Wichtige Punkte für die ersten Schritte mit Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook

Bei Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook handelt es sich um ein Add-In für Outlook, das Sie auf Ihrem Desktopcomputer installieren. Mit Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook wird Microsoft Dynamics CRM Online in die tägliche Arbeit mit Outlook integriert, indem die Microsoft Dynamics CRM Online-Bereiche als Ordner der Navigationsbereich von Outlook angezeigt werden. Bis auf wenige Ausnahmen stehen mit diesem Add-In die gleichen Microsoft Dynamics CRM Online-Funktionen zur Verfügung, einschließlich der Installations- und Konfigurationsfunktionen.

Wichtige Schritte

1. Herunterladen und Installieren von Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook auf dem Desktopcomputer oder Laptop

   Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook kann direkt über die Microsoft Dynamics CRM Online-Webanwendung installiert werden. Der Installations-Assistent konfiguriert Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook auch für die Verwendung in der Organisation.

   • Klicken Sie auf der Statusleiste auf CRM für Outlook abrufen, und führen Sie anschließend die Anweisungen des Installations-Assistenten aus.

     Hinweis

     Sollte diese Schaltfläche nicht angezeigt werden, ist Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook möglicherweise bereits installiert, oder die Option wurde vom zuständigen Administrator entfernt.

2. Zugreifen auf Microsoft Dynamics CRM Online über neue CRM-Symbolleisten, -Menüs und -Ordner in Outlook

   Nachdem Sie Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook konfiguriert und Outlook neu gestartet haben, können Sie auf Funktionen, Tools und Informationen in Microsoft Dynamics CRM Online zugreifen.

   • Im Navigationsbereich werden die Organisation, die Microsoft Dynamics CRM Online-Ordner (z. B. Arbeitsbereich) und die Microsoft Dynamics CRM Online-Daten angezeigt.
   • Outlook 2007 verfügt über ein CRM-Menü, mit dessen Hilfe Sie Zugriff auf zusätzliche Microsoft Dynamics CRM Online-Funktionen und -Optionen erhalten. Dazu gehören Ihre persönlichen Optionen, die Synchronisierung und die Microsoft Dynamics CRM Online-Hilfe.

     Outlook 2010 verfügt über eine CRM-Registerkarte auf dem Menüband und in der Outlook-Backstage-Ansicht.

   • Sie können auf viele Microsoft Dynamics CRM Online-Funktionen schnell über die CRM-Symbolleiste in Outlook 2007 oder die Registerkarte CRM in Outlook 2007 zugreifen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
     • Erstellen neuer Aktivitäten und Datensätze
     • Synchronisieren von Daten
     • Wechseln in den Offline- oder Onlinemodus mit Microsoft Dynamics CRM Online
     • Zugreifen auf die Funktion Erweiterte Suche, die Sie zum Erstellen von Abfragen von Informationen in Microsoft Dynamics CRM Online verwenden
   • Einzelne E-Mail-Nachrichten, Termine und Aufgaben in Outlook umfassen eine Gruppe CRM mit Befehlen für folgende Aktionen:
     • Konvertieren von E-Mail-Nachrichten, Terminen und Aufgaben in andere Typen von Microsoft Dynamics CRM Online-Datensätzen
     • Hinzufügen von Links zu anderen Microsoft Dynamics CRM Online-Datensätzen über Verbindungen
     • Öffnen des Datensatzes des ausgewählten Elements in Microsoft Dynamics CRM Online

     Individuelle Outlook-Elemente, z. B. E-Mail-Nachrichten, oder Termine, beinhalten außerdem einen Microsoft Dynamics CRM-Bereich, über den der verknüpfte Microsoft Dynamics CRM Online-Datensatz schnell geöffnet werden kann und der Informationen dazu anzeigt, ob das Element in Microsoft Dynamics CRM Online nachverfolgt wird.

3. Festlegen der E-Mail-Optionen in den persönlichen Optionen von Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook

   Wenn in Ihrer Organisation Workflow-, Seriendruck- oder andere automatisierte Systemaufträge verwendet werden, müssen die persönlichen Optionen so festgelegt werden, dass von Microsoft Dynamics CRM Online mithilfe von Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook eine E-Mail-Nachricht in Ihrem Namen versenden werden kann.

   1. Wenn Microsoft Office Outlook 2007 installiert ist:
      • Klicken Sie im Menü CRM auf Optionen.

      - ODER -

      Wenn Outlook 2010 installiert ist:

      • Klicken Sie auf Datei, dann auf die Registerkarte CRM und auf Optionen.
   2. Klicken Sie im Dialogfeld Festlegen persönlicher Optionen auf die Registerkarte E-Mail, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Senden von E-Mails in Microsoft Dynamics CRM mit CRM für Outlook zulassen.
4. Verwenden der Outlook-Kontakte in Microsoft Dynamics CRM Online

   Die einfachsten Möglichkeiten, die Outlook-Kontakte nach Microsoft Dynamics CRM Online zu transportieren, sind die Nachverfolgung oder die Verwendung des Assistenten zum Hinzufügen von Kontakten (Assistent zum Hinzufügen von Kontakten).

