Sechs Punkte in Bezug auf die ersten Schritte mit der erweiterten Suche

In den Punkten dieses Artikels werden die Grundlagen zu den ersten Schritten beim Erstellen persönlicher Ansichten und beim Suchen und Analysieren von Daten mithilfe der Erweiterte Suche in Microsoft Dynamics CRM Online behandelt. Die Erweiterte Suche bietet eine der besten Möglichkeiten zum Suchen bestimmter Datensätze in Microsoft Dynamics CRM Online.

Sie können damit jedoch auch Daten für den Export nach Microsoft Office Excel vorbereiten, um die Daten zu analysieren. Stellen Sie sich die erweiterte Suche als eine einfache Möglichkeit zum Erstellen eigener Berichte vor. Verwenden Sie diese Methode, wenn Excel-Funktionen zum Zusammenfassen oder Aggregrieren von Daten erforderlich sind oder eine PivotTable verwendet werden soll, um die Daten in verschiedenen Perspektiven anzuzeigen.

Wichtige Schritte

1. Erstellen einer neuen persönlichen Ansicht oder Beginnen mit einer Ansicht, die der gewünschten Ansicht ähnelt

   Bei persönlichen Ansichten handelt es sich um Erweiterte Suche-Suchen, die zur späteren Verwendung gespeichert wurden. Sie werden in den Ansicht-Listen für Datensatztypen angezeigt, für die von den Ansichten eine Suche ausgeführt wird.

   Navigieren Sie zum Erstellen einer persönlichen Ansicht zum Listenbereich für den gewünschten Datensatztyp, und klicken Sie in der Liste Ansicht auf Persönliche Ansicht erstellen. Legen Sie die erforderlichen Kriterien fest.

   Wählen Sie zum Erstellen einer Ansicht basierend auf einer vorhandenen Ansicht die Ansicht aus der Liste aus, und klicken Sie dann in der Gruppe Daten auf Erweiterte Suche. Die Filterkriterien werden für Sie geladen, sodass Sie die angezeigten Kriterien und Spalten durch Klicken auf Kampagnenreaktionen in der Gruppe Abfrage optimieren können, anstatt neu beginnen zu müssen.

2. Einschränken von Daten basierend auf den in mehreren Datensatztypen enthaltenen Informationen

   Wenn Sie die Suchkriterien angeben, können Sie Kriterien für den wichtigsten gesuchten Datensatztyp auswählen, beispielsweise Firmen, aber auch für verknüpfte Aktivitäten, Anfragen oder andere Informationstypen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Firmen mit aktiven Anfragen oder aber Kontakte suchen, die größeren Verkaufschancen zugeordnet sind.

3. Anpassen der in den Ergebnissen angezeigten Spalten

   Klicken Sie auf Spalten bearbeiten, und organisieren Sie die Spalten, um das Gewünschte ohne horizontalen Bildlauf anzeigen zu können:

   • Stellen Sie die am meisten verwendeten Spalten voran, und löschen Sie die nicht benötigten.
   • Fügen Sie die benötigten Spalten hinzu. Sie können Spalten aus verknüpften Datensätzen berücksichtigen.
   • Lassen Sie die Ergebnisse mithilfe der Abfrage in der erweiterten Suche sortieren.

   Sobald die Ergebnisse angezeigt werden, können Sie weitere Sortierungen vornehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Quick tip: Sort records by multiple columns.

4. Speichern der Abfrage nach Abschluss des Vorgangs für eine erneute Verwendung

   Klicken Sie auf Speichern unter, und legen Sie für die Abfrage einen Namen fest, der später sinnvoll sein wird. Die Abfrage wird als gespeicherte Ansicht abgelegt und steht unter Meine Ansichten in der Ansichtsliste für jede Datensatzliste zur Verfügung. Falls Sie die Ansicht ändern möchten, öffnen Sie sie, indem Sie auf Gespeicherte Ansichten in der Gruppe Anzeigen in der Erweiterte Suche klicken.

5. Freigeben einer guten Abfrage

   Sie müssen die Abfrage der erweiterten Suche zunächst als eine gespeicherte Ansicht mit einem für andere Personen einen Sinn ergebenden Namen speichern und dann angeben, wer auf die gespeicherte Ansicht zugreifen kann:

   1. Klicken Sie zum Speichern der Abfrage auf Speichern unter, und geben Sie einen Namen an.
   2. Klicken Sie in der Erweiterte Suche in der Gruppe Anzeigen auf Gespeicherte Ansichten, um die gespeicherte Ansicht für bestimmte andere Benutzer oder Teams freizugeben. Wählen Sie die gespeicherte Ansicht aus, und klicken Sie in der Gruppe Zusammenarbeiten auf Freigeben.

   Jeder Benutzer, der die gespeicherte Ansicht verwendet, kann nur die Daten anzeigen, für die er über die entsprechende Berechtigung verfügt.

6. Kenntnisse der Optionen für das Exportieren von Daten nach Excel

   Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM Online für Microsoft Office Outlook nicht verwenden, können Sie nur in eine statische Tabelle exportieren.

   Bei Verwendung von Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook stehen mehrere Option zur Auswahl:

   • Exportieren Sie statische oder dynamische Daten. Eine statische Tabelle enthält einen Snapshot der Daten, die zur Zeit des Exports aufgezeichnet wurden. Bei jedem Öffnen sind die Zahlen die gleichen. Statische Arbeitsblätter eignen sich gut für Zusammenfassungsinformationen zum Ende des Berichterstellungszeitraums. Daten in einem dynamischen Arbeitsblatt können bei jedem Öffnen des Arbeitsblatts von der Datenbank aus aktualisiert werden, sodass Sie das gleiche Arbeitsblatt auch dann weiterhin verwenden können, wenn die Daten im Laufe der Zeit geändert werden.
   • Exportieren Sie in ein Arbeitsblatt oder eine PivotTable. Ein exportiertes Arbeitsblatt enthält eine Datentabelle, die genauso wie die Liste der Datensätze in Microsoft Dynamics CRM Online aussieht. Sie können mithilfe dieser Daten alle Aktionen ausführen, die in Excel möglich sind. Eine exportierte PivotTable eignet sich zum Zählen, Zusammenfassen und Untersuchen von Daten, um Trends zu ermitteln. Wenn Sie sich nie mit Excel-PivotTables befasst haben, berücksichtigen Sie die Informationen unter Übersicht über PivotTable- und PivotChart-Berichten (möglicherweise in englischer Sprache).

   Wenn Sie der Meinung sind, dass andere Benutzer vom erstellten Arbeitsblatt profitieren würden, können Sie es Microsoft Dynamics CRM Online als Bericht hinzufügen. Wenn Sie über keine Berechtigung hierzu verfügen, können Sie den Bericht von einem Manager oder Systemadministrator hinzufügen lassen.

Weitere Informationen zum Optimieren von Kriterien, Bearbeiten von Spalten, Sortieren und Speichern von Ansichten finden Sie im Hilfethema Verwenden der erweiterten Suche.

Verwandte Links

Verwenden der erweiterten Suche

Exportieren von Daten nach Excel

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