Lernprogramm: Importieren von Outlook-Kontaktdaten mit Kategorien

Da Microsoft Dynamics CRM Online anders strukturiert ist als Microsoft Office Outlook, sind zusätzliche Planungs- und Vorbereitungsschritte erforderlich, bevor Outlook-Kontakte importiert werden können, die Daten im Feld Kategorien enthalten.

• In Microsoft Dynamics CRM Online gibt es kein Feld, das dem Outlook-Feld Kategorien entspricht. Daher müssen Sie entscheiden, welchem Feld die Daten zugeordnet werden sollen.
• In Outlook können im Feld Kategorien mehrere Werte gespeichert werden, während die meisten Felder in Microsoft Dynamics CRM Online, denen Sie ggf. Daten zuordnen möchten, nur einen Wert zulassen. Daher müssen Sie die Spalte Kategorien in separate Spalten mit jeweils einem Wert pro Spalte teilen.

In diesem Lernprogramm werden die Fragen aufgeworfen, die Sie sich zu Ihren Daten stellen müssen, und es werden mehrere Alternativen zum Importieren der Daten bereitgestellt.

Hinweis

Für einige dieser Möglichkeiten ist die Hilfe des Systemadministrators oder Systemanpassers erforderlich, da dafür Berechtigungen erforderlich sind, die normalerweise nur Benutzern mit der Sicherheitsrolle "Systemadministrator" oder "Systemanpasser" zur Verfügung stehen.

Lektion 1: Zuordnen der Outlook-Kategoriedaten

Sehen Sie sich Ihre Outlook-Daten an, um festzustellen, wie die Kontakte kategorisiert sind. Am einfachsten können Sie die Daten in Outlook anzeigen:

• Wenn Sie Outlook 2007 installiert haben:
  1. Wählen Sie im Navigationsbereich für "Kontakte" die Ansicht Nach Kategorie aus.
  2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Gruppen erweitern/reduzieren, und klicken Sie dann auf Alle Gruppen reduzieren.
• Wenn Sie Outlook 2010 installiert haben, ändern Sie unter "Kontakte" die Ansicht in eine Liste, und sortieren Sie die Liste dann nach Kategorie.
  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht. Kicken Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht ändern, und klicken Sie dann auf Liste.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Anordnung auf Kategorien.
  3. Klicken Sie in der Gruppe Anordnung auf Erweitern/Reduzieren, und klicken Sie anschließend auf Alle Gruppen reduzieren.

Daraufhin werden alle Kategoriewerte angezeigt, die Microsoft Dynamics CRM Online zugeordnet werden müssen.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

1. Sind meine Outlook-Kontaktdaten mehr als einem Microsoft Dynamics CRM Online-Datensatztyp zugeordnet? Verfüge ich beispielsweise über einige Kontakte, die ich als Firmen kategorisiere, während andere Kontakte als Leads kategorisiert sind?

   Sollte dies der Fall sein, finden Sie unter "Lektion 2: Teilen exportierter Daten nach Datensatztyp auf der Grundlage von Kategoriewerten" weiter unten in diesem Lernprogramm entsprechende Informationen.

2. Speichere ich mehrere Werte im Feld Kategorien? Beispielsweise kann jeder der folgenden Werte einen Wert im Feld Kategorien für einen Datensatz darstellen:
   • Firma, Bestandskunde, Restaurant
   • Lead, sehr aussichtsreich

   Sollte dies der Fall sein, finden Sie unter "Lektion 3: Teilen mehrerer Werte in der Spalte "Kategorien" weiter unten in diesem Lernprogramm entsprechende Informationen.

3. Verfügt die Implementierung von Microsoft Dynamics CRM Online in meinem Unternehmen für jede meiner Outlook-Kategorien über ein Feld oder einen Feldwert? Wenn ich beispielsweise die Kategorien "1. Priorität" und "2. Priorität" besitze, ist dann in Microsoft Dynamics CRM Online ein Feld vorhanden, das genau diese Werte aufweist?

   Es sind mehrere Microsoft Dynamics CRM Online-Standardfelder vorhanden, die ggf. Ihren Outlook-Kategorien zugeordnet werden können:

   • Die Felder "Position" oder "Rolle" im Datensatztyp "Kontakt"
   • Die Felder "Geschäftsbeziehungstyp", "Kategorie" oder "Branche" im Datensatztyp "Firma"
   • Die Felder "Position", "Bewertung", "Branche" oder "Leadursprung" im Datensatztyp "Lead"

   Möglicherweise wurde Microsoft Dynamics CRM Online in Ihrer Organisation bereits angepasst, sodass ggf. weitere Felder oder Feldwerte hinzugefügt wurden, die Sie verwenden können. Wenn Sie sehen möchten, welche anderen Felder möglicherweise verfügbar sind, öffnen Sie Microsoft Dynamics CRM Online, und sehen Sie sich die Formulare für die Eingabe neuer Kontakt-, Lead- und Firmendatensätze an.

   Wenn keine Felder vorhanden sind, die den Kategoriewerten zugeordnet werden können, können Sie Microsoft Dynamics CRM Online entsprechend Ihren Outlook-Daten anpassen. Siehe "Lektion 4: Anpassen von Microsoft Dynamics CRM Online" weiter unten in diesem Lernprogramm.

