezeigt.

    • Firmenname als Firma verwenden. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert. Enthält der Outlook-Kontaktdatensatz einen Firmennamen, wird von Microsoft Dynamics CRM ein Datensatz erstellt oder ein vorhandener Microsoft Dynamics CRM-Firmendatensatz mit dem Kontaktdatensatz verknüpft.

    • Gesamte Kommunikation für hinzugefügte Kontakte nachverfolgen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn E-Mail-Nachrichten an den und von dem Kontakt nachverfolgt und die E-Mail-Nachrichten mit dem Microsoft Dynamics CRM-Kontaktdatensatz verknüpft werden sollen. Hiermit werden auch Termine verknüpft.

  6. Klicken Sie ggf. auf Erweitert, um zu den Optionen unter Einfacher Import zu wechseln.

  7. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Elemente oder Kontaktgruppen, die nicht hinzugefügt werden sollen.

    Wenn Sie die Liste bestimmter Kontakte überprüfen möchten, klicken Sie auf das gewünschte Element oder die Gruppe in der Liste. Klicken Sie abschließend auf Schließen.

    Tipp
    Unter Umständen werden Sie feststellen, dass die Gruppierungen zu breit gefächert sind. So können beispielsweise zu viele Varianten eines Firmennamens vorhanden sein. In diesem Fall empfiehlt es sich unter Umständen, den Assistenten abzubrechen, die Datensätze in Outlook neu zu organisieren und den Assistenten anschließend neu zu starten.

  8. Wenn Sie die Option Einfacher Import ausgewählt haben, können Sie einen Firmendatensatz auswählen, der mit dem Kontaktdatensatz in Microsoft Dynamics CRM verknüpft werden soll. Klicken Sie in der Spalte Firma festlegen auf die Zeile für den zu verknüpfenden Kontaktdatensatz. Klicken Sie anschließend auf den Pfeil, um den Link auf eine der folgenden Arten festzulegen:

    • Lassen Sie das Feld leer (Nicht festgelegt). Sie können den Kontakt ggf. später mit einem Firmendatensatz in Microsoft Dynamics CRM verknüpfen, indem Sie den Kontaktdatensatz öffnen und den Firmen- oder übergeordneten Kundendatensatz auswählen, der mit dem Kontaktdatensatz verknüpft werden soll.

    • Klicken Sie auf Firmenname verwenden, damit von Microsoft Dynamics CRM auf der Grundlage des Felds mit dem Firmennamen aus dem Outlook-Kontaktdatensatz ein Firmendatensatz sowie eine Verknüpfung erstellt wird.

    • Klicken Sie auf Vorhandene Firma auswählen, um einen Firmen- oder Kontaktdatensatz auszuwählen, der mit dem neuen Microsoft Dynamics CRM-Kontaktdatensatz verknüpft werden soll.

  9. Wenn Sie die Option Einfacher Import ausgewählt haben, deaktivieren Sie in der Liste unter Kommunikation einbeziehen das Kontrollkästchen der einzelnen Elemente, wenn E-Mails und Termine des neuen Kontaktdatensatzes in Microsoft Dynamics CRM nicht nachverfolgt und verknüpft werden sollen.

  10. Klicken Sie auf Kontakte hinzufügen.

    Die Kontakte werden von Microsoft Dynamics CRM hinzugefügt. Eine Zusammenfassungsseite mit der Gesamtanzahl der hinzugefügten Kontakte, Firmen, E-Mails und Termine wird angezeigt.

  11. Klicken Sie auf Schließen.

    Notiz
    Auf dieser Seite werden alle möglichen Duplikate angezeigt, die unter Umständen für einen Kontakt erstellt wurden, der bereits in Microsoft Dynamics CRM vorhanden ist. Diese möglichen Duplikate können mithilfe der Funktion Duplikaterkennung verwaltet werden.

Erneutes Ausführen des Assistenten

Der Assistent kann mehrmals ausgeführt werden, um unterschiedliche Gruppierungen auszuwählen. Wird eine Gruppierung ausgewählt, die bereits mit Ihren Outlook-Kontakten verknüpfte Microsoft Dynamics CRM-Datensätze enthält, werden Sie vom Assistenten mit einer Farbe darauf aufmerksam gemacht.

In der Spalte Anzahl von Kontakten wird auch anhand einer Farbe angegeben, wie viele der Kontakte bereits mit Microsoft Dynamics CRM-Datensätzen verknüpft sind.

  • Grün. Alle Kontakte befinden sich bereits in Microsoft Dynamics CRM.

  • Gelb. Über 50 Prozent der Kontakte befinden sich bereits in Microsoft Dynamics CRM.

  • Rot. Mindestens ein Kontakt befindet sich bereits in Microsoft Dynamics CRM.

Der Assistent erstellt keine neuen Datensätze, die bereits hinzugefügt wurden, aktualisiert jedoch das Feld Firma festlegen gemäß den im Assistenten ausgewählten Optionen.

Siehe auch

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