Oprettelse, redigering eller kopiering af en rapport ved hjælp af guiden Rapport

Kan jeg udføre denne opgave?

Sådan finder du ud af, hvilke posttyper der indeholder de data, du skal bruge

Alle rapporter, der oprettes ved hjælp af guiden Rapport, er Fetch-baserede rapporter.

1. Klik på Arbejdsområde i navigationsruden, og klik derefter på Rapporter under Arbejde.
2. Klik på Ny i gruppen Datastyring under fanen Rapporter for at tilføje en ny rapport.
3. Klik på Rapport oprettet med guiden Rapport på listen Rapporttype i dialogboksen Rapport: ny, og klik derefter på Guiden Rapport.

   Du kan kun bruge guiden Rapport til at redigere rapporter, der er oprettet med guiden.

4. Vælg et udgangspunkt for rapporten.
   1. Klik på Start en ny rapport for at oprette en ny rapport.

      ELLER

      Hvis du vil oprette en rapport ud fra en eksisterende rapport, skal du klikke på Start fra en eksisterende rapport, vælge rapporten og fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Overskriv den eksisterende rapport.

      ELLER

      Hvis du vil redigere en eksisterende rapport, skal du klikke på Start fra en eksisterende rapport, vælge rapporten og markere afkrydsningsfeltet Overskriv den eksisterende rapport.

   2. Klik på Næste.
5. Angiv navnet på rapporten, og angiv, hvilke posttyper der skal bruges i rapporten.

   Formålet med dette trin er at identificere, hvor dataene i rapporten stammer fra. Du kan inkludere data fra en eller to posttyper samt data fra relaterede poster Poster, der refereres til i den aktuelle post. Der kan f.eks. være knyttet mange kontaktpersonposter til et firma..

   1. Angiv data i de enkelte felter:
      • Navn på rapport. Denne værdi vises i Rapportområdet.
      • Primær posttype. Data fra alle felter i denne posttype og relaterede posttyper er tilgængelige, når du definerer kriterier for, hvilke poster der skal inkluderes. Data fra denne posttype er tilgængelige, når du vælger de felter, der skal vises.
      • Relateret posttype. Hvis du skal have vist data fra en relateret posttype, skal du vælge en ekstra posttype her.

        Tip! Hvis du ikke skal bruge data fra en relateret posttype, skal du ikke vælge en, da det så tager længere tid at indlæse rapporten.

   2. Klik på Næste.
6. Definer et filter for at fastlægge, hvilke poster der skal inkluderes i rapporten. Du kan finde flere oplysninger i Redigering af standardfilteret for en rapport.
7. Organiser og opret et layout for dataene.
8. Vælg, om der skal bruges et diagram i rapporten.

   Formålet med dette trin er at fastlægge, om der skal bruges et diagram, og hvilken type diagram der skal bruges.

   1. Vælg, om der skal inkluderes et diagram:
      • Kun tabel. Der indsættes en tabel grupperet og sorteret, som du har angivet det.
      • Diagram og tabel. Der vises både et diagram og en tabel.
        • Vis tabel under diagram på samme side. Hvis der klikkes på diagrammet, sker der ingenting.
        • Vis diagram. Du kan se oplysningerne for et diagramområde ved at klikke på diagramområdet. Hvis der klikkes på et område i diagrammet, vises der en tabel med detaljer om den pågældende sektion i diagrammet.
   2. Klik på Næste.
9. Hvis rapporten indeholder et diagram, skal du formatere diagrammet.

   Formålet med dette trin er at angive diagramtypen og vælge, hvordan dataene skal vises i diagrammet.

   1. Vælg diagramtypen, og klik derefter på Næste.

      I området Vis diagram kan du se, hvordan dataene vises.

      • I forbindelse med lodrette og vandrette søjlediagrammer og kurvediagrammer skal du angive, hvilke data der skal vises på hver akse:
        • Vælg det felt, der skal bruges på x-aksen, i sektionen Formater kolonneakse (x), og vælg den etiket, der skal vises for feltet i diagrammet.
        • Du kan vælge to felter i sektionen Formater værdiakse (y). Du kan angive den etiket, der skal vises i diagrammet for hvert felt.
        • Angiv, om der skal vises dataetiketter og en forklaring, i sektionen Formater etiketter og forklaringer.
      • I forbindelse med cirkeldiagrammer skal du angive udsnittene og værdierne for diagrammet.
        • I forbindelse med udsnit skal du vælge én af grupperingerne i rapporten.
        • I forbindelse med værdier skal du vælge en numerisk kolonne med en opsummeringstype.
   2. Klik på Næste.
10. Gennemse oversigten over rapporten, klik på Næste, og klik derefter på Udfør.
11. Når du er færdig med at definere rapporten, skal du vende tilbage til formularen Rapport og evt. opdatere navnet på og beskrivelsen af rapporten og bestemme, hvor rapporten skal vises. Du kan finde flere oplysninger i Redigere rapportegenskaber.
12. Test rapporten. Klik på Kør rapport i gruppen Handlinger under fanen Rapporter. Hvis rapporten skal ændres, skal du redigere rapporten.
13. Gør rapporten tilgængelig for andre brugere. Du kan finde flere oplysninger i Bestemme, hvem der kan bruge rapporten.

Noter

• Hvis du vil redigere en eksisterende guiden Rapport-rapport, skal du først markere rapporten. Klik derefter på Rediger i gruppen Datastyring. Klik til sidst på Guiden Rapport.
• Alle rapporter, der er genereret med guiden Rapport, udskrives liggende.
• Hvis du skal ændre data under fanen Generelt eller Administration for en ny rapport, skal du vente, indtil rapporten er gemt, inden du foretager ændringerne. Ændringer, der foretages under disse faner, før rapporten er gemt, ignoreres.