Erstellen Sie eine Tabelle mit den folgenden Spalten, um die Zuordnung der einzelnen Kategoriewerte einzurichten:

Lektion 2: Teilen exportierter Daten nach Datensatztyp auf der Grundlage von Kategoriewerten

Wenn in Ihren aus Outlook exportierten Daten Datensätze vorhanden sind, die zu mehreren Microsoft Dynamics CRM Online-Datensatztypen gehören, müssen Sie die exportierte Datendatei in separate Dateien teilen, und zwar eine Datei pro Datensatztyp.

• Nehmen Sie alle Datensätze, die Firmen werden, in eine Datei "Firmen.csv" auf.
• Nehmen Sie alle Datensätze, die Kontakte werden, in eine Datei "Kontakte.csv" auf.
• Nehmen Sie alle Datensätze, die Leads werden, in eine Datei "Leads.csv" auf.

Dies können Sie am einfachsten wie folgt erledigen:

1. Erstellen Sie drei Kopien der CSV-Datei, die Sie aus Outlook exportiert haben. Benennen Sie die Dateien in "Firmen.csv", "Kontakte.csv" und "Leads.csv" um.
2. Öffnen Sie jede Datei in Excel, sortieren Sie die Daten nach der Spalte Kategorien, und löschen Sie alle Spalten, die nicht in diesen Datensatztyp importiert werden.
3. Importieren Sie die Dateien separat.

Lektion 3: Teilen mehrerer Werte in der Spalte "Kategorien"

Wenn in der Spalte "Kategorien" mehrere Werte enthalten sind, müssen Sie neue Spalten erstellen und die Daten dann so teilen, dass nur ein Wert pro Spalte angegeben ist. Jede Spalte stellt ein Feld in Microsoft Dynamics CRM Online dar, in das Sie die Daten aufnehmen.

Beispielsweise könnten zwei Kategorien in einem Datensatz vorhanden sein, denen "Position" und "Rolle" in "Kontakte" zugeordnet sind. In diesem Fall müssten Sie diese Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei in Excel.
2. Erstellen Sie zwei Kopien der Spalte "Kategorien", wobei Sie die Überschrift für eine Spalte in "Position" ändern und die andere in "Rolle".
3. Löschen Sie die Daten in den einzelnen Spalten, sodass jeweils ein Wert pro Datensatz enthalten ist.

Ursprüngliche Datei "Kontakte.csv"

Neue Datei "Kontakte.csv" mit einer Spalte pro Kategoriewert

Lektion 4: Anpassen von lt;crm>

Hinweis

Mit Anpassungen wird typischerweise widergespiegelt, auf welche Weise alle Benutzer in Ihrer Organisation ihre Daten organisieren möchten. Für die tatsächliche Umsetzung der Anpassungen sind Berechtigungen erforderlich, die normalerweise nur Bestandteil der Sicherheitsrollen "Systemadministrator" und "Systemanpasser" sind.

Sie können dabei verschiedene Möglichkeiten nutzen:

• Ändern einer vorhandenen Dropdownliste oder Erstellen einer neuen Liste
  • Oft ist es lediglich erforderlich, dass einer vorhandenen Dropdownliste neue Werte hinzugefügt werden. Beispiel: Dem Feld "Branche" muss eine weitere Branche hinzugefügt werden. Dies ist eine einfache Aufgabe, die in wenigen Minuten erledigt werden kann.
  • Möglicherweise ist eine neue Dropdownliste erforderlich. Diese Aufgabe ist etwas komplizierter, da das neue Feld nicht automatisch in Berichten angezeigt wird.

  Weitere Informationen: Konfigurieren von Optionssatzfeldern (Dropdown-Listenfeldern)

• Erstellen Sie ein neues Feld mit zwei Optionen pro Kategorie.

  Wenn Sie die Outlook-Daten beispielsweise in fünf Kategorien gespeichert haben, möchten Sie ggf. fünf Felder mit den Werten "Ja/Nein" oder "True/False" verwenden. Dadurch wird die Suche von und die Berichterstellung zu Datensätzen in den einzelnen Kategorien vereinfacht. Weitere Informationen: Grundlegendes zu Entitätsfeldern.

• Erstellen Sie ein neues Suchfeld.

  Wenn Ihre Kategorieliste kontinuierlich wächst, können Sie eine benutzerdefinierte Entität für die Kategoriewerte verwenden und ein Suchfeld erstellen. Mit einem Suchfeld können Benutzer auf einen Datensatz in einem anderen Datensatztyp (Entität) verweisen oder einen Link dazu herstellen. Weitere Informationen: Grundlegendes zu Entitätsfeldern, Grundlegendes zu hierarchischen Entitätsbeziehungen und Erstellen oder Bearbeiten von Feldern für eine Entität .

  Dies ist eine komplexere Aufgabe. Wenn Sie sich für diesen Ansatz entscheiden, müssen Sie nach dem Einrichten der Suche in Microsoft Dynamics CRM Online die exportierte Outlook-Datei in zwei Dateien teilen, um die Kategorieinformationen in eine separate Datei einzufügen. Weitere Informationen: Importieren von Outlook-Kontaktdaten mit Notizen.

Nach der Anpassung von Microsoft Dynamics CRM Online können Sie die Outlook Kategorien-Daten zuordnen und dann die exportierten Daten für den Import organisieren.

Verwandte Links

Artikel über das Importieren von Datensätzen

Importieren von Kontakten aus einer CSV-Datei in Microsoft Dynamics CRM Online