Anpassen und Organisieren von Berichten

Microsoft Dynamics CRM Online enthält Standardberichte In Microsoft Dynamics CRM Online enthaltene Berichte. Möglicherweise wurden die Standardberichte durch den Systemadministrator oder Systemanpasser angepasst oder entfernt. für eine Vielzahl allgemeiner Unternehmensanforderungen. In den meisten Organisationen werden die Standardberichte jedoch angepasst und benutzerdefinierte Berichte für spezielle Anforderungen hinzugefügt. Zum Anpassen von Berichten müssen Sie mit folgenden Punkten vertraut sein:

• Berichtsbesitzrechte
• Berichtstypen
• Datensicherheit
• Optionen zum Erstellen neuer Berichte
• Optionen zum Ändern vorhandener Berichte

Berichtsbesitzrechte

Systemberichte stehen allen Benutzern zur Verfügung. Berichte, die in Besitz einzelner Benutzer sind, können für bestimmte Kollegen oder Teams freigegeben oder für die gesamte Organisation verfügbar gemacht werden, damit sie von allen Benutzern verwendet werden können.

Berichtstypen

Microsoft Dynamics CRM Online unterstützt zwei Typen von Microsoft SQL Server Reporting Services-Berichten:

• SQL-basierte Reporting Services-Berichte. Diese verwenden SQL-Abfragen und gefilterte Ansichten zum Abrufen von Berichtsdaten. Gefilterte Ansichten beschränken die Daten auf die Daten, die für die Sicherheitsrolle der Person, die den Bericht ausführt, verfügbar sind. Alle im Lieferumfang von Microsoft Dynamics CRM Online enthaltenen Standardberichte sind SQL-basierte Berichte.
• Auf der Fetch-Funktion basierende Reporting Services-Berichte. Diese Berichte verwenden zum Abrufen von Berichtsdaten FetchXML-Abfragen (systeminterne Abfragen in Microsoft Dynamics CRM Online) und keine gefilterten Ansichten. Berichte, die mit dem Berichts-Assistenten in Microsoft Dynamics CRM Online erstellt werden, sind auf der Fetch-Funktion basierende Berichte.

Beispiele für andere Berichte:

• Links zu Webseiten
• Statische Eine Datei, die nicht geändert wird, wenn in Microsoft Dynamics CRM Online Daten geändert werden. Dateien
• Dynamische Eine Datei, mit der Daten aus der Microsoft Dynamics CRM Online-Datenbank jedes Mal aktualisiert werden, wenn sie geöffnet wird. Microsoft Office Excel-Dateien, die Daten aus der Microsoft Dynamics CRM Online-Datenbank lesen

Bei jedem Bericht können die folgenden Eigenschaften bearbeitet werden:

• Dateiname oder URL
• Anzeigename
• Beschreibung
• An welcher Stelle der Benutzeroberfläche der Bericht angezeigt wird

Datensicherheit

Alle Berichte lesen Microsoft Dynamics CRM Online-Daten aus gefilterten Ansichten Ansichten mit Daten der Microsoft Dynamics CRM Online-Datenbank, die für Berichte und exportierte dynamische Microsoft Office Excel-Dateien verwendet werden. Wenn Benutzer einen Bericht bzw. eine Datei anzeigen, für den bzw. die eine gefilterte Ansicht verwendet wird, so werden ihnen nur die Daten angezeigt, für die sie über eine Berechtigung zum Anzeigen verfügen., die eine Filterung der Daten anhand der Sicherheitsrolle Eine definierte Gruppe von Rechten. Mit der einem Benutzer zugewiesenen Sicherheitsrolle wird bestimmt, welche Aufgaben der Benutzer ausführen und welche Teile der Benutzeroberfläche er anzeigen kann. Für den Zugriff auf das System muss allen Benutzern mindestens eine Sicherheitsrolle zugewiesen sein. des Benutzers vornehmen. Berichte zeigen nur Daten an, für die der Benutzer, der den Bericht ausführt, die Berechtigung zum Anzeigen besitzt.

Optionen zum Erstellen neuer Berichte

Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können zum Erstellen eines neuen Berichts folgende Aufgaben ausführen:

• Fügen Sie einer Webseite als Bericht eine Datei oder einen Hyperlink hinzu.
• Führen Sie den Berichts-Assistenten Ein Assistent, der Sie durch die Schritte zum Erstellen eines Berichts führt. Hierzu gehört das Auswählen von Daten und das Festlegen, wie Daten zusammengefasst und dargestellt werden sollen. aus, um einen neuen Reporting Services-Bericht zu erstellen. Mit dem Berichts-Assistenten können Berichte mit Tabellen und Diagrammen erstellt werden, auch Drillthroughberichte Reporting Services-Berichte mit Daten, auf die Sie klicken können, um direkt zu einem Microsoft Dynamics CRM Online-Datensatz zu wechseln. und Berichte mit den n wichtigsten Kunden, Verkaufschancen Berichte, in denen die ersten oder letzten Datensätze in einer Kategorie angezeigt werden. n kann beim Ausführen des Berichts definiert werden. Beispiele: die zehn größten Verkaufschancen oder die fünf Produkte mit dem höchsten oder geringsten potenziellen Umsatz. usw.
• Schreiben Sie einen Reporting Services-Bericht, der auf der Fetch-Funktion basiert. Zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte, die auf der Fetch-Funktion basieren, müssen Sie Berichterstellungserweiterung für Microsoft Dynamics CRM installieren. Weitere Informationen: Erstellen eines benutzerdefinierten Reporting Services-Berichts, der auf der Fetch-Funktion basiert.

Sie können auch die folgenden integrierten Berichtstools verwenden:

• Exportieren von Daten nach Excel
• Erstellen von Vorlagen für Dokumente und Nachrichten

Optionen zum Ändern vorhandener Berichte

Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können für vorhandene Berichte die folgenden Aufgaben ausführen:

• Organisieren Sie die Berichte in Kategorien, um zu steuern, in welchen Ansichten im Bereich "Berichte" die einzelnen Berichte angezeigt werden.
• Bestimmen Sie, an welcher Stelle der Benutzeroberfläche ein Bericht angezeigt wird, und bearbeiten Sie die anderen Eigenschaften des Berichts.
• Bearbeiten Sie einen Bericht, der mit dem Berichts-Assistenten erstellt wurde.
• Bearbeiten des Standardfilters Kriterien, mit denen Daten in Microsoft SQL Server Reporting Services-Berichten begrenzt werden. In der Regel beschränkt der Standardfilter die Daten auf aktive Datensätze, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums geändert wurden. für Standardberichte und für mit dem Berichts-Assistenten erstellte Berichte.
• Geben Sie einen persönlichen Bericht für andere Benutzer frei, oder stellen Sie ihn allen Benutzern in Ihrer Organisation zur Verfügung.

Berichte in Lösungen

Bei den Berichten in Microsoft Dynamics CRM Online handelt es sich um lösungsfähige Berichte. Wird einer Lösung ein Bericht als Komponente hinzugefügt, wird sie zu einer einzelnen Softwareeinheit, durch die der Funktionsumfang und die Benutzeroberfläche von Microsoft Dynamics CRM Online erweitert werden. Nur Berichte, die sich im Besitz der Organisation Datensätze, für die jede Person in der Organisation Zugriff benötigt, beispielsweise Produkte oder Vertriebsdokumentationselemente. befinden oder für die Organisation sichtbar sind, können Lösungen hinzugefügt werden.

Hinweis

So ermitteln Sie, ob ein Bericht von der Organisation angezeigt werden kann

• Klicken Sie in der Gruppe Datensätze auf Bearbeiten. Überprüfen Sie auf der Registerkarte Verwaltung, ob Sichtbar für auf Organisation festgelegt ist.

Momentaufnahmen von Berichten können nicht als Teil einer Lösung hinzugefügt, importiert oder exportiert werden. In Microsoft Dynamics CRM Online gelten Berichte, Unterberichte, die Berichtskategorie, der Berichtsanzeigebereich sowie der berichtsbezogene Datensatztyp als Komponenten eines Berichtssatzes. Wenn Sie ein Lösungsupdate in einem Modus ohne Überschreibung importieren, werden alle Updates der Lösung für einen Bericht ignoriert, sofern eine Komponente des Berichtssatzes angepasst wurde.