Importieren von Outlook-Kontaktdaten mit Notizen

Da Microsoft Dynamics CRM Online anders strukturiert ist als Microsoft Office Outlook, sind zusätzliche Vorbereitungsschritte erforderlich, bevor Outlook-Kontakte importiert werden, die Daten im Feld Notizen enthalten.

Notizen in Microsoft Dynamics CRM Online werden im Datensatztyp "Notizen" gespeichert und nicht als Feld in einem Kontaktdatensatz.

Der erste Schritt des Prozesses besteht im Exportieren Ihrer Outlook-Kontakte in eine Datei im CSV-Format (durch Trennzeichen getrennte Datei) gemäß der Vorgehensweise "Exportieren von Outlook-Kontakten in eine CSV-Datei" unter Importieren von Outlook-Kontakten in Microsoft Dynamics CRM Online.

Hinweis:

Fügen Sie das Feld Notizen der Liste der exportierten Felder hinzu.

Die exportierten Daten müssen vor dem Import in separate Dateien aufgeteilt werden: eine Datei für alle Kontakte und eine für alle Notizen.

In diesem Artikel finden Sie Anweisungen zum Aufteilen Ihrer Daten in zwei Dateien und zum Importieren der Daten.

Teilen exportierter Daten in zwei Dateien

Die einfachste Methode zum Teilen exportierter Daten in zwei Dateien besteht darin, eine Kopie der exportierten Datei MeineKontakte.csv zu erstellen. Benennen Sie die Kopie in Notizen.csv um.

Vorbereiten der Datei "MeineKontakte.csv"

• Öffnen Sie die Datei MeineKontakte.csv, und löschen Sie die Spalte "Notizen".

Vorbereiten der Datei "Notizen.csv"

1. Öffnen Sie die Datei Notizen.csv, und löschen Sie alle Spalten bis auf Vorname, Nachname und Notizen und Aktivitäten.
2. Kombinieren Sie die Spalten Vorname und Nachname zu einer Spalte mit dem Namen Vollständiger Name.
   • Ermitteln Sie, wie Vollständiger Name-Daten in Microsoft Dynamics CRM Online gespeichert werden. Navigieren Sie hierzu am besten in Microsoft Dynamics CRM Online zum Bereich Kontakte, und überprüfen Sie in der Spalte Vollständiger Name, ob die Namen im Format "Vorname Nachname" oder im Format "Nachname, Vorname" gespeichert sind. Üblicherweise werden die Namen im Format "Vorname Nachname" gespeichert. Die Spalte Vollständiger Name muss der Konfiguration von Microsoft Dynamics CRM Online entsprechen.
   • Informationen zum Kombinieren von zwei Spalten mithilfe von Excel finden Sie in Excel 2007 unter Kombinieren von Vor- und Nachnamen oder in Excel 2010 unter Zusammenführen von zwei oder mehr Spalten mithilfe einer Funktion.
3. Benennen Sie die Spalte Notizen und Aktivitäten in Beschreibung um.
4. Benennen Sie die Spalte Vollständiger Name in Betreff um.
5. Fügen Sie eine Spalte mit der Bezeichnung Titel hinzu. Wenn Sie diese Spalte nicht hinzufügen, lautet der Standardtitel für jede Notiz wie folgt:

   "Notiz erstellt am Datum/Uhrzeit von Ihr Name"

   Wenn der Titel anders lauten soll, beispielsweise "Aus Outlook migriert", tragen Sie diesen Wert in der Spalte Titel in allen Zeilen ein.

Ihre Datei Notizen.csv kann beispielsweise so aussehen:

Importieren der Dateien "MeineKontakte.csv" und "Notizen.csv"

1. Importieren Sie die Datei MeineKontakte.csv gemäß den Anweisungen in Importieren von Outlook-Kontakten in Microsoft Dynamics CRM Online. Warten Sie, bis der Import abgeschlossen ist, bevor Sie den Vorgang mit dem nächsten Schritt fortsetzen.
2. Zum Importieren der Datei Notizen.csv müssen Sie die automatische Datenzuordnung verwenden. Das bedeutet, die Datei muss die erforderliche Spalte Titel enthalten. Zudem können optional die Spalten Beschreibung und Betreff mit exakt diesen Titeln enthalten sein. Überprüfen Sie die Spaltenüberschriften, bevor Sie den Vorgang fortsetzen:
   1. Starten Sie Microsoft Dynamics CRM Online.
   2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Importe.
   3. Klicken Sie in der Gruppe Daten auf Daten importieren.
   4. Klicken Sie im Feld Datendateiname auf Durchsuchen, suchen Sie nach der Datei Notizen.csv, und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf Öffnen.
   5. Klicken Sie auf Weiter.
   6. Klicken Sie auf der Seite Zusammenfassung des Dateiuploads überprüfen auf Weiter.

      Im Dialogfeld Datenzuordnung auswählen ist Standard (Automatische Zuordnung) ausgewählt.

   7. Klicken Sie auf Weiter, um den Assistenten fortzusetzen.
   8. Klicken Sie auf der Seite Datensatztypen zuordnen in der Spalte Datensatztypen für Microsoft Dynamics CRM auf Hinweis, und klicken Sie dann auf Weiter.
   9. Vergewissern Sie sich auf der Seite Felder zuordnen, dass die Zuordnungen korrekt sind, und klicken Sie dann auf Weiter.
   10. Klicken Sie auf Weiter, um den Assistenten fortzusetzen.
   11. Wählen Sie aus, ob Duplikate zulässig sein sollen, und geben Sie den Besitzer der importierten Datensätze an. Klicken Sie auf Senden, um den Assistenten abzuschließen.

Verwandte Links

Importieren von Outlook-Kontakten in Microsoft Dynamics CRM Online

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