   So verfolgen Sie Kontakte in Outlook nach:

   • Öffnen Sie einen Kontaktdatensatz, oder wählen Sie mehrere Kontaktdatensätze aus. Abhängig davon, ob Microsoft Office Outlook 2007 oder Microsoft Office Outlook 2010 installiert ist und ob Sie einen Kontaktdatensatz oder mehrere Kontaktdatensätze geöffnet haben, klicken Sie entweder auf Nachverfolgen oder auf In CRM nachverfolgen. Wenn Sie das Unternehmen einschließen möchten, das im Outlook-Datensatz als übergeordneter Firmendatensatz in Microsoft Dynamics CRM Online aufgelistet ist, legen Sie dies auf der Registerkarte Synchronisierung fest.

     Weitere Informationen:Festlegen von Synchronisierungsoptionen in Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook

   - ODER -

   Verwenden Sie die Assistent zum Hinzufügen von Kontakten.

   • Bei installiertem <ms_Outlook_short_2007> klicken Sie im Menü CRM auf Kontakte hinzufügen, um den Assistenten zu starten.
   • Wenn Outlook 2010 installiert ist, klicken Sie auf Datei.Klicken Sie auf die Registerkarte CRM. Klicken Sie auf Kontakte importieren und anschließend auf Kontakte hinzufügen. Wenn Sie das Unternehmen einschließen möchten, das im Datensatz als übergeordneter Firmendatensatz in Microsoft Dynamics CRM Online aufgelistet ist, legen Sie dies im Assistenten fest.

   Weitere Informationen:Hinzufügen von Outlook-Kontakten zu Microsoft Dynamics CRM Online mit dem Assistenten zum Hinzufügen von Kontakten

5. Nachverfolgen von Outlook-Aufgaben als Microsoft Dynamics CRM Online-Aktivitäten

   Öffnen Sie in Outlook eine Aufgabe, oder wählen Sie mehrere Aufgaben in der Liste der Aufgaben aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Nachverfolgen.

   In einer geöffneten Aufgabe können Sie auf der Schaltfläche Nachverfolgen auf den Pfeil klicken, um den Typ des Microsoft Dynamics CRM Online-Aktivitätsdatensatzes auszuwählen, z. B. einen Brief, der in Microsoft Dynamics CRM Online erstellt und mit dem Aufgabenelement verknüpft wird. In Microsoft Dynamics CRM Online wird andernfalls die Aufgabe als Microsoft Dynamics CRM Online-Aufgabe nachverfolgt.

6. Festlegen und Anzeigen des Microsoft Dynamics CRM Online-Bezugsdatensatzes in Outlook

   Nachdem Sie einen Datensatz (Kontakt, E-Mail-Nachricht oder Aufgabe) nachverfolgt haben, klicken Sie auf Bezug festlegen, um einen anderen Microsoft Dynamics CRM Online-Datensatz zu suchen und mit dem Datensatz zu verknüpfen. Dies kann eine Firma oder eine Anfrage sein. Klicken Sie im Bereich Microsoft Dynamics CRM auf den Link neben Bezug, um den Microsoft Dynamics CRM Online-Datensatz zu öffnen.

   Bei Auswahl des falschen Datensatzes können Sie durch Klicken auf Bezug festlegen einen anderen Datensatz auswählen.

7. Zugreifen auf Microsoft Dynamics CRM Online-E-Mail-Adressen in Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook

   Klicken Sie beim Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht in Outlook auf An, um das Adressbuch zu öffnen. Die E-Mail-Adressen von Ihren Microsoft Dynamics CRM Online-Datensätzen werden im Adressbuch aufgelistet.

   Wählen Sie in der Adressbuchliste zunächst den Microsoft Dynamics CRM Online-Datensatztyp zum Filtern der Liste aus. Klicken Sie dann auf die gewünschte E-Mail-Adresse.

Nach dem Upgrade von Microsoft Dynamics CRM 4.0 für Outlook

• Der Bereich Einstellungen und der Servicekalenderbereich stehen Ihnen in Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook zur Verfügung. Die meisten Microsoft Dynamics CRM Online-Funktionen sind im Navigationsbereich von Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook verfügbar.

Verwandte Links

Importieren von Outlook-Kontakten in Microsoft Dynamics CRM Online

Konfigurieren von Microsoft Dynamics CRM Online für Outlook