Videotranskript
Bestimmt verfügen Sie über Daten, die Sie in Microsoft Dynamics CRM verwenden möchten.
Daten wie Kontakte in Outlook, selbst erstellte Tabellen oder Leadlisten, die Sie auf einer Messe zusammengestellt haben.
Damit Sie diese Informationen nicht alle erneut von Hand eingeben müssen, unterstützt Sie der Import-Assistent bei der Übertragung der Daten in CRM. Wahrscheinlich können Sie die Daten sogar in CRM übertragen, ohne die Hilfe eines IT-Mitarbeiters in Anspruch zu nehmen.
Stammen Ihre Daten aus einer einzelnen Quelle – beispielsweise aus Outlook –, werden die benötigten Informationen von CRM ermittelt.
Der Import-Assistent gleicht automatisch die Felder aus dem Kontaktformular in Outlook mit den Feldern in CRM ab.
Bei Verwendung anderer Quellen müssen die Daten vor dem Ausführen des Import-Assistenten in einem Format gespeichert werden, das vom Datenimport-Assistenten unterstützt wird (beispielsweise als CSV-, TXT- oder XML-Datei oder als ZIP-Datei, die mehrere Dateien des gleichen Dateityps enthält).
In einer CSV-Datei wird jede Zeile zu Text mit Kommas als Trennzeichen.
Vergewissern Sie sich vor dem Importieren der Daten, dass Folgendes erfüllt ist: Alle Spalten sind mit Überschriften versehen, und es sind keine zusätzlichen Überschriften vorhanden. Die Daten befinden sich alle in den korrekten Spalten. Leere Zellen sind wirklich leer, es fehlen also keine Daten.
Jede Spaltenüberschrift in den zu übertragenden Daten muss einem Feld in einem CRM-Datensatz entsprechen. Spalten, bei denen dies nicht zutrifft, können beim Importieren zu CRM-Feldern zugewiesen werden.
Bei einem Datensatz handelt es sich um eine Sammlung von Informationen zu einem bestimmten Element – in diesem Fall zu einem Kontakt.
Mit ein wenig Planung lassen sich sogar neue Datensätze als verknüpfte Datensätze mit einem vorhandenen Datensatz verknüpfen.
So können Sie beispielsweise neue Kontakte mit einer Firma verknüpfen.
Führen Sie nun den Import-Assistenten mit einigen wenigen Daten (etwa 12 Zeilen) aus.
Nach dem Test sind unter Umständen weitere Datenbereinigungen oder Änderungen an der Zuordnungsdatei erforderlich. Anschließend wird der Test wiederholt, bis die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
Entsprechen die Ergebnisse Ihren Vorstellungen, führen Sie den Import-Assistenten für die restlichen Daten aus. Während der Ausführung des Assistenten können Sie in CRM weiterarbeiten.
Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie sich noch keine Gedanken über die Eindeutigkeit der Datensätze machen. Die Bereinigung von Duplikaten kann zu einem späteren Zeitpunkt mithilfe von CRM ausgeführt werden.
Nachdem Sie nun erfolgreich Daten importiert haben und die gewünschten Ergebnisse erzielt wurden, können Sie die beim Importieren definierten Zuordnungseinstellungen speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt für ähnliche Daten wiederzuverwenden.
Auch die Freigabe für andere Benutzer in der Organisation ist möglich.
Sollten Ihre Daten eine große Anzahl von Feldern, Datensätze mit gegenseitigen Bezügen oder Felder mit Namen enthalten, die sich von den Formularnamen in CRM unterscheiden, muss ggf. eine benutzerdefinierte Zuordnungsdatei erstellt werden.
Die Komplexität des Importprozesses lässt sich beliebig an Ihre Anforderungen anpassen.
Die schnelle und exakte Übertragung von Daten Microsoft Dynamics CRM spart Zeit bei der Dateneingabe, die dann zum Pflegen der Kundenbeziehungen aufgewendet werden kann